Les obligations de l’employeur pour une fiche de paie en ligne
La fiche de paie : un document obligatoire
L’employeur est tenu de remettre un bulletin de salaire à son salarié, quel que soit le type de contrat de travail. Il existe cependant une exception pour les stagiaires dont la durée de stage est inférieure à 2 mois et dont la gratification est inférieure au montant minimal imposé par la loi. La remise du bulletin de paie est obligatoire car il peut être exigé par le salarié dans de multiples situations (demande de location, prêt immobilier, retraite, etc.) et constitue un élément de preuve de l’existence du contrat de travail.
Forme du bulletin de paie en ligne et délai de conservation
Depuis la Loi travail de 2017, le bulletin de paie peut être remis au salarié sous forme dématérialisée, sauf si celui-ci exprime son désaccord. Il doit être conservé pendant 5 ans par l’employeur et sans limitation de durée par le salarié.
Le délai de délivrance de la fiche de paie en ligne
La fiche de paie doit être remise simultanément au versement de la rémunération. En cas de rupture du contrat de travail, la logique reste la même : le bulletin de salaire est remis au salarié en même temps que son dernier salaire à la date habituelle. L’employeur est libre dans le choix du délai de délivrance, mais il doit être mensuel et la date de remise doit être similaire d’un mois sur l’autre.
Quelles sanctions en cas de non-respect de ces obligations ?
En cas de non-respect de ces obligations, l’employeur risque une amende de 450 euros et le versement de dommages et intérêts s’il ne fournit pas la fiche de paie ou ne verse pas la rémunération dans les délais requis.
Les mentions obligatoires de la fiche de paie en ligne
En plus des obligations énumérées ci-dessus, certaines mentions obligatoires doivent figurer sur la fiche de paie. Celles-ci peuvent être divisées en quatre parties :
Les informations générales obligatoires
Ces informations concernent les parties au contrat de travail, à savoir l’entreprise, le salarié et le paiement du salaire. Elles comprennent notamment le code NAF, les coordonnées de l’entreprise, le numéro de SIRET, la convention collective applicable, le numéro de sécurité sociale du salarié, les coordonnées du salarié, le numéro de matricule, l’emploi occupé, le type de contrat et la date d’entrée dans l’emploi, ainsi que la date de paiement de la rémunération et la période d’emploi.
Les cotisations et contributions sociales
Des charges sociales sont prélevées sur le salaire pour financer le système social français. Elles sont de trois ordres : les cotisations patronales, les contributions salariales et les cotisations salariales et patronales. Le bulletin de paie doit mentionner les taux patronaux et salariaux de ces cotisations sociales.
Mention du salaire : les différents montants
Outre le salaire brut et le net à payer, la fiche de paie doit mentionner d’autres montants tels que le net imposable et le net à payer après déduction de toutes les charges sociales et de l’impôt sur le revenu.
Synthèse de la situation personnelle du salarié
Cette synthèse résume les informations de paie du salarié et sert d’indicateurs de suivi pour les reportings sociaux. Elle comprend le net à payer, les compteurs de congés payés et de RTT, ainsi que le coût global de la période.
Comment réaliser simplement une fiche de paie conforme ?
Pour réaliser une fiche de paie conforme de manière simple, il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie en ligne. Pour les TPE et les PME, cette solution est économique, offre une aide au quotidien, une plateforme en ligne simple et intuitive, et une offre adaptable au besoin de l’entreprise.
Les avantages de créer une fiche de paie en ligne
Les avantages pour l’employeur sont la simplicité, la conformité, l’immédiateté et l’économie de cette solution. Les avantages pour le salarié sont également nombreux, notamment la conformité de la fiche de paie, sa réception immédiate et la possibilité de la consulter à tout moment.
Créer une fiche de paie en ligne : le mode d’emploi
Pour créer une fiche de paie en ligne, il suffit de suivre les étapes suivantes :
- Cliquez sur “Créer une fiche de paie”.
- Renseignez les informations demandées ou connectez-vous si vous êtes déjà client.
- Remplissez les champs concernant l’entreprise.
- Remplissez les informations relatives au salarié.
- Remplissez les champs relatifs à la fiche de paie, tels que la date de début et de fin de la période ainsi que la date de paiement.
- Entrez le salaire brut et le nombre d’heures.
- Validez la fiche de paie dans votre panier.
- Procédez au paiement pour accéder immédiatement à la fiche de paie.
En suivant ces étapes, vous pourrez créer une fiche de paie en ligne rapidement et facilement.
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