Saviez-vous qu’environ 40% des employés reçoivent jusqu’à 100 e-mails chaque jour ? Face à ce chiffre impressionnant, il est crucial de savoir comment envoyer un e-mail – confidentiel ou non – de manière à encourager vos destinataires à le lire. À l’ère de la rapidité, il est essentiel de choisir un objet percutant et de mettre en avant les informations essentielles afin de maintenir l’intérêt de vos lecteurs dès les premières lignes. Il est également important de savoir comment ajouter des pièces jointes et de gérer sa messagerie en ligne ainsi que ses différents paramètres. En lisant cet article, vous allez tout savoir sur l’e-mail et sur les rouages de votre boîte de réception.
Créer et envoyer un e-mail
Avant d’envoyer un e-mail à quelqu’un, vous devez tout d’abord créer une adresse e-mail. Pour augmenter les chances que vos destinataires lisent votre courrier, suivez ces étapes pour créer un bon e-mail :
- L’objet : évitez les formules type “urgent” qui sont devenues si courantes qu’elles n’ont plus aucun effet sur les gens. Choisissez plutôt un titre qui annonce clairement le contenu réel de votre e-mail.
- Les destinataires : choisissez uniquement les personnes concernées par les informations que vous transmettez. N’oubliez pas que vous pouvez mettre certaines personnes en copie (CC) pour les désigner comme destinataires secondaires, tandis que les personnes en copie cachée (CCI) seront invisibles pour tous les autres destinataires.
- Placement des informations importantes : gardez à l’esprit que vos destinataires peuvent avoir une boîte de réception très chargée. Soyez précis, clair et mettez en avant les informations les plus importantes en premier.
- Formules de politesse : un simple “bonjour” suivi d’un “cordialement” ou “bien à vous” est essentiel pour assurer la courtoisie de votre e-mail.
- Relecture : l’inattention et l’autocorrection automatique peuvent vous causer des problèmes. N’hésitez pas à vous relire et à corriger les erreurs pour respecter vos destinataires.
Si vous maîtrisez ce processus, vous pourrez créer d’excellents e-mails. Mais pour devenir un expert en gestion des e-mails, vous devez également savoir comment envoyer des pièces jointes ou des messages confidentiels, ainsi que comment annuler l’envoi d’un e-mail. De plus, il est important de savoir comment répondre efficacement aux autres expéditeurs et de supprimer les e-mails qui encombrent votre boîte de réception. Enfin, vous devez bien gérer vos listes de distribution et les autres outils de votre messagerie.
Répondre à un e-mail
Plutôt que de commencer un “nouveau message” à partir d’une page vierge, il est beaucoup plus facile et pratique de cliquer sur l’icône “répondre”. Cela placera directement la personne avec qui vous échangez dans la case “destinataire” et vous garderez ainsi une trace de l’ensemble de votre conversation. Avant tout, il est important de vérifier à qui le message initial a été envoyé. Si les destinataires sont nombreux, vous aurez le choix entre n’envoyer votre courrier qu’à l’expéditeur ou à tous les destinataires.
Supprimer un e-mail
Vous pouvez décider de supprimer un ou plusieurs e-mails à la fois. Pour alléger votre boîte de réception, il vous suffit de :
- Cocher la ou les cases devant les messages qui vous dérangent ou qui n’ont plus d’intérêt.
- Les déplacer dans le dossier “Corbeille” en cliquant sur son icône. Notez que selon l’outil que vous utilisez, les éléments sélectionnés peuvent rester dans ce dossier pendant un certain nombre de jours ou indéfiniment.
- Si vous souhaitez les effacer définitivement, cliquez sur l’onglet “Supprimer définitivement” que vous trouverez dans ce dossier.
Envoyer un e-mail avec une pièce jointe
Pour envoyer un e-mail avec une pièce jointe, procédez de la même manière que décrit précédemment pour créer votre courrier. Ensuite, cliquez sur l’icône “Pièce jointe”, généralement représentée par un trombone. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez envoyer à partir de votre ordinateur. Les services de messagerie acceptent généralement tous les types de fichiers, tels que des documents PDF, Word ou PowerPoint, des photos, des vidéos, etc. Notez que le nombre d’éléments à intégrer n’est généralement pas limité, mais la taille de chaque pièce jointe ne doit pas dépasser 20 à 25 Mo en général.
