C’est mardi matin et vous vous êtes rendu compte qu’un de vos collaborateurs n’est pas présent au travail. Après enquête, vous découvrez qu’il avait posé une semaine de congés à partir d’aujourd’hui. Malheureusement, vous aviez absolument besoin de lui aujourd’hui. C’est raté !
Que vous soyez responsable des ressources humaines ou manager, vous ne pouvez pas échapper à la nécessité de créer un emploi du temps pour votre personnel. Cela vous permettra de savoir à tout moment quelles sont les ressources humaines dont disposent vos équipes.
Dans cet article, nous vous fournirons toutes les informations nécessaires pour vous aider dans cette tâche administrative. Vous pourrez ainsi mettre en place un emploi du temps bien structuré et organisé pour votre personnel.
Qu’est-ce qu’un emploi du temps pour le personnel ?
Un emploi du temps pour le personnel est un document qui permet de suivre les horaires de travail des différents collaborateurs de l’entreprise.
De manière générale, un emploi du temps pour le personnel permet :
- D’organiser les congés et les absences des collaborateurs, qu’ils soient prévus ou imprévus (maladie, arrêts de travail). Cela vous permettra de garantir la continuité du service de l’entreprise et de maintenir un niveau de performance optimal en procédant, si nécessaire, à des changements de personnel.
- De gérer les horaires de travail. Vous vérifierez ainsi que chaque collaborateur respecte les heures prévues dans son contrat de travail et les dispositions légales en vigueur.
Grâce à cette gestion des ressources humaines, vous pourrez anticiper les besoins de recrutement, les besoins de personnel intérimaire, les modifications des plannings individuels ou encore les périodes de baisse d’activité.
Pourquoi créer un emploi du temps pour le personnel ?
Une bonne gestion de l’emploi du temps de votre équipe présente de nombreux avantages pour l’entreprise, les managers et les collaborateurs.
La satisfaction des collaborateurs
En ayant un emploi du temps clair et compréhensible pour tous, prenant en compte les contraintes et les disponibilités de chacun, vous contribuez à améliorer l’expérience des collaborateurs. L’ambiance de l’équipe s’en trouvera également positivement impactée : plus de malentendus sur les horaires !
Une meilleure performance
La mise en place d’un emploi du temps pour le personnel vous permet de gagner du temps et d’avoir une vision globale des jours et des semaines à venir. Les équipes sont alignées et les managers peuvent ainsi optimiser les ressources humaines de l’équipe.
La conformité légale et organisationnelle
Grâce à un emploi du temps pour le personnel, vous avez une visibilité sur le nombre d’heures travaillées par vos collaborateurs et vous pouvez ainsi vous assurer que vous respectez la réglementation en vigueur. Cela facilite également la gestion de la paie !
Un bon emploi du temps est un emploi du temps qui répond aux besoins de l’employeur et des collaborateurs !
Comment organiser un emploi du temps pour le personnel ?
Pour créer votre propre emploi du temps pour le personnel, commencez par lister, pour chaque collaborateur, les éléments suivants :
- Leur temps de travail : travaillent-ils à temps plein, à temps partiel ou en alternance ? Certains contrats se terminent-ils au cours de l’année ?
- Les différents pôles : votre entreprise compte-t-elle différents services ? (par exemple, pour un magasin : rayon, caisse, vente…) Ces pôles sont-ils gérés de manière continue par les mêmes collaborateurs ou de manière rotative ?
- Les congés prévus : n’oubliez pas d’inclure les congés maternité, les congés paternité et les congés payés.
- Les absences prévues : par exemple, les jours de repos planifiés à l’avance.
Ensuite, vous pouvez créer votre emploi du temps pour le personnel au format Excel. Commencez par créer une nomenclature visuelle en utilisant différentes couleurs pour différencier les congés payés, les congés maladie et les autres congés. Vous pouvez également utiliser des couleurs ou d’autres éléments pour représenter les différents horaires et affectations. Ensuite, dans un premier onglet, créez un planning annuel et listez tous les salariés. Vous pouvez ensuite indiquer, jour par jour, les présences et les absences prévues pour visualiser rapidement les disponibilités de chacun. Assurez-vous d’inclure une colonne avec une formule qui calculera automatiquement le nombre de jours d’absence de chaque employé, en fonction des types d’absences mentionnés ci-dessus. Si nécessaire, vous pouvez également inclure d’autres onglets dans lesquels vous détaillerez le calendrier mensuel.
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Comment simplifier la conception de votre emploi du temps pour le personnel ?
Créer un emploi du temps pour le personnel sur Excel présente certaines limites. Bien qu’il puisse convenir à des entreprises de quelques collaborateurs seulement, dès que vous atteignez une vingtaine de salariés, ce format peut rapidement devenir un casse-tête !
De plus, vous devez gérer manuellement les jours fériés, les jours non-travaillés et les horaires des collaborateurs en fonction de leurs différents contrats… Vous pouvez imaginer à quel point ce processus peut être complexe.
En outre, un modèle Excel ne vous garantit pas la conformité légale et organisationnelle de vos plannings d’équipe. Une simple erreur d’inattention peut vous faire manquer une échéance RH ou dépasser les heures de travail légales de vos collaborateurs.
Enfin, un emploi du temps Excel pour le personnel ne favorise pas la collaboration. En tant que responsable RH ou manager, vous êtes le seul responsable de la mise à jour manuelle de ce planning, de l’inclusion des congés, ce qui peut rapidement conduire à des erreurs de planification.
Alors, comment éviter ces problèmes ? En optant pour un logiciel de planification du personnel.
Grâce à un tel logiciel, vous pourrez :
- Permettre à vos managers de planifier les activités de leurs collaborateurs.
- Permettre à vos collaborateurs de remplir leurs feuilles de temps, en synchronisant également ce logiciel avec leur planning professionnel individuel.
- Visualiser en temps réel la charge de travail des collaborateurs, l’avancement des tâches et les absences de chacun de manière fiable.
- Paramétrer des rappels et des alertes par e-mail concernant les plannings de chacun.
- Lier des événements à des comptes analytiques (projets clients, projets internes…).
Cela vous permettra d’automatiser en partie cette tâche administrative chronophage et sujette aux erreurs de saisie manuelle.
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