Les documents personnels et administratifs contiennent souvent une quantité importante d’informations confidentielles. C’est pourquoi il est essentiel de les détruire de manière appropriée. Si ces documents tombaient entre de mauvaises mains, ils pourraient causer préjudice à de nombreuses personnes. Alors, comment détruire des documents papier en toute sécurité ? Voici quelques règles à respecter pour préserver la sécurité des données de l’entreprise et de ses collaborateurs.
Détruire ses documents dans le strict respect de la loi
Selon la loi, un document ne peut être détruit qu’après un certain délai. Avant de procéder à la destruction, vous devez donc calculer la durée légale de conservation. Cependant, faites attention à ne pas détruire des données qui pourraient être utiles à l’avenir de l’entreprise, comme les mémoires.
Il est également important de mettre en place un référentiel pour déterminer les durées légales de conservation. Ces durées sont fixées en fonction du type de document et de son importance. Elles peuvent être de 2, 3, 5 ou 10 ans, et illimitées pour des documents tels que les fiches de paie des employés. Une fois cette étape franchie, il vous suffit d’indiquer les dates de destruction sur les boîtes et dossiers de stockage.
Chaque année, avant l’opération de destruction, les organismes publics doivent remplir un bordereau de destruction. Ce tableau doit être complété avant toute destruction de document. Cependant, certaines entreprises peuvent confier cette tâche à un tiers archiveur, avec lequel elles concluent un contrat incluant la procédure de destruction.
Préserver la sécurité des données
Pour détruire des documents papier en toute sécurité, il est recommandé d’utiliser une broyeuse, surtout pour les grandes entreprises. Les petites structures, quant à elles, peuvent faire appel à des spécialistes de la destruction de documents. Ces organismes disposent de camions équipés de broyeurs industriels, produisant des copeaux non uniformes, et de conteneurs à déchets sécurisés. Leur mission consiste à détruire les papiers, les CD et les disques durs. Une fois l’opération terminée, ils délivrent à l’entreprise cliente un certificat de destruction.
Effectuer l’opération de destruction sur place
Il est impératif que les archives de l’entreprise soient détruites sur son site. Ainsi, les responsables pourront vérifier par eux-mêmes que la tâche a été correctement réalisée.
Il va de soi que certaines entreprises de destruction bénéficient d’une excellente réputation. Cependant, cela ne garantit pas que les documents seront réellement détruits une fois qu’ils auront quitté l’entreprise. Il est malheureusement fréquent que des documents confidentiels se retrouvent abandonnés sur les trottoirs.
De ce fait, les informations confidentielles de l’entreprise sont exposées et la diffusion de documents à caractère personnel peut exposer les dirigeants à des poursuites pénales. En effet, aux yeux de la loi, c’est le producteur des documents, et non l’entreprise de destruction, qui est pénalement responsable.
Il est donc important de prendre toutes les précautions nécessaires pour préserver les informations sensibles. En gardant un œil sur le déroulement de la procédure, l’entreprise peut éviter une mauvaise publicité. En effet, de nombreuses organisations ont déjà fait la une des journaux en raison de leur imprudence, avec des documents contenant des informations personnelles qui ont été diffusées.
En respectant ces règles, l’entreprise peut détruire ses documents papier en toute sécurité, en préservant la confidentialité de ses données et en évitant les conséquences néfastes d’une mauvaise gestion des documents sensibles. Alors, prenez le temps de vous assurer que vos documents sont détruits de manière appropriée, pour protéger les informations qui vous sont confiées.