Envoyer des messages en mode confidentiel
Outlook et Gmail proposent tous deux des options permettant d’envoyer des e-mails confidentiels en plus des e-mails normaux. Pour Outlook, vous devez cliquer sur l’icône “propriétés” lorsque vous rédigez un message, puis choisir l’option “Confidentiel” et fermer l’onglet. Pour Gmail, vous devez sélectionner l’onglet affichant un cadenas et une petite horloge en bas de la fenêtre de rédaction de l’e-mail, choisir la durée d’expiration du message et, en option, ajouter un code SMS. Ces types de messages protègent vos données ainsi que vos informations personnelles ou professionnelles, et empêchent vos destinataires de transférer ou de copier le contenu que vous leur envoyez.
Les listes de distribution
Pour créer une liste de diffusion, suivez ces étapes :
- Accédez à la partie “répertoire de contacts” de votre messagerie en ligne.
- Cliquez sur “Liste de contacts” ou “Liste de distribution”.
- Nommez la liste et ajoutez une description.
- Ajoutez les adresses e-mail que vous souhaitez inclure dans la liste.
- Enregistrez l’opération et fermez la fenêtre.
Cette procédure vous permettra de mieux vous organiser. Par exemple, si vous envoyez régulièrement des courriers électroniques à différents groupes de collaborateurs, il vous suffira de mettre le nom de leurs listes au lieu d’ajouter chaque adresse individuellement, ce qui risquerait d’en oublier certaines.
Annuler l’envoi d’un e-mail
Il arrive parfois que vous regrettiez d’avoir envoyé un e-mail pour diverses raisons. Heureusement, certains services de messagerie en ligne vous permettent de rattraper cette erreur, mais sous certaines conditions. Il vous suffit d’aller dans la boîte d’envoi, de sélectionner le message et de cliquer sur “Annuler l’envoi”. Cependant, vous devrez agir rapidement. Selon les paramètres que vous avez choisis, vous aurez entre 5 et 30 secondes pour annuler l’envoi sur Gmail. Sur Hotmail, vous devrez cliquer sur “Rappeler le message” dans un délai de 10 secondes et le destinataire ne doit pas encore avoir consulté le message.
Gérer sa messagerie : Corbeille, Spam, Envoyé et Brouillons
Nous avons déjà expliqué l’utilisation de différentes fonctionnalités de votre messagerie en ligne. Découvrez maintenant d’autres outils qui pourraient améliorer votre utilisation de votre messagerie.
Les Brouillons
Les brouillons sont automatiquement enregistrés lorsque vous ne parvenez pas à envoyer un message. Ils vous aident au quotidien si vous savez les gérer correctement. En effet, ils peuvent servir de modèles pour de nombreux e-mails. Assurez-vous cependant de ne pas oublier de supprimer les messages inutiles.
L’onglet “Envoyés”
Cet onglet vous permet de vérifier si votre message a bien été distribué. Vous pouvez également utiliser les e-mails qui y figurent pour les envoyer à d’autres personnes. De plus, vous pouvez supprimer ou marquer certains messages comme importants.
Les Spams
Les spams sont des courriers indésirables qui peuvent même être de nature cybercriminelle. Ils sont généralement filtrés par les services de messagerie que vous utilisez. Nous vous recommandons de ne jamais y répondre, mais de vérifier régulièrement votre dossier de spams au cas où des e-mails importants auraient été mal classés.
Notez également que si vous ne souhaitez plus recevoir de courrier électronique d’un commerce en ligne ou de tout autre expéditeur, vous pouvez le signaler comme indésirable pour qu’il n’apparaisse plus dans votre boîte de réception.
La corbeille
Nous avons déjà mentionné le dossier Corbeille, mais nous pouvons ajouter un conseil supplémentaire. Nous vous recommandons de vider régulièrement votre corbeille pour ne pas encombrer votre messagerie et votre espace de stockage.
Conclusion
Maintenant que vous êtes un expert de la gestion de votre messagerie en ligne, nous pouvons vous donner un dernier conseil qui pourrait vous être utile un jour : comment supprimer votre adresse e-mail. Bien que la procédure soit simple et qu’il suffise de se rendre dans les paramètres de votre compte pour y parvenir, il est important de prendre certaines précautions. Nous vous recommandons vivement de vérifier si vous avez des e-mails importants. Si c’est le cas, envoyez-les vers votre nouvelle adresse e-mail et redirigez également les nouveaux e-mails vers cette dernière. Enfin, informez vos contacts de ce changement.
