La signature mail est une composante essentielle de vos échanges professionnels. Elle doit contenir toutes les informations nécessaires pour établir la crédibilité de vos échanges. Dans cet article, nous vous expliquerons comment automatiser la gestion de vos signatures mail dans Outlook pour garantir une image de marque uniforme et positive.
Que doit contenir une signature mail Outlook ?
Une signature mail Outlook doit contenir les éléments suivants :
- Le logo de l’entreprise : pour établir la confiance et facilement identifier l’entreprise lors des échanges
- Le nom, le prénom et une photo du collaborateur : pour s’assurer de l’identité de l’émetteur de l’email et humaniser les échanges
- L’intitulé du poste occupé : pour établir la crédibilité de votre email
- Vos informations de contacts : pour pouvoir vous contacter facilement avec un numéro de téléphone ou une adresse mail
- Les liens & les logos vers vos réseaux sociaux : pour booster votre trafic social et démultiplier vos points de contact
- Un lien vers votre site internet
Maintenant que nous avons passé en revue les éléments essentiels, voyons comment automatiser les signatures mail sur Outlook.
Pourquoi & comment automatiser la gestion des signatures mail Outlook 365 ?
Automatiser et centraliser la gestion de vos signatures mail Outlook est indispensable pour garantir une image de marque uniforme et positive de l’entreprise. En automatisant vos signatures Outlook 365, vous êtes assuré que chaque email envoyé est automatiquement signé. Vous n’aurez plus à mettre à jour manuellement les signatures de chaque employé. De plus, vous êtes assuré que toutes les signatures restent à jour et conformes aux informations de chaque collaborateur : intitulé du poste, numéro de téléphone, adresse postale, etc.
Une tâche chronophage et compliquée à automatiser
Proposer un modèle prédéfini peut sembler une bonne idée pour aider vos collaborateurs à créer une signature Outlook. Cependant, en pratique, chacun va interpréter les éléments différemment et les adapter selon ses capacités techniques et graphiques. Résultat : les signatures mail varient d’un collaborateur à l’autre, ce qui nuit à la cohérence et à la crédibilité de votre marque.
Certaines entreprises tentent de développer des scripts pour automatiser les signatures mail Outlook, mais cela revient à repousser le problème. Les scripts sont sensibles aux moindres changements et nécessitent une maintenance régulière et minutieuse. Pour éviter ces problèmes, il existe des solutions clés en main.
Comment créer une signature HTML avec un outil ou un générateur en ligne ?
Il existe de nombreux générateurs de signatures mail en ligne, mais ils ne permettent pas d’automatiser l’ajout des signatures dans vos mails. C’est à l’utilisateur de configurer manuellement la signature de ses mails en copiant la signature HTML ou une image dans Outlook. Imaginez maintenant que vous changiez votre charte graphique. Tous vos collaborateurs devront changer manuellement leurs signatures mail. Pour éviter cela, il est préférable d’utiliser un outil dédié pour créer et gérer automatiquement vos signatures dans Outlook.
Pourquoi & comment utiliser un outil dédié pour créer et gérer vos signatures de façon automatique dans Outlook ?
Avec une solution de gestion de signature mail comme Letsignit, vous déchargez vos collaborateurs de la gestion de leurs propres signatures. La signature automatique sera visible et attribuée à l’ensemble de vos collaborateurs dès l’ouverture d’Outlook et insérée automatiquement dans chaque échange professionnel.
Créer une signature automatique : les bénéfices pour l’IT
La centralisation et l’automatisation de la gestion des signatures mail représentent une option bien plus intéressante pour les services IT. Cela évite un paramétrage individuel aléatoire et permet une actualisation automatique en cas de changement de logo, de nom ou d’intitulé de poste.
