Qu’est-ce qu’un bulletin de paie / fiche de paie ?
Un bulletin de paie – également appelé fiche de paie – est un document strictement encadré par la loi. Il contient les informations relatives à la rémunération d’un employé au sein de l’entreprise qui l’emploie : son poste de travail, l’adresse de l’établissement, le nombre d’heures travaillées, les heures supplémentaires. Ce document doit être établi selon la même périodicité que le paiement du salaire (généralement mensuel) et remis à l’employé lors du paiement. Il peut être sous forme papier ou électronique.
Les obligations de l’employeur et du salarié
L’employeur qui ne fournit pas de bulletin de paie à ses employés est passible d’une amende et de dommages et intérêts. De son côté, le salarié doit conserver ses bulletins de paie indéfiniment.
A quoi sert un bulletin de paie ?
Un bulletin de paie constitue une trace écrite de la relation entre l’employeur et le salarié. Il sert de preuve du travail effectué. Il sert également à déterminer la date de départ à taux plein et le montant des cotisations retraite. De plus, le bulletin de paie est un justificatif des revenus auprès des banques, administrations et autres organismes. Par exemple, il permet de prouver sa capacité financière pour obtenir un prêt ou louer un logement. Il est donc essentiel de conserver ses fiches de paie tout au long de sa vie pour pouvoir défendre ses droits à tout moment.
Quelles informations doivent figurer sur un bulletin de paie ?
La présentation d’un bulletin de paie ne suit pas de format obligatoire ou unique. Cependant, certaines informations doivent y être mentionnées explicitement, tandis que d’autres sont facultatives. Enfin, le Code du travail interdit la présence de certaines informations sur la fiche de paie.
Les informations sur l’employeur
Parmi les informations obligatoires à mentionner sur un bulletin de paie, citons certaines informations relatives à l’employeur :
- Le nom et l’adresse du siège de l’employeur
- L’adresse de l’établissement concerné
- Le numéro sous lequel il verse ses cotisations
- Le code APE de l’entreprise
- Le numéro SIREN
Les informations sur le salarié
Le bulletin de paie doit également contenir des informations relatives au salarié :
- Son nom et prénom
- L’emploi qu’il occupe au sein de l’entreprise
- Sa position dans la grille des salaires applicable
Les informations sur le salaire versé
Le bulletin de paie est une preuve du salaire versé. Les informations qu’il contient diffèrent selon la périodicité du salaire (généralement mensuelle) :
- La période à laquelle se rapporte le bulletin de salaire
- Les heures travaillées durant la période (en distinguant les heures payées au taux normal et celles payées au taux majoré)
- Les différents taux appliqués aux horaires de travail
- Pour les salaires sous convention de forfait, le volume et la nature du forfait doivent être mentionnés
- Le montant et la nature des accessoires du salaire (primes, avantages en nature, frais professionnels et indemnités)
- La base de calcul utilisée
- Les prélèvements effectués et leur nature (prélèvements sociaux, retenues sur salaire…)
- L’assiette, le taux et le montant des cotisations patronales
- L’assiette, le taux et le montant des cotisations salariales
- Le salaire brut
- Le montant réellement versé par l’employeur après éventuelles exonérations (salaire brut, cotisations et accessoires, le cas échéant)
- Le montant net réellement perçu par le salarié
- La date du paiement
- Le montant des indemnités de congés payés ainsi que leur date, s’ils entrent dans la période de paie observée
- Le montant des prises en charge des frais de transport (public ou personnel)
- Une mention indiquant l’obligation de conserver le bulletin de paie pour une durée illimitée
- Une mention renvoyant au bulletin de paie sur le site www.service-public.fr
La convention collective
Le bulletin de paie doit préciser l’intitulé de la convention collective en vigueur, ou en l’absence de convention, les références du Code du travail relatives à la durée des congés et au délai de préavis en cas de rupture du contrat de travail.
Les mentions facultatives sur le bulletin de paie
De nombreuses mentions peuvent être ajoutées sur un bulletin de paie à titre informatif et de manière facultative :
- La date d’embauche du salarié et le type de contrat le liant à l’entreprise
- Le salaire imposable
- Le cumul des salaires sur l’année
- Les modalités de paiement du salaire
- La banque et le numéro de compte du salarié
- etc.
