Il existe de nombreuses solutions plus efficaces qu’une feuille de présence Excel pour suivre les heures de travail de vos salariés. Pourtant, de nombreuses entreprises choisissent encore d’utiliser une feuille de calcul Excel.
Il est possible d’automatiser les calculs dans un fichier Excel afin de faciliter la création de votre planning sans avoir besoin d’un logiciel spécialisé. Cette solution peut être tout à fait adéquate pour les petites entreprises qui ont peu de personnel et qui souhaitent créer une feuille de présence simple.
Étape 1 : entrer les titres et les dates
Commencez par nommer chacune des colonnes dont vous aurez besoin. Écrivez les titres suivants dans la première cellule de chacune des colonnes de la première ligne : Date, Début de la plage horaire, Fin de la plage horaire, Temps de pause non payé, Heures totales.
Dans la première colonne, sous le titre “Date”, entrez les dates qui correspondent à chaque jour de la semaine de paie à traiter. Puis, inscrivez le titre “Total” en bas de cette colonne.
Étape 2 : personnaliser le format des cellules
Avant d’automatiser les calculs d’heures de travail, assurez-vous de personnaliser le format des cellules qui contiennent des heures. Pour ce faire, sélectionnez toutes les cellules avec des heures, cliquez sur “Personnalisée” dans le menu principal en haut, puis cliquez sur “Heures”.
Étape 3 : automatiser les calculs
Afin d’automatiser les calculs des heures de travail de vos salariés, inscrivez la formule de calcul suivante sous le titre “Heures totales” : =(C2-B2-D2).
Ensuite, cliquez dans le coin inférieur droit de la cellule, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé, et faites glisser le curseur vers les cellules du bas pour appliquer la formule aux autres jours de la semaine.
Pour calculer le nombre total d’heures de travail de la semaine, inscrivez la formule de calcul suivante dans la cellule qui suit la dernière journée de la semaine : =SOMME(E2:E8), ou =SUM(E2:E8) dans la version anglaise d’Excel.
Étape 4 : personnaliser l’apparence de votre feuille de présence
Pour rendre votre feuille de présence plus complète, personnalisez-la en ajoutant les informations nécessaires pour le traitement de la paie telles que le nom du salarié, son numéro d’employé, la date de période de paie, etc. Vous pouvez également modifier l’apparence de la fiche pour la rendre plus facile à lire.
Ensuite, vous pourrez dupliquer votre modèle pour l’utiliser pour chacun de vos salariés.
Assurez-vous que votre modèle de feuille de présence Excel est complet et facile à lire, mais ne passez pas des heures à le personnaliser. Gardez-le simple.
Si vous utilisez un logiciel de planning de travail, sachez que la plupart proposent des outils dédiés à la gestion des feuilles de temps qui facilitent grandement la tâche des managers.
Pour gagner du temps et commencer à travailler plus rapidement, vous pouvez également télécharger notre modèle Excel gratuit de feuille de présence.
Modèles de feuilles de temps Excel
Créer votre propre feuille de présence Excel vous permet de la personnaliser de A à Z. Cependant, cela demande beaucoup de temps et de connaissances pour obtenir un résultat satisfaisant.
Heureusement, il existe de nombreux modèles de feuilles de temps en ligne que vous pouvez télécharger. Vous pourrez ensuite les adapter selon vos besoins et ceux de votre entreprise.
Il existe plusieurs types de modèles qui vous permettront de faire le suivi des heures de travail tels que :
- Les modèles de feuilles de temps mensuelles;
- Les modèles de feuilles de temps hebdomadaires;
- Les feuilles de temps individuelles;
- Les feuilles de temps par position;
- Les feuilles de temps par département.
Voici deux exemples de modèles de feuilles de temps Excel à télécharger :
- Modèle gratuit de feuilles de temps Excel;
- Modèle Excel gratuit de planning d’horaires de travail.
Les limites des feuilles de temps avec Excel
Les feuilles de temps sur Excel peuvent être une solution efficace pour certaines entreprises, mais elles ont cependant de nombreuses limites.
