Outil indispensable pour gérer votre entreprise, le budget de trésorerie vous permet de prévoir et visualiser vos flux monétaires à venir. C’est la clé pour éviter les problèmes de liquidité et gérer votre société avec sérénité.
Même si son importance est indéniable, établir et mettre à jour ce tableau est un exercice difficile pour tout dirigeant. Il faut prendre en compte les délais de paiement de vos clients, les délais négociés avec vos fournisseurs, la régularité des charges fixes, la saisonnalité de l’activité et anticiper les paiements de TVA en fonction du régime de déclaration. Prendre tous ces paramètres en compte demande du temps et de la concentration pour éviter les erreurs.
Dans ce guide, nous allons vous expliquer étape par étape comment construire votre budget de trésorerie. Que vous construisiez vos prévisions à partir d’un compte de résultat prévisionnel ou non, vous deviendrez un expert en gestion de trésorerie.
Qu’est-ce qu’un budget de trésorerie ?
Un budget de trésorerie est un tableau financier qui regroupe mensuellement tous les encaissements et décaissements prévisionnels de l’entreprise sur une période définie, généralement sur 12 mois.
Il se compose de 3 parties principales :
- Les encaissements (toutes les rentrées d’argent)
- Les décaissements (toutes les sorties d’argent)
- Les soldes de trésorerie (début de mois, variations, fin de mois)
Comment établir un budget de trésorerie ?
Le moyen le plus simple et économique d’établir un budget de trésorerie est d’utiliser un tableur comme Excel. Cependant, si vous souhaitez gagner du temps et automatiser la gestion quotidienne, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de trésorerie.
Pour créer votre tableau de trésorerie, vous devez être précis et rigoureux, en suivant plusieurs étapes. La construction du tableau en elle-même n’est pas compliquée, mais la moindre erreur de saisie ou d’oubli pourrait fausser complètement vos chiffres. Soyez donc concentré et choisissez un endroit calme pour travailler.
Budget des encaissements
La première étape consiste à répertorier tous les flux bancaires entrants à venir. Il s’agit de toutes les recettes prévisionnelles de l’entreprise. Pour gagner du temps et éviter les oublis, vous pouvez vous baser sur votre compte de résultat ou utiliser un système de catégorisation simple. Vous pourrez compléter votre budget au fur et à mesure, mais essayez d’être le plus exhaustif possible dès le départ.
Le budget des encaissements est souvent basé sur le budget des ventes de votre compte de résultat prévisionnel. Il prend en compte le délai entre l’émission de la facture et la date de paiement, ainsi que le taux de TVA applicable. Vous devez donc reporter dans votre tableau de trésorerie le montant en €TTC à la date réelle d’encaissement.
Voici quelques exemples d’encaissements à prévoir :
- Ventes clients : par typologie, par secteur, par zones
- Financements : apport personnel, prêt bancaire, subventions, levée de fonds
- Remboursements : crédit de TVA, primes à l’embauche URSSAF, concours
Budget des décaissements
Ensuite, vous devez lister toutes les dépenses prévisionnelles de l’entreprise. Regroupez toutes vos charges par catégorie. N’hésitez pas à vous référer au compte de résultat prévisionnel établi par votre comptable afin d’être le plus précis possible. Vous pouvez également créer des sous-catégories pour plus de précision.
Dans la plupart des cas, le budget des décaissements est basé sur le budget des achats et des autres charges. Vous devez prendre en compte les délais de paiement négociés avec vos fournisseurs ainsi que les taux de TVA en vigueur pour reporter les décaissements en €TTC au mois où la dépense aura réellement lieu. Le budget de TVA est également pris en compte dans votre budget des décaissements pour anticiper la TVA à décaisser en fonction de votre régime de déclaration.
Voici un exemple de liste de décaissements pour vous guider :
Charges fixes :
- Loyer
- Entretien des locaux
- Assurances (civile, véhicules)
- Abonnements logiciels, internet, téléphone
- Remboursement d’emprunt
- Frais bancaires
- Frais marketing récurrents (publicité payante)
- Salaires nets
- Gratification de stage
- URSSAF et RSI (charges sociales et patronales)
- Prévoyance, mutuelle et retraite
- Tickets restaurant
- Impôts et taxes (CFE, IS)
Charges variables :
- Factures fournisseurs (achats de matières premières)
- Honoraires (avocat, expert-comptable)
- Prestataires ponctuels (freelance)
- Frais de déplacement
- Notes de frais
- Geste commercial
- Fournitures de bureau
À cette étape, vous devriez obtenir un tableau de trésorerie mensuel ressemblant à ceci :
Prendre en compte les délais de paiement
Maintenant que votre tableau est prêt, vous pouvez le remplir. Comme expliqué précédemment, les montants doivent être inscrits en €TTC et reportés au mois où le flux monétaire sera encaissé ou décaissé.
