La facture est un document obligatoire sur le plan comptable et juridique qui encadre les échanges entre votre micro-entreprise et vos clients. Il est essentiel de connaître les règles de création et d’édition des factures, ainsi que les mentions requises sur ce document. Découvrez comment émettre une facture conforme aux normes.
L’importance de la facture pour un auto-entrepreneur
Qu’est-ce qu’une facture ?
- Une facture est un document légal qui établit les termes d’une transaction entre un auto-entrepreneur et son client.
- Que vous vendiez des prestations de service ou des produits, la facture sert de preuve juridique et de justificatif comptable, ce qui est essentiel en cas de contrôle fiscal.
- En tant qu’auto-entrepreneur, la facture sert également de support pour le calcul de la TVA ou pour justifier votre franchise en base.
La facture, une obligation pour l’auto-entrepreneur ?
- Dès qu’une transaction a lieu entre un auto-entrepreneur et son client, il est obligatoire de délivrer une facture et de la conserver pendant 10 ans.
- Une facture doit être émise en deux exemplaires : un pour vous et un pour votre client.
- Ce document doit respecter des règles de présentation légèrement différentes si votre client est un particulier ou un professionnel.
- Si vous ne respectez pas l’obligation d’émettre une facture, vous vous exposez à une amende pénale de 75 000 €, qui peut s’ajouter à la moitié du montant de la transaction concernée.
Auto-entrepreneur : Comment rédiger une facture ?
Il est important de savoir que la forme de la facture est libre. Vous pouvez en créer une à partir d’une feuille blanche, l’essentiel étant de l’identifier comme une facture et de suivre une numérotation chronologique.
Les éléments indispensables de la facture
Les mentions générales à faire figurer sur ce document
- Votre identification en tant qu’auto-entrepreneur (nom, prénom, nom commercial le cas échéant).
- La mention “Entrepreneur individuel” ou “EI”.
- L’adresse de votre micro-entreprise.
- Le numéro de SIRET ou de SIREN de votre micro-entreprise.
- Pour les artisans : le numéro d’immatriculation au Répertoire des Métiers (RM) ainsi que le numéro du département d’immatriculation.
- Pour les commerçants : le numéro d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ainsi que la ville d’immatriculation.
- Pour les activités libérales : vous pouvez simplement indiquer “Dispensé d’immatriculation au RCS et au RM”, bien que cela ne soit pas obligatoire.
Les mentions obligatoires concernant le client de l’auto-entrepreneur
- L’identification de votre client : nom et prénom, dénomination sociale le cas échéant.
- L’adresse de domicile ou, si votre client s’y oppose, l’adresse du siège social de son entreprise.
- Un contact : numéro de téléphone ou email.
Les mentions obligatoires relatives au fonctionnement de la facturation de l’auto-entrepreneur
- La date d’émission de la facture : vous pouvez également indiquer une date de livraison de votre prestation ou de votre produit.
- Le numéro de la facture : toutes vos factures doivent suivre une numérotation chronologique avec une numérotation unique. Cette numérotation doit être continue.
- Il est recommandé de rester simple, par exemple en indiquant la date suivie d’une suite chronologique de numéros : 2021-01, 2021-02, etc.
- Vous pouvez ajouter les mois si vous souhaitez être plus précis.
- Si votre facture comporte plusieurs pages, indiquez le numéro sur chacune d’entre elles. Assurez-vous de respecter rigoureusement la numérotation de vos factures afin d’éviter tout problème lors d’un contrôle.
Les autres numérotations à mentionner sur votre facture
- Indiquez le numéro de bon de commande s’il y en a un.
- Si vous avez établi un devis préalablement, mentionnez le numéro du devis sur votre facture.
- Notez que le devis ne remplace pas la facture. Le devis acquiert une valeur juridique dès lors que votre client le signe et l’approuve. Cependant, le devis n’est pas obligatoire.
- Consultez notre article sur le devis de l’auto-entrepreneur pour obtenir toutes les informations nécessaires.
La nature de la prestation ou des produits sur la facture
En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez décrire précisément la nature de votre prestation.
- Il est conseillé d’être précis dans la désignation de vos produits ou services et de les présenter individuellement.
- Indiquez la désignation des produits ou services (nom, marque, référence, etc.).
- Mentionnez la quantité et le prix unitaire hors taxes de chaque produit ou service.
- Incluez les matériaux et la main-d’œuvre fournis le cas échéant.
- Si vous appliquez une remise sur l’un des produits ou services, indiquez-la sous chaque ligne correspondante.
Le prix des prestations de l’auto-entrepreneur sur la facture
- Le prix total hors taxes (HT) de la prestation doit figurer en bas de toutes les lignes. Il est conseillé de le mettre en gras. Si vous n’êtes pas en franchise de TVA, vous devez également indiquer le prix toutes taxes comprises (TTC).
