L’importance d’une procédure de travail
L’expérience démontre que l’établissement d’une procédure de travail formalisée apporte une compréhension essentielle sur 5 aspects d’un métier ou d’un domaine d’activité :
L’ordre d’exécution
Une procédure de travail révèle les étapes qui doivent être suivies dans un certain ordre, et celles qui ne le sont pas. En examinant la manière dont nos collaborateurs effectuent leurs tâches de manière rigoureuse, nous pouvons détecter des améliorations significatives en termes de productivité : gain de temps, de ressources et meilleure qualité finale, entre autres. Pourquoi ne pas appliquer cela à nos actions quotidiennes ? Le simple fait de lister les tâches à accomplir nous oblige à prendre du recul et à nous poser les bonnes questions. Cela nous permet également de détecter les critères de décision.
Les critères de décision
Lorsque nous effectuons un travail, nous enchaînons une série d’actions. Cependant, il peut arriver à certains moments que le choix entre différentes directions détermine la séquence des actions. Ces choix ne sont possibles que si l’on connaît les critères qui les sous-tendent. Définir ces critères de manière plus précise est un acte extrêmement utile pour améliorer notre façon de procéder. Il est prouvé qu’une bonne exécution dépend davantage de la maîtrise de ces critères que des actions elles-mêmes. Cela nous amène à un troisième aspect que met en évidence une procédure de travail : les compétences requises.
Les compétences
Chaque action et chaque décision nécessitent un certain niveau de compétence pour être effectuées et obtenir le résultat souhaité. En analysant la séquence des tâches, une procédure de travail met en évidence les compétences nécessaires de manière plus claire et précise qu’une vision générale.
Le temps nécessaire
La succession des étapes peut mettre en évidence le temps nécessaire pour les franchir avec succès.
L’environnement d’exécution
Chaque action et chaque décision nécessitent des outils, du matériel, des informations et parfois une assistance. En les analysant, il devient plus facile de déterminer l’environnement approprié pour les réaliser. De plus, nous pouvons mieux mesurer leur difficulté relative, ce qui nous aide à proposer un environnement mieux adapté ou plus avancé pour réduire cette difficulté.
Comment formaliser une procédure de travail ?
Les méthodes de gestion de projet ou d’organisation du travail ont largement exploré les différentes approches. Cependant, elles partent toutes d’une base simple : la liste des tâches. Il existe deux types de mise en forme pour cela : la liste et l’organigramme.
La liste
Cette procédure consiste à décrire chaque tâche effectuée par le collaborateur en ajoutant les 5 informations de base suivantes :
- L’ordre des tâches ou actions ;
- La description de chaque tâche ou action ;
- L’événement déclencheur de chaque tâche ;
- L’indicateur de fin de tâche (fréquence et/ou durée) ;
- Les informations sur les outils, les documents et les critères de réalisation.
Voici un exemple de mise en forme :
ACTIVITÉ : Responsable de l'atelier
N° | TÂCHES ET SOUS-TÂCHES | Événements déclencheurs | Indicateurs de fin de performance | Remarques / Outils / Procédures
--- | ------------------------------- | ---------------------- | --------------------------------- | ----------------------------------------
1 | Stocker les livraisons fournisseurs | Arrivée livraison | 1/mois | Matériel rangé et bons classés. Revoir le mode de stockage actuel : trop de problèmes en préparation de chantier.
2 | Gérer l'affûtage | Tous les 2 mois | Critères de contrôle. | Voir procédure et critères sur document machine.
3 | Entretenir la chaudière | Voir guide d'entretien | Cahier visé. | Voir procédure d'entretien de la chaudière.
4 | Déterminer les composants de quincaillerie à faire sortir | Tous les jours | Pas d'erreur chantier. | Introduire un contrôle des quantités sorties.
5 | Fabriquer pour le chantier | Plan de charge. | Respect du plan. |
6 | Nettoyer l'atelier | Fin de semaine. | Respect des consignes de sécurité. |L’organigramme
Un organigramme permet de visualiser non seulement les étapes d’une tâche, mais aussi les relations entre ces étapes. Pour cela, on utilise deux symboles : des rectangles et des losanges. Les actions sont représentées dans les rectangles, tandis que les décisions ou choix sont représentés dans les losanges avec seulement deux alternatives : oui ou non.
Nous vous proposons un exemple de mise en forme :
Pour plus de précision, les Éditions Tissot vous proposent leur documentation “Management : gérer son équipe au quotidien”.
