Trello est un outil qui connaît un succès fulgurant. Que vous souhaitiez gérer des projets, planifier votre calendrier éditorial ou simplement organiser vos idées de manière efficace, Trello est le logiciel idéal. Chez Codeur.com, nous l’utilisons pour la gestion de nos projets. Si vous êtes novice en la matière ou si vous vous demandez comment en tirer le meilleur parti, cet article est fait pour vous. Voici nos conseils pour utiliser Trello de manière optimale. À vous la productivité et l’organisation accrue !
Qu’est-ce que Trello ?
Trello est un logiciel de gestion en ligne. Il fonctionne à la manière d’un kanban, méthode largement utilisée dans la gestion de projets agiles. Voici comment il se présente :
- Des tableaux
- Des listes
- Des cartes
Grâce à Trello, vous pouvez créer autant de tableaux que de projets. Par exemple, vous pourriez avoir un tableau pour un projet en cours avec un collaborateur, ainsi que des tableaux “boîte à idées”, “à faire”, “publications du mois de mai” et “publications du mois de juin” si vous gérez un blog d’entreprise, etc.
À quoi sert Trello ?
Ce logiciel est un véritable allié pour la gestion de vos projets. Tout d’abord, il permet une visualisation optimale des tâches et de leur avancement, grâce à la création de catégories et à la définition de dates limites (nous verrons ces fonctionnalités plus en détail par la suite). De plus, Trello est un outil collaboratif, ce qui signifie que plusieurs personnes peuvent éditer et participer en temps réel à un même tableau. C’est idéal pour gérer l’avancement de projets ou de travaux avec vos équipes ou les différents acteurs d’un projet. Enfin, cet outil vous permet d’optimiser votre organisation en vous offrant un système de cartes et de colonnes pour visualiser en temps réel l’avancement d’un projet.
Les colonnes et les cartes
Les colonnes
Lorsque vous créez un tableau, vous pouvez y ajouter des colonnes. Chaque colonne correspond à une action spécifique. Par exemple : “à faire”, “en cours”, “terminé”. Vous pouvez ajouter autant de colonnes que nécessaire.
Les cartes
Les cartes représentent les tâches à effectuer. Chaque carte correspond à une tâche à accomplir. Ces cartes sont placées dans les colonnes appropriées et déplacées d’une colonne à l’autre en fonction de l’avancement du projet. C’est grâce à cela que vous pouvez suivre l’évolution d’un travail en cours. Mais ce n’est pas tout, Trello offre de nombreuses possibilités pour personnaliser les cartes et les rendre encore plus complètes.
Les fonctionnalités de base des cartes sur Trello
Les étiquettes de couleurs
Pour chaque carte, vous avez la possibilité d’ajouter une ou plusieurs étiquettes. Trello met à votre disposition des étiquettes de couleur sans intitulé. Vous pouvez également créer vos propres étiquettes, en choisissant la couleur et le nom qui vous conviennent. Cela vous permettra de mieux classer vos tâches. Par exemple, pour cet article, ma tâche a deux étiquettes : “Bon pour rédaction”, qui indique que le sujet a été validé, et “Codeur”, puisqu’il sera publié sur Codeur Mag.
De la même manière, vous pouvez prévoir un planning de publication pour votre blog d’entreprise, où chaque étiquette représentera une thématique. Par exemple :
- Webmarketing
- Outils
- Tutoriels
- Témoignages
- Etc.
Cela vous permettra de visualiser la répartition de vos articles en fonction des dates de publication prévues et de maintenir un équilibre.
La checklist
Cette fonctionnalité est fantastique pour aller encore plus loin dans le détail d’une tâche. Imaginons que vous deviez créer un lead magnet pour votre stratégie d’inbound marketing. Il se peut que vous ayez besoin de plusieurs étapes. Par exemple :
- Définir le sujet
- Créer le contenu
- Mettre en page
- Héberger le freebie
- Créer la landing page
- Etc.
Grâce à la checklist, vous pouvez détailler ces étapes au sein d’une carte et cocher les tâches accomplies au fur et à mesure.
La date limite
Enfin, vous le savez sans doute si vous êtes déjà adepte des objectifs SMART, vous avez besoin de vous fixer des deadlines pour vos projets (et de vous y tenir). Trello vous permet de fixer une date limite pour chaque carte. La date passe en rouge lorsque vous approchez de l’échéance et que vous n’avez pas encore indiqué avoir terminé la tâche.
Vous avez également la possibilité de configurer les notifications pour que Trello vous envoie un e-mail de rappel avant l’échéance ou une notification sur mobile si vous téléchargez l’application. Cela peut s’avérer très utile pour suivre l’avancée de vos projets où vous voulez, quand vous voulez.
Maintenant que vous connaissez toutes les fonctionnalités de base de Trello, il ne vous reste plus qu’à les exploiter au maximum pour améliorer votre productivité et votre organisation. À vous de jouer !