Les très petites entreprises ou les entreprises qui débutent peuvent parfois ne pas vouloir investir dans un logiciel de gestion des horaires et des feuilles de temps. Une feuille de présence Excel peut donc être une solution temporaire adéquate pour les très petites équipes. Lorsque les heures de travail varient peu, il est d’autant plus facile d’utiliser Excel.
Cependant, les entreprises qui doivent gérer de nombreux salariés avec des heures de travail variables ont tout intérêt à se munir d’un logiciel de gestion des horaires. Cet outil facilite grandement la création des horaires, le suivi des feuilles de temps et la communication avec le personnel.
Gérer les horaires avec Excel
Avec Excel, les managers doivent envoyer l’horaire par courriel ou Facebook Messenger à chacun de leurs salariés ou l’imprimer et espérer qu’ils le verront à temps. Si des changements sont nécessaires, l’horaire devra être envoyé de nouveau à tout le monde.
Les feuilles de temps sont remplies à la main. Les managers doivent donc faire confiance à l’honnêteté des membres de leur équipe. Ensuite, chacune des feuilles de temps doit être vérifiée et comptabilisée avant d’être envoyée au service de la paie.
Cette façon de faire ouvre la porte à plusieurs erreurs qui, à la longue, peuvent causer beaucoup de frustration pour les salariés. Les managers qui préfèrent les feuilles de temps papier ont aussi moins de temps à consacrer à d’autres tâches aussi importantes telles que le développement de leur entreprise ou la formation de leur personnel.
Les problèmes les plus courants liés à l’utilisation d’Excel incluent :
- Les manipulations nécessaires;
- Le grand nombre d’erreurs;
- La difficulté de suivre le temps de travail avec précision;
- Le manque d’automatisation;
- Les difficultés liées aux informations propres à chacun des salariés;
- Le non-respect des lois du travail en vigueur;
- Un nombre élevé d’heures supplémentaires;
- Les oublis;
- Un suivi des heures de travail plus difficile.
Utiliser un logiciel de gestion des horaires
Avec un logiciel de gestion des horaires, les managers créent directement l’horaire de travail dans l’outil en ligne. Ils ont accès aux disponibilités de chacun des salariés ainsi qu’à leurs demandes de congés directement dans le planificateur. Ils peuvent s’assurer que les salariés n’ont pas d’heures supplémentaires à l’horaire.
Une fois l’horaire complété, celui-ci est envoyé aux salariés en un seul clic. Les salariés ont accès à leur horaire sur leur téléphone ou en ligne sur un ordinateur. Si des changements sont nécessaires, seuls les salariés concernés reçoivent une notification.
Les salariés pointent leur temps de travail lors de leur arrivée, pendant leurs pauses et lors de leur départ. Le suivi des heures de travail se fait facilement. Les feuilles de temps sont créées automatiquement. Le logiciel permet de mettre en évidence les différences entre les heures de travail planifiées et celles travaillées. Les feuilles de temps peuvent donc être approuvées en peu de temps et être envoyées au service de la paie.
Utiliser un logiciel de gestion des horaires pour créer et suivre les feuilles de temps des salariés apporte plusieurs avantages pour les entreprises tels que :
- Réduire les erreurs de planification d’horaires;
- Faciliter la communication avec les salariés;
- Gagner du temps;
- Avoir accès à l’horaire à jour en tout temps;
- Éviter les oublis;
- Réduire le nombre d’heures supplémentaires;
- Augmenter la satisfaction des salariés;
- Adopter des méthodes de gestion plus efficaces;
- Faciliter le calcul de la paie.
Suivre les heures de travail de façon moderne
Les entreprises qui doivent gérer des salariés avec des horaires variables devraient toutes se munir d’un logiciel de gestion des horaires. Non seulement cela leur permettra d’adopter des pratiques de gestion modernes, mais leur organisation deviendra plus productive et performante.
Le suivi des heures de travail et la création d’horaires sont des tâches cruciales pour toutes les entreprises. Elles devraient donc être optimisées le plus possible. Utiliser de bons outils de travail peut faire une très grande différence dans les opérations d’une entreprise et contribue directement à son succès.
Tous les logiciels de gestion d’horaires ne sont pas identiques. Il est donc important de trouver un logiciel qui convient à vos besoins. Assurez-vous de comparer les différentes fonctionnalités offertes et de respecter votre budget.