Les mentions interdites sur le bulletin de paie
La loi interdit de mentionner sur le bulletin de paie :
- Toute information relative à l’exercice du droit de grève par le salarié
- Toute information relative à une éventuelle fonction de représentant du personnel
Les clauses obligatoires spécifiques à un CDI
Il existe des clauses spécifiques au contrat de travail en cas de Contrat à Durée Indéterminée (CDI) :
- Les qualifications professionnelles du salarié
- Les fonctions occupées
- Si une période d’essai est prévue : sa durée et les conditions de renouvellement
- Le délai de préavis
Les clauses obligatoires spécifiques à un CDD
Des clauses peuvent être spécifiques à la conclusion d’un Contrat à Durée Déterminée (CDD) :
- En cas de remplacement d’un salarié : le nom et la qualification de la personne remplacée
- La date de fin de contrat ou la durée minimale du contrat
- Si une période d’essai est prévue, la durée de celle-ci
- La convention collective applicable
- Les conditions de renouvellement du CDD si cela est prévu
Le nouveau bulletin de paie
À partir de 2023, un nouveau format de bulletin de paie doit être adopté par les entreprises. Il est obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés, mais désormais, toutes les entreprises sont concernées, quel que soit leur effectif et leur statut juridique.
Le nouveau bulletin de paie réduit le nombre de lignes de moitié. Il regroupe les informations pour les rendre plus lisibles et pédagogiques. L’objectif principal est de visualiser clairement les cotisations versées par branche (maladie, santé, retraite, chômage) tant du côté de l’employeur que du salarié.
Les mentions qui disparaissent du bulletin de paie en 2023
- L’organisme auprès duquel l’employeur verse les cotisations sociales patronales
- Le récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant des regroupements de cotisations
Les clauses facultatives dans le contrat de travail
Différentes clauses peuvent être facultatives dans le contrat de travail, que ce soit pendant l’exécution du contrat ou après sa rupture, comme c’est le cas pour la clause de non-concurrence, par exemple.
La clause de non-concurrence
La clause de non-concurrence interdit au salarié, après la rupture du contrat de travail, de travailler dans le même secteur d’activité pendant une certaine période et sur une certaine zone géographique. Ces paramètres sont évalués au cas par cas et doivent être raisonnables en fonction de l’activité exercée et de la zone de chalandise de l’employeur.
L’objectif de la clause de non-concurrence, pour l’employeur, est de protéger son entreprise de la concurrence malgré le départ d’un salarié (utilisation du savoir-faire, récupération de la clientèle, etc.). Pour compenser cette obligation, l’employeur doit verser au salarié une indemnité spécifique appelée indemnité de non-concurrence.
Si l’employeur souhaite supprimer cette clause facultative (et éviter le versement de l’indemnité de non-concurrence), il doit le faire avant la rupture du contrat de travail.
La clause d’exclusivité
La clause d’exclusivité est facultative dans un contrat de travail. Elle interdit au salarié d’exercer simultanément une fonction dans une autre entreprise. Il existe deux types de clauses d’exclusivité avec un degré différent de limitation :
- Le premier type de clause d’exclusivité interdit toute activité annexe, que ce soit personnelle ou pour le compte d’une autre entreprise.
- Le second type de clause interdit l’exercice d’une fonction dans une entreprise concurrente, susceptible de nuire à l’entreprise.
Le non-respect de cette clause permet à l’employeur de licencier le salarié pour faute grave. Il est possible de lever la clause d’exclusivité dans certains cas (création d’entreprise, par exemple).
La clause de mobilité géographique
La clause de mobilité géographique donne à l’employeur le pouvoir de modifier le lieu de travail du salarié en fonction des besoins de l’entreprise, lorsque celle-ci dispose de plusieurs établissements, sans avoir à modifier le contrat de travail. La clause doit également définir un périmètre de mutation qui varie en fonction de la hiérarchie. Plus le salarié occupe un poste élevé, plus la zone géographique peut être étendue. Si le salarié refuse la modification du lieu de travail et que ce refus n’est pas justifié, sous réserve de la bonne foi de l’employeur, le salarié peut être licencié pour faute grave.
La clause de dédit-formation
La clause de dédit-formation est une clause particulière dans un contrat de travail. Elle établit un échange. D’un côté, l’employeur offre une formation professionnelle au salarié afin qu’il puisse s’adapter au poste pour lequel il a été embauché.
En contrepartie, le salarié ne peut pas démissionner pendant un certain temps, sous peine de devoir payer à son employeur des dommages et intérêts. Cette clause a été conçue pour éviter qu’un employeur n’embauche un salarié, lui offre une formation, puis le voie quitter l’entreprise immédiatement après la fin de la formation.
La clause de responsabilité financière
Rarement utilisée, la clause de responsabilité financière dans un contrat de travail engage la responsabilité du salarié en cas de pertes financières de l’entreprise dues à son travail. Le salarié doit alors compenser le préjudice subi par l’employeur. La clause n’est valable qu’en cas de faute lourde commise par le salarié.
La clause de garantie d’emploi
Avec la clause de garantie d’emploi, l’employeur est tenu de fournir un travail et une rémunération au salarié pendant une période minimale. L’employeur s’engage à ne pas rompre le contrat de travail, sous peine de devoir payer au salarié tous les salaires restants jusqu’à la fin de la période, ainsi que les indemnités de préavis et de licenciement.
