Dans cet article, nous allons explorer ensemble la méthode pour réaliser un inventaire de vos stocks. Cet inventaire est essentiel pour évaluer la valeur de votre stock et l’intégrer correctement dans votre comptabilité lors de la clôture.
L’importance de l’inventaire
Avant d’aborder les étapes de l’inventaire, il est crucial de comprendre son utilité. Un inventaire des stocks a plusieurs fonctions, certaines légales et d’autres d’ordre organisationnel.
- L’inventaire est obligatoire afin de constater la valeur réelle des produits que vous avez en stock. L’objectif est d’incorporer cette valeur dans votre comptabilité lors de la clôture et de l’établissement du bilan comptable.
- L’inventaire vous permet de faire la différence entre les quantités enregistrées dans votre logiciel de gestion et les quantités réellement présentes. En cas d’écart, cela peut mettre en évidence des problèmes dans vos processus de gestion, des pertes ou même des vols.
Les différents types d’inventaire
Il existe plusieurs types d’inventaire parmi lesquels vous pouvez choisir celui qui convient le mieux à votre activité.
L’inventaire annuel
Comme son nom l’indique, cet inventaire est réalisé une fois par an et marque la fin d’une période et le début d’une nouvelle. En général, il est effectué pendant une période où l’entreprise est fermée afin d’éviter tout mouvement de stocks pouvant fausser les calculs.
L’inventaire tournant
Si vous avez un grand nombre de produits différents, plusieurs lieux de stockage ou différents types de stocks, l’inventaire annuel peut s’avérer difficile à organiser en une seule fois. Dans ce cas, vous pouvez opter pour un inventaire tournant, qui consiste à réaliser plusieurs inventaires au cours de l’année. Vous pouvez les regrouper par lieu de stockage, par type de produit ou selon une autre méthode de regroupement. Cette approche vous permettra d’éviter de bloquer toute l’activité en effectuant l’inventaire d’un seul coup.
Comment réaliser un inventaire
Théoriquement, réaliser un inventaire n’est pas compliqué. Il vous suffit de compter les produits présents dans votre stock. Cependant, nous allons détailler les étapes à suivre.
Les feuilles de comptage
Afin de faciliter le comptage des stocks, distribuez une feuille de comptage à chaque personne en charge de l’inventaire. Si vous disposez d’un logiciel de gestion commerciale, vous pourrez imprimer ces feuilles directement depuis le menu “inventaire”. Si vous utilisez Excel ou un autre outil similaire pour la gestion de vos stocks, vous pourrez également imprimer une liste des articles.
Les feuilles de comptage comportent généralement deux colonnes :
- La quantité en stock par article telle qu’enregistrée dans le système informatique (stock précédent + entrées – sorties).
- Une colonne vide pour noter manuellement la quantité réelle physique.
Le comptage des stocks
Si le temps et l’organisation le permettent, il est idéal d’effectuer plusieurs comptages afin d’éviter les doublons. Chaque personne en charge de l’inventaire doit compter des articles différents. Pour le comptage, il vous faudra simplement un bon stylo et de la patience, à moins que vous ne disposiez de scanners de code-barres et d’un système de gestion automatisé.
La régularisation des stocks réels
Une fois le comptage terminé, le responsable logistique collectera toutes les feuilles de comptage. Il pourra alors procéder à la régularisation en ajustant les quantités enregistrées dans l’outil informatique avec les quantités réellement comptées.
Voici les étapes habituelles :
- Le responsable logistique crée un fichier Excel avec les quantités comptées par référence.
- Il importe ces données dans le logiciel de gestion commerciale.
- Le logiciel de gestion commerciale ajuste les stocks en effectuant une sortie des anciennes quantités et une entrée des quantités réellement comptées, ce qui constitue un mouvement d’inventaire.
La valorisation des stocks
Une fois la régularisation effectuée, vous disposez d’une représentation précise de votre stock dans votre logiciel de gestion. Cela vous permettra d’évaluer la valeur de vos stocks en fonction de leur prix d’achat (souvent en utilisant la méthode du coût moyen unitaire pondéré – CMUP). Votre logiciel de gestion s’occupera de cette opération à votre place et vous donnera un montant. Vous n’aurez plus qu’à le transmettre au service comptabilité.
Et voilà, vous savez maintenant comment réaliser un inventaire !
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.
