Que ce soit pour des candidatures à des postes ou pour des contrats entre entreprises, nous utilisons quotidiennement notre messagerie électronique pour envoyer et recevoir des documents confidentiels. Cependant, comme toute technologie, les messageries peuvent présenter certaines vulnérabilités. Il est donc essentiel de s’assurer que nos messages sont authentiques et qu’ils ne sont pas une potentielle attaque de phishing ou de ransomware. De même, quand nous envoyons des messages, surtout s’ils contiennent des informations sensibles, il est important de s’assurer qu’ils ne peuvent pas être analysés ou partagés sans notre autorisation.
Heureusement, il existe des moyens simples d’envoyer et de recevoir des documents de manière sécurisée en utilisant une messagerie privée. Cet article passe en revue les types de documents que vous pouvez envoyer en toute sécurité par e-mail et la manière dont vous pouvez mieux protéger les fichiers dans votre boîte mail.
Quels types de documents peut-on envoyer par e-mail ?
Quelle que soit la messagerie que vous utilisez, vous pouvez normalement envoyer des messages avec des documents et des fichiers en pièces jointes. Vous pouvez envoyer n’importe quel fichier par e-mail, du moment qu’il ne dépasse pas la taille maximale définie par votre fournisseur de messagerie. Voici quelques-uns des types de fichiers les plus courants :
- Fichiers textes (.doc, .docx, .txt)
- Documents PDF (.pdf)
- Présentations (.ppt, .pptx)
- Feuilles de calcul (.xls, .xlsx)
- Images (.jpeg, .png, .gif)
- Fichiers audio (.mp3, .m4a)
- Fichiers vidéo (.mp4, .mov, .avi)
- eBooks/Livres électroniques (.mobi, .epub)
Certains documents peuvent contenir des informations confidentielles vous concernant, comme votre adresse ou des détails sur votre compte bancaire. De plus, la plupart des documents numériques contiennent des métadonnées, c’est-à-dire des informations sur le fichier lui-même, telles que la date et le lieu de sa création ou le type d’appareil utilisé. Par exemple, si vous joignez une image à un message, votre fournisseur de messagerie peut facilement savoir où et quand la photo a été prise.
En utilisant le contenu de votre boîte mail, votre fournisseur de messagerie peut suivre vos habitudes en ligne et même hors ligne, ce qui permet de dresser un profil intime de votre vie. Ces données peuvent ensuite être vendues à des tiers ou utilisées pour vous cibler avec des publicités. Il est donc essentiel de s’assurer que personne d’autre que vous et vos destinataires n’a accès à vos documents.
Envoyer des documents par e-mail de manière sécurisée
Le moyen le plus sécurisé de transmettre un document à quelqu’un est de le remettre en mains propres. Cependant, cette solution est rarement envisageable, il est donc beaucoup plus pratique d’envoyer des documents sous forme numérique. Voici quatre étapes pour protéger l’intégrité de vos fichiers lorsque vous les envoyez ou les recevez par e-mail.
Étape 1 : adopter une bonne hygiène numérique
La première chose à faire pour protéger les fichiers confidentiels dans votre boîte mail est d’adopter une bonne hygiène numérique. Une des méthodes les plus simples consiste à utiliser un mot de passe ou une phrase secrète complexe et unique pour protéger votre compte. Si vous avez du mal à trouver un mot de passe complexe, vous pouvez utiliser un gestionnaire de mots de passe. Un gestionnaire de mots de passe génère et mémorise des identifiants de connexion associés à des comptes en ligne, y compris des comptes de messagerie.
Étape 2 : protéger ses fichiers à l’aide d’un solide mot de passe
Selon le type de fichier que vous envoyez, vous pourrez peut-être le sécuriser avec un mot de passe. Des logiciels comme Microsoft Office et Adobe Acrobat vous permettent de protéger par mot de passe certains documents et fichiers PDF avant de les envoyer.
Pour protéger un document Microsoft Word avec un mot de passe :
- Ouvrez le document que vous voulez protéger.
- Sélectionnez Fichier → Informations → Protéger le document → Chiffrer avec un mot de passe.
- Saisissez un mot de passe, puis saisissez-le à nouveau pour le confirmer.
- Enregistrez le fichier pour que le mot de passe soit appliqué.
Pour protéger un document PDF avec un mot de passe :
- Ouvrez le PDF que vous voulez protéger avec un mot de passe dans Adobe Acrobat.
- Sélectionnez Outils → Protéger.
- Vous pouvez alors choisir d’empêcher la modification du fichier à l’aide d’un mot de passe ou chiffrer tout le fichier avec un certificat ou un mot de passe.
- Cliquez sur OK et sélectionnez Enregistrer.
Pour protéger une présentation avec un mot de passe dans Microsoft PowerPoint :
- Ouvrez la présentation.
