Vous voulez apprendre à envoyer un rapport, un document ou un portfolio par courrier électronique ? Ne cherchez plus, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, je vais vous expliquer étape par étape comment procéder.
Envoyer un rapport ou un document par courrier électronique
Voici comment envoyer facilement un rapport ou un document par courrier électronique :
- Cliquez sur le nom du rapport ou du document que vous souhaitez envoyer.
- Pour ouvrir la boîte de dialogue “Envoyer maintenant”, suivez les instructions suivantes :
- Pour un document : Cliquez sur l’icône de menu à droite, puis sélectionnez “Envoyer maintenant”.
- Pour un rapport : Dans le menu “Page d’accueil”, sélectionnez “Envoyer maintenant”.
- Cliquez sur “À” pour trouver l’adresse e-mail du destinataire. Le Navigateur des destinataires s’ouvrira.
- Choisissez une adresse dans la liste déroulante “Disponible”. Si vous ne voyez pas l’adresse de messagerie correcte, entrez l’adresse et l’adresse physique dans les champs correspondants, puis cliquez sur “Ajouter aux destinataires” pour ajouter une nouvelle adresse.
- Cliquez sur “OK” pour revenir à la boîte de dialogue “Envoyer maintenant”.
- Dans la liste déroulante “Envoyer”, choisissez sous quelle forme vous souhaitez envoyer le rapport ou le document :
- “Données dans l’e-mail” : Le rapport ou le document s’affiche dans l’e-mail.
- “Données dans l’e-mail et vers l’historique” : Le rapport ou le document s’affiche dans l’e-mail et est également envoyé à l’historique.
- “Données et lien vers l’historique dans l’e-mail” : Le rapport ou le document s’affiche dans l’e-mail, avec un lien menant à l’emplacement de l’historique.
- “Liens vers l’historique dans l’e-mail” : Un lien menant à l’emplacement de l’historique est inclus dans l’e-mail.
Les options disponibles peuvent varier en fonction de vos privilèges. Pour plus d’informations, consultez les conditions préalables.
- Dans la liste déroulante “Format de livraison”, sélectionnez le format dans lequel vous souhaitez envoyer le rapport ou le document : HTML, Excel ou PDF. Si vous choisissez Excel ou PDF, le rapport ou le document sera inclus en pièce jointe dans l’e-mail. Si vous choisissez un autre format que HTML, vous pouvez compresser la taille de la pièce jointe en cochant la case “Compresser le contenu”.
- Vous pouvez également spécifier le caractère de séparation des valeurs dans le rapport ou le document. Dans la liste déroulante “Délimiteur”, sélectionnez une option ou spécifiez un délimiteur personnalisé.
- Si vous souhaitez imprimer tous les objets de la liste déroulante “Saut de page” lorsque le rapport ou le document est envoyé par courrier électronique, activez la case à cocher “Développer les champs de saut de page”.
- Vous pouvez également éclater un rapport ou un document en plusieurs fichiers, en fonction des attributs utilisés pour le groupement. Suivez les étapes indiquées pour effectuer cette opération.
- Sur la ligne “Objet”, tapez une description du rapport ou du document envoyé par e-mail.
- Si vous souhaitez inclure un message dans le corps de l’e-mail, tapez-le dans le champ “Message”.
- Si vous souhaitez inclure le rapport ou le document dans un fichier zip protégé par mot de passe, développez les “Options avancées” et suivez les instructions pour le faire.
- Par défaut, si vous avez sélectionné un groupe de contacts en tant que destinataire du rapport ou du document, MicroStrategy utilisera le filtre de sécurité du groupe de contacts dans son ensemble. Si vous souhaitez utiliser des filtres de sécurité séparés pour chaque membre du groupe de contacts, activez la case à cocher correspondante.
- Enfin, cliquez sur “OK”. Le rapport ou le document sera envoyé à l’adresse e-mail que vous avez sélectionnée.
Envoyer un rapport, un document ou un portfolio par e-mail depuis son dossier
Si vous souhaitez envoyer un rapport, un document ou un portfolio par e-mail directement depuis son dossier, suivez ces étapes simples :
- Vue grandes icônes : Cliquez sur le lien “Envoyer maintenant” en-dessous de l’icône du rapport, du document ou du portfolio.
- Vue de la liste : Cliquez sur l’icône “Envoyer maintenant” dans la colonne “Actions”.
Voilà, vous savez maintenant comment envoyer un rapport, un document ou un portfolio par courrier électronique. C’est simple et pratique ! Alors n’hésitez pas à utiliser cette méthode pour partager vos fichiers importants avec vos collègues ou vos clients.
