Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises du secteur privé doivent obligatoirement déclarer et verser les cotisations sociales aux organismes de Sécurité Sociale, retraite complémentaire et prévoyance en utilisant la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Cela signifie que gérer la paie sans passer par un logiciel de paie est devenu plus compliqué. Cependant, il existe des alternatives pour les entreprises, notamment les TPE, qui ne souhaitent pas investir dans un logiciel coûteux pour gérer leurs paies. Dans cet article, nous allons vous donner des éclaircissements sur comment déclarer la DSN sans logiciel.
Qu’est-ce que la DSN ?
Avant de détailler la façon de produire la DSN sans logiciel et les outils mis à disposition par l’administration, il est important de comprendre ce qu’est la DSN et comment elle fonctionne.
La DSN, qu’est-ce que c’est ?
La DSN est un envoi de données sociales à différents organismes sociaux tels que l’Urssaf, la caisse de retraite, la prévoyance, Pôle Emploi et la DGFIP. Concrètement, le logiciel de paie génère un fichier DSN regroupant les données de la paie, telles que la rémunération, les cotisations sociales et les heures travaillées pour chaque salarié, ainsi que les données globales de chaque établissement. Ces données sont ensuite traitées par les différents organismes sociaux pour calculer les droits des salariés (IJSS, allocation Pôle Emploi, etc.), les cotisations dues par l’établissement et à des fins statistiques.
Qui est concerné par la DSN ?
Depuis le 1er janvier 2022, toutes les entreprises françaises, y compris le secteur public, doivent obligatoirement produire la DSN pour la déclaration et le versement des cotisations sociales obligatoires, telles que les cotisations de Sécurité Sociale, les autres contributions à l’Urssaf, les cotisations de retraite complémentaire obligatoire et les cotisations de prévoyance (risque incapacité/invalidité/décès et frais de santé).
Deux types de DSN : la DSN mensuelle et la DSN de signalement
Il existe deux types principaux de DSN : la DSN mensuelle et la DSN de signalement. Il existe également une troisième forme de DSN, la DSN ADV, mais celle-ci est facultative et peu utilisée, car elle est récente et peu développée par les éditeurs de solutions de paie.
La DSN mensuelle
La DSN mensuelle consiste à envoyer les données de la paie aux organismes sociaux. Elle doit être envoyée :
- Avant le 5 du mois suivant pour les employeurs d’au moins 50 salariés dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail.
- Avant le 15 du mois suivant pour les autres cas, tels que les employeurs de moins de 50 salariés ou les paies décalées.
La DSN de signalement
Il existe deux types de DSN de signalement :
- Le signalement “arrêt de travail” : il doit être envoyé aux organismes sociaux pour tout arrêt de travail ou congé indemnisé par la Sécurité Sociale, tels que la maladie, l’accident de travail, la maternité, l’adoption, la paternité et l’accueil de l’enfant. Il doit être envoyé dans les 5 jours ouvrés suivant l’arrêt. Toutefois, si l’employeur demande la subrogation dans la perception des IJSS et qu’aucune retenue n’est effectuée dans la paie en cours, le signalement peut être envoyé en même temps que la DSN mensuelle. Le signalement “arrêt de travail” remplace l’attestation de salaire qui était déclarée sur net-entreprises.
- Le signalement “fin de contrat” : il est envoyé pour informer les organismes sociaux, notamment Pôle Emploi et les organismes de protection complémentaire, de la sortie d’un collaborateur. Depuis le 1er janvier 2022, le signalement “fin de contrat” (FCTU) est obligatoire, sauf quelques cas dérogatoires, et remplace l’attestation employeur qui était saisie sur le site de Pôle Emploi. Après l’envoi du signalement, l’employeur reçoit en retour une Attestation Employeur Rematérialisée (AER) qui doit obligatoirement être remise au salarié sortant.
Déclarer la DSN sans logiciel
La plupart des solutions de paie intègrent désormais les fonctionnalités DSN en M to M (Machine to Machine) ou offrent la possibilité de générer une DSN et de l’envoyer sur le Portail net-entreprises. Cependant, certaines entreprises, en particulier les TPE, continuent de calculer leurs paies sans logiciel, en utilisant par exemple un tableur Excel, ou utilisent un logiciel pour lequel la fonctionnalité DSN est facturée en option. Alors, quelles sont les alternatives pour envoyer la DSN sans logiciel ?
Les services gratuits de l’Urssaf
Il est possible, notamment pour les TPE qui embauchent leurs premiers salariés et qui ne peuvent pas se permettre d’engager des frais supplémentaires pour la gestion des paies, de recourir aux services gratuits de l’Urssaf pour la production de la DSN. Cependant, seuls les employeurs bénéficiant de certains dispositifs, tels que le Titre Emploi Service Entreprise (TESE), le Chèque Emploi Associatif (CEA), le Titre Emploi Simplifié Agricole (TESA) et le dispositif impact emploi pour association, peuvent utiliser ce service.
Des solutions DSN payantes et d’autres gratuites
De nombreux outils sont disponibles pour saisir en ligne sa DSN. Le principe est simple :
- L’employeur saisit en ligne les éléments de la paie, tels que la rémunération, les heures travaillées et les heures supplémentaires.
- L’outil génère la DSN et les bordereaux de cotisations.
- La DSN est ensuite soit envoyée directement en M to M, soit envoyée manuellement par le client sur le service net-entreprises.
Il est important de noter que si l’outil ne prévoit pas de contrôle intégré, il est nécessaire d’envoyer la DSN au préalable sur l’outil d’auto-contrôle DSN-VAL, disponible en téléchargement sur net-entreprises. Vous avez également la possibilité d’envoyer votre DSN en test sur net-entreprises avant de l’envoyer en réel. Certains outils sont payants, avec des tarifs allant de 100 à 200 € par an hors taxes. D’autres sont gratuits, mais il convient de rester vigilant, car les solutions gratuites peuvent avoir un business model caché, comme la publicité ou des coûts cachés. Il est donc très important de ne pas prendre sa décision à la légère, étant donné l’importance d’une DSN erronée sur le recouvrement Urssaf, les pénalités et les droits des salariés.
Créer votre fichier DSN sans logiciel
Enfin, il existe une dernière alternative à l’utilisation d’un logiciel de paie : la création du fichier DSN vous-même. Il s’agit d’un fichier texte dans lequel vous devez reporter les éléments de la paie en respectant les codes spécifiques. Toutefois, pour créer votre propre fichier DSN, il est nécessaire d’avoir de solides connaissances en matière de paramétrage DSN. Une seule erreur, un mauvais caractère ou un espace en trop peut rendre votre fichier inexploitable.
En conclusion, même si l’utilisation d’un logiciel de paie facilite grandement la gestion de la DSN, il existe des alternatives pour déclarer la DSN sans logiciel. Vous pouvez utiliser les services gratuits de l’Urssaf si vous remplissez les conditions requises, opter pour des solutions en ligne payantes ou gratuites, ou même créer votre propre fichier DSN si vous avez les compétences nécessaires. Quel que soit votre choix, il est important de rester vigilant et de s’assurer de la fiabilité de la solution choisie pour éviter les erreurs aux conséquences importantes.