Créer une signature automatique : les bénéfices pour le Marketing
Pour le marketing, la gestion des signatures doit être simple et harmonisée. Une solution comme Letsignit permet de créer des signatures élégantes conformes à la charte graphique de l’entreprise. De plus, elle offre la possibilité d’insérer des bannières marketing dans les signatures mail, ce qui permet d’utiliser chaque email envoyé comme un relais pour les campagnes de communication.
Choisir la bonne solution pour automatiser l’ajout de signatures mail sur Outlook
Il est essentiel de choisir une solution qui réponde aux attentes des utilisateurs, de l’IT et du Marketing. La solution doit être facile d’utilisation pour les utilisateurs finaux, simple à déployer pour les services IT et offrir des fonctionnalités avancées pour le Marketing. Letsignit est une solution qui répond à tous ces critères.
Letsignit, l’outil idéal pour créer et automatiser vos signatures Outlook
Letsignit est une solution SaaS qui permet d’automatiser et de centraliser la création des signatures, ainsi que leur déploiement via Microsoft 365 (Office 365). Elle offre de nombreuses fonctionnalités pour simplifier la gestion des signatures Outlook.
Les fonctionnalités de Letsignit pour automatiser les signatures Outlook :
Synchronisation des annuaires Azure AD et locaux
Création et gestion de groupes d’utilisateurs
Paramétrage des variables utilisateurs et verrouillage possible
Création et gestion de sous-périmètres (filiales)
Paramétrage de la langue d’interface (FR, EN, ES)
Création et personnalisation des signatures à partir de templates ou du Designer Letsignit
Insertion automatique des signatures sur tous les appareils (ordinateurs, webmail et mobiles)
Gestion de la multi-signatures
Sélection d’une signature par défaut
Création de signatures spécifiques pour les cas de réponse/transfert
Création de campagnes via l’insertion de bannières marketing
Programmation des campagnes et gestion des priorités
Diffusion automatique de bannières ciblées en fonction du destinataire (interne ou externe)
Statistiques de performance des signatures & campagnes
Comment ajouter et modifier une signature sur Outlook automatiquement ? 4 étapes avec Letsignit
Voici comment utiliser Letsignit pour ajouter et modifier des signatures automatiques dans Outlook :
Étape 1 : Paramétrer vos signatures mail Outlook
La première étape consiste à créer votre compte Letsignit en choisissant Microsoft 365 (Office 365) pour vous connecter. Une fois votre répertoire synchronisé avec Letsignit, toutes les informations de vos utilisateurs sont automatiquement importées et disponibles sur la plateforme. Vous pouvez alors créer le design de vos signatures mail.
Étape 2 : Créer la signature Outlook désirée
Grâce à l’éditeur “Drag & Drop” de Letsignit, vous pouvez choisir parmi 16 modèles de signatures proposés celui qui vous convient le mieux. Vous pouvez ensuite compléter la signature mail en utilisant l’éditeur, qui préremplit toutes les informations des utilisateurs grâce à la synchronisation automatique.
Étape 3 : Déployer et insérer une signature mail Office 365
Une fois vos signatures mail créées, vous pouvez les attribuer à chaque collaborateur en cochant les cases dans l’annuaire de la page d’administration. Avec l’Add-in de Letsignit pour Outlook, les utilisateurs accèdent automatiquement à leur signature mail dès l’ouverture d’Outlook, peu importe le périphérique utilisé.
Étape 4 : Changer sa signature sur Outlook
Pour changer de signature mail, il vous suffit de créer de nouvelles signatures dans Letsignit et de les attribuer aux collaborateurs selon leurs besoins. Ils peuvent également changer leur signature mail directement depuis leurs emails grâce à l’Add-in de Letsignit.
En conclusion, la gestion automatisée des signatures mail dans Outlook est essentielle pour garantir une image de marque uniforme et positive. Letsignit est l’outil idéal pour créer et automatiser vos signatures Outlook de manière simple, rapide et sécurisée. Essayez Letsignit dès aujourd’hui et simplifiez la gestion de vos signatures mail dans Outlook !
