Les tâches effectuées quotidiennement pendant le travail ou dans notre vie personnelle sont souvent hiérarchisées en fonction des besoins des autres, des échéances et des urgences. Cependant, il est essentiel de définir les priorités en fonction de nos intentions et de nos objectifs futurs afin de garantir que chaque tâche apporte de la valeur et d’éviter l’encombrement de notre liste de choses à faire par des tâches sans importance.
Sept stratégies pour établir l’ordre de priorité de vos tâches au travail
Dresser une liste de toutes les tâches à effectuer
Pour établir efficacement des priorités, il est important de comprendre l’ensemble des tâches à réaliser. Il est donc recommandé de tout écrire, même les tâches les plus banales, afin de ne rien oublier. Il est également préférable d’inclure à la fois les tâches personnelles et professionnelles dans la même liste.Identifier ce qui est important : comprendre vos véritables objectifs
Afin de réussir à atteindre vos objectifs à long terme, il est essentiel de comprendre votre véritable objectif. Il peut être utile de diviser ces grands objectifs en objectifs plus petits avec des échéances précises. Cette vision d’ensemble vous permettra d’établir efficacement les priorités en gardant votre objectif final en tête.Surligner les tâches urgentes
Il est important de connaître toutes les échéances de vos tâches afin de déterminer celles qui doivent être accomplies rapidement. Fixez-vous des échéances même si elles ne sont pas officiellement requises, cela vous aidera à éviter la procrastination.Établir l’ordre de priorité en fonction de l’importance et de l’urgence
Selon l’homme d’affaires Stephen Covey, il est recommandé de classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence :
- Urgentes et importantes : Ces tâches doivent être effectuées en premier.
- Importantes, mais non urgentes : Réservez du temps dans votre emploi du temps pour ces tâches.
- Urgentes, mais non importantes : Déléguez ces tâches.
- Ni urgentes ni importantes : Retirez-les de votre liste de tâches.
Éviter les priorités concurrentes
Lorsque les tâches deviennent plus difficiles, il est préférable de se concentrer sur une seule tâche à la fois. Évitez les distractions et les tâches concurrentes afin de maintenir une concentration optimale.Tenir compte de l’effort requis
Évaluez les tâches en fonction de l’effort nécessaire pour les accomplir. Si votre liste de tâches devient trop lourde, accordez la priorité aux tâches qui demandent un minimum de temps et d’efforts, cela vous permettra de passer rapidement aux tâches suivantes.Réviser constamment la liste et être réaliste
Il est important de revoir régulièrement votre liste de tâches et vos priorités afin de rester concentré et de reprendre le contrôle. Il est également essentiel d’être réaliste dans vos attentes et de ne pas vous surcharger de travail.
Quelques conseils pour une hiérarchisation efficace des priorités
Pour vous aider à établir vos priorités en fonction de vos intentions, voici un résumé des stratégies clés:
- Écrivez tout : Consignez toutes les tâches au même endroit, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.
- Évaluez les objectifs à long terme : Pensez à vos objectifs et décomposez-les en objectifs annuels, mensuels et hebdomadaires.
- Fixez-vous des échéances précises : Assurez-vous de voir toutes vos échéances et imposez-vous des dates limites.
- Utilisez la méthode de l’urgence plutôt que celle de l’importance : Accordez la priorité aux tâches urgentes et importantes.
- Créez une liste quotidienne de tâches MIT : Notez trois tâches importantes liées à vos objectifs futurs.
- Évitez les distractions : Évitez intentionnellement les tâches concurrentes, surtout lorsque les tâches deviennent plus exigeantes.
- Tenez compte de l’effort requis : Établissez des priorités en fonction de l’effort à fournir et accomplissez les tâches les plus simples et les plus faciles en premier.
Répartissez votre temps de manière appropriée et soyez réaliste dans vos attentes. Vous ne pouvez pas tout réaliser en une journée, il est donc important de se concentrer sur les tâches importantes qui vous feront avancer dans la bonne direction. L’objectif est de terminer une tâche qui constitue un véritable progrès et d’oublier le reste qui ne vous mènera nulle part.
Par Caitlin Bishop, rédactrice pour l’agence Ideas by We de WeWork à New York.