- Les rabais et remises doivent être mentionnés. Si vous accordez une remise de 15% sur le montant total, par exemple, indiquez le montant après remise hors taxes (HT) sous le montant total.
- Indiquez également le montant des prix en toutes lettres.
- Vous pouvez également préciser le mode de paiement utilisé pour régler la facture (carte bancaire, virement, etc.), même si cela n’est pas obligatoire.
Les mentions additionnelles sur la facture de l’auto-entrepreneur
Ajoutez certaines informations dans le cas d’une facturation à un client B2B :
Le délai de paiement et les conditions d’escompte si vous en pratiquez. Si vous ne mentionnez pas la date limite de paiement, la loi impose à votre client de vous régler dans les 30 jours suivant la réception de la prestation ou du produit.
Le taux de pénalité de retard si le client ne vous paie pas dans les délais prévus.
Le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € : cette indemnité est obligatoire et signifie que chaque client qui vous paie après la date limite de paiement est redevable de cette somme (en plus du taux de pénalité).
Indiquez la mention suivante : “En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 €”.
Les mentions particulières sur la facture de l’auto-entrepreneur
- Si votre micro-entreprise a l’obligation de souscrire à une assurance responsabilité civile (RC Pro) ou garantie décennale, mentionnez la dénomination de l’assureur, ses coordonnées et la couverture géographique des garanties.
La facturation de la TVA par l’auto-entrepreneur
Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, indiquez la mention suivante sous le montant total de la facture : “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
Si vous n’êtes plus en franchise de base de TVA, vous devrez apporter des modifications à vos factures :
Ne mentionnez plus “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
Indiquez votre numéro de TVA fourni par le service des impôts des entreprises (SIE).
Appliquez la TVA correspondante (20 % en règle générale, vérifiez selon votre catégorie de produits).
Vous trouverez tous les détails concernant le fonctionnement de la TVA dans cet article.
La TVA Intracommunautaire
Si vous devez vendre des biens ou des services à une entreprise située dans l’Union européenne, dans la plupart des cas, vous devez posséder un numéro de TVA intracommunautaire.
C’est le service des impôts et des entreprises (SIE) qui vous attribue ce numéro.
Indiquez votre numéro de TVA intracommunautaire sur votre facture en mentionnant “TVA non applicable, article 293B du CGI”.
Retrouvez notre article détaillé sur la TVA intracommunautaire.
Éditer une facture électronique
Bien qu’il soit possible de créer une facture valable sur du papier vierge (tant que toutes les mentions obligatoires y figurent), il est souvent plus pratique pour vous et votre client de créer une facture en ligne.
- Vous pouvez créer votre facturation vous-même ou utiliser un outil dédié. Transmettez le document par mail ou par un lien sécurisé.
- Votre client doit attester qu’il a bien reçu votre facture et qu’il l’accepte, par exemple en répondant par mail ou en apposant une signature électronique. Vous devez informer votre client de l’envoi de la facture électronique à l’avance.
- Tout comme pour un devis, vous devez établir deux exemplaires de votre facture.
- Conservez vos factures pendant 10 ans.
- Découvrez notre outil de création et de gestion de factures sur l’Espace Auto-entrepreneur.
Auto-entrepreneur : puis-je modifier ma facture ?
Il est strictement interdit de modifier une facture déjà émise. Cependant, en cas d’erreur ou de changement, vous pouvez annuler la facture et en créer une nouvelle avec les modifications nécessaires.
- Vous pouvez lui donner un nouveau numéro qui suit le précédent, ou lui attribuer un numéro supplémentaire. Par exemple, si vous annulez la facture N°10, la facture modifiée peut être la N°10-a.
- Mentionnez la mention : “Annule et remplace la facture précédente”.
- Ne supprimez pas la facture, même annulée, de votre comptabilité.
- Vous pouvez également créer une “facture d’avoir”, mais cela peut compliquer votre comptabilité.
Le livre de recettes pour auto-entrepreneur
- En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez tenir à jour un livre de recettes (ou un registre des achats) contenant des informations sur vos transactions.
- Les références de vos factures doivent figurer dans ce livre des recettes.
Les conditions générales de vente de l’auto-entrepreneur
- Vous pouvez indiquer vos conditions générales de vente sur votre facture.
- Les conditions générales de vente sont obligatoires pour certaines activités telles que la prestation de service et la vente de produits.
- Elles constituent un cadre supplémentaire en cas de litige entre votre client et votre micro-entreprise.
Auto-entrepreneur : quand transmettre ma facture à mon client ?
- Vous devez transmettre votre facture dès la réalisation de la livraison ou dès le début de la prestation de service.
- Si vous effectuez une prestation continue pour le même client, vous pouvez établir une facturation périodique, par exemple à chaque fin du mois.
Pour simplifier votre gestion, n’hésitez pas à utiliser notre service complet de facturation dédié aux micro-entreprises.
Si vous avez des questions ou des doutes concernant votre facturation, vous pouvez contacter notre équipe de professionnels.