- Sélectionnez Fichier → Informations → Protéger la présentation → Chiffrer avec mot de passe.
- Saisissez le mot de passe, cliquez sur OK, puis enregistrez le fichier.
Une fois le fichier protégé par un mot de passe, vous pouvez l’envoyer en toute sécurité à vos destinataires sous forme de pièce jointe à votre message. Notez que cette méthode peut ne pas fonctionner si votre destinataire n’a pas le même logiciel que vous. Dans ce cas, vous devrez envoyer votre document sous forme de pièce jointe chiffrée.
Étape 3 : envoyer ses fichiers sous forme de pièces jointes chiffrées
Lorsque vous chiffrez une pièce jointe, personne d’autre que votre destinataire ne peut accéder à ce fichier. En revanche, lorsque vous joignez simplement un fichier sans autre démarche particulière, la pièce jointe n’est protégée que par un chiffrement simple, tel que le TLS. Le TLS sécurise un message pendant qu’il passe d’un fournisseur de messagerie à un autre, mais un tiers pourrait encore accéder à votre pièce jointe une fois qu’elle est arrivée dans la boîte mail de votre destinataire.
De plus, une connexion TLS sécurisée nécessite que vous et votre destinataire utilisiez des fournisseurs de messagerie qui prennent en charge le TLS. Si le fournisseur de messagerie de votre destinataire ne prend pas en charge le TLS, des personnes malveillantes pourraient lire votre message et accéder à votre pièce jointe pendant la transmission du message.
Pour envoyer des documents par e-mail de manière sécurisée, il est donc essentiel de choisir un fournisseur de messagerie sécurisé qui utilise un chiffrement de haut niveau. Proton Mail est un excellent choix, car il protège tous vos messages et pièces jointes avec un chiffrement de bout en bout et un chiffrement zéro accès, de manière automatique. Le chiffrement se fait discrètement en arrière-plan, vous permettant de protéger automatiquement vos messages et vos fichiers, sans même y penser.
Si vous envoyez un message depuis votre boîte mail Proton Mail à un destinataire qui n’utilise pas Proton Mail, vous pouvez toujours chiffrer votre message et la pièce jointe avec la fonctionnalité Message protégé par mot de passe. Avec cette fonctionnalité, votre destinataire devra entrer un mot de passe que vous aurez défini pour ouvrir le message. Vous pouvez également définir un délai d’expiration pour que le message et ses pièces jointes soient automatiquement supprimés à une certaine date.
Étape 4 : utiliser une solution de stockage cloud chiffrée
Si vous souhaitez envoyer un document dont la taille dépasse la limite autorisée par votre fournisseur de messagerie, vous pouvez utiliser une solution de stockage cloud chiffrée. Pour envoyer le document à votre destinataire, il vous suffit d’importer le fichier dans votre espace cloud et de copier-coller le lien de téléchargement dans votre message.
Il existe de nombreuses solutions de stockage cloud sur le marché, mais elles ne fonctionnent pas toutes de la même manière. Certaines solutions de partage de fichiers, comme Dropbox, n’utilisent pas le chiffrement de bout en bout pour protéger vos fichiers. En 2016, Dropbox a révélé avoir été piraté, entraînant une importante fuite de données : les identifiants et mots de passe de plus de 68 millions d’utilisateurs étaient accessibles sur internet. De plus, Dropbox conserve les clés de chiffrement de vos fichiers, ce qui signifie que l’entreprise peut déchiffrer et lire vos documents confidentiels.
La meilleure solution pour envoyer vos documents en toute sécurité est d’utiliser Proton Drive. Avec Proton Drive, tous les fichiers que vous importez sont chiffrés sur votre appareil avant d’être stockés sur les serveurs. De plus, toutes les métadonnées des fichiers sont chiffrées, y compris leur nom, leur extension, et leur miniature. Personne d’autre que vous et les personnes à qui vous envoyez un lien de partage de fichier sécurisé ne peut accéder à vos fichiers.
Pour partager un fichier en toute sécurité, il vous suffit de vous connecter à Proton Drive, d’importer le fichier et de créer un lien sécurisé. Votre destinataire pourra alors télécharger le fichier ou le dossier. Le fichier que vous avez partagé reste chiffré jusqu’à son arrivée sur l’appareil de votre destinataire. Vous pouvez également ajouter un mot de passe pour protéger votre document ou définir un délai d’expiration, vous permettant ainsi de garder un contrôle total sur l’accès à votre document.
Chez Proton, la sécurité de vos données est notre priorité absolue. C’est pourquoi nous avons développé des services respectueux de la vie privée, tels que Proton Mail et Proton Drive, qui vous permettent d’envoyer des fichiers en toute sécurité sur internet. Si vous souhaitez soutenir notre mission de créer un meilleur internet, vous pouvez choisir un abonnement payant.
—Traduit et adapté par Elodie Mévil-Blanche.