Transcrire les délais de règlement dans votre budget de trésorerie peut être un exercice complexe. Pour éviter les erreurs et vous faciliter la tâche, vous pouvez créer des règles dans votre tableur indiquant, pour chaque catégorie :
- Le taux de TVA applicable
- Le délai de paiement
- Le fait générateur de TVA
Le fait générateur de TVA permet simplement de provisionner la TVA collectée ou déductible au bon moment, conformément à la loi : soit lors de l’opération bancaire réelle, soit au moment de l’émission de la facture. Cela dépend de la nature de la prestation.
Grâce à ces règles prédéfinies, le calcul sera automatiquement effectué dans votre budget de trésorerie. En entrant un montant en €HT dans votre budget des ventes (compte de résultat prévisionnel) pour un mois donné, vous retrouverez le flux de trésorerie correspondant le mois prévu avec le montant en €TTC.
Vos clients ne vous paient pas tous selon le même délai. De même, vos fournisseurs ont probablement des délais de paiement différents. Pour une catégorie donnée, vous devez certainement répartir les paiements selon plusieurs échéances. Par exemple, dans la catégorie “achats de matières premières”, vous pouvez indiquer que 60% du montant des achats est payé à 30 jours fin de mois, 30% à 60 jours fin de mois et 10% à 90 jours.
Pour définir précisément les règles de paiement, vous pouvez reprendre votre historique et analyser le délai moyen de paiement pour chaque client et fournisseur. Vous pourrez ainsi obtenir une répartition plus précise.
Prendre en compte la fréquence de vos charges fixes
Le traitement des dépenses fixes est assez simple et facile à reporter dans votre budget de trésorerie. Vous devez connaître :
- Le montant de la charge (€TTC, €HT, % de TVA)
- La fréquence de dépense (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle)
- La date de début (immédiate ou à partir d’un mois donné)
- La durée ou la date de fin éventuelle
- La catégorie correspondante
- Le jour précis de dépense (optionnel)
Grâce à ces paramètres, vous pourrez automatiquement remplir les décaissements correspondants dans votre budget de trésorerie. Par exemple, si vous indiquez que vous payez un loyer de 2200€ par mois avec une date de fin prévue en juin, puis que vous paierez un loyer trimestriel de 5600€ après un déménagement, voici comment cela se traduira dans votre tableau de trésorerie.
Comment imputer la TVA à décaisser dans votre budget de trésorerie ?
La TVA est souvent un sujet qui pose problème aux dirigeants d’entreprise. Il est important de la suivre de près pour éviter de se retrouver dans le rouge. En effet, un décaissement important de TVA peut affecter sérieusement vos liquidités et perturber votre budget de trésorerie.
Voici un rappel sur le fonctionnement de la TVA :
- Lorsque vous payez une facture fournisseur, vous réglez le montant €HT plus une part de TVA, ce qui correspond au montant TTC. Dans ce cas, la part de TVA est appelée TVA déductible.
- À l’inverse, lorsque vous recevez un paiement de la part d’un client, vous percevez le montant €HT de votre facture plus une part de TVA. Dans ce cas, la part de TVA est appelée TVA collectée.
- Sur une période donnée, votre solde de TVA est égal à la TVA collectée moins la TVA déductible.
Si votre solde de TVA est positif, vous devez cet argent à l’État. Vous avez donc un décaissement équivalent à votre solde de TVA. Si ce montant est important, cela peut avoir un impact significatif sur votre trésorerie, il est donc important de le prévoir dans votre budget.
Cependant, avec les différents taux de TVA en fonction du type de prestation achetée ou vendue, le fait générateur de TVA qui peut varier et les régimes de déclaration spécifiques à chaque entreprise (mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel), il est facile de s’y perdre lorsqu’il s’agit de prévoir avec précision le budget de TVA.
Grâce aux paramètres définis sur les catégories (délai de paiement, taux de TVA, fait générateur de TVA) et à votre connaissance du régime de déclaration, vous pouvez automatiser vos prévisions de TVA à décaisser. Le montant sera ainsi automatiquement imputé au bon mois dans votre budget de trésorerie. Finies les prises de tête !
Calculer votre solde de trésorerie nette
Nous avons donc vu comment remplir les encaissements et les décaissements. Vous devez maintenant créer la dernière partie de votre budget : le solde de trésorerie nette.
À partir des entrées et des sorties d’argent, vous pouvez calculer l’évolution prévisionnelle de votre trésorerie mois par mois :
Solde de trésorerie fin de mois = Solde de trésorerie début de mois + encaissements – décaissements
Cet indicateur est le plus important de votre tableau, car il vous donne une idée précise de votre santé financière. Si le solde reste positif, alors il n’y a pas de problème, vous pouvez financer votre entreprise et payer vos charges. En revanche, si vous constatez que votre solde devient négatif, cela signifie que vous ne pourrez pas honorer tous vos engagements (salaires, fournisseurs, charges fixes, etc.).
Si vous préférez avoir une vision graphique de l’évolution de votre trésorerie, votre tableau peut également afficher une courbe de trésorerie mensuelle. Vous pourrez ainsi visualiser plus facilement l’évolution de votre trésorerie dans le temps.
Votre tableau de trésorerie est maintenant configuré et automatisé dans sa construction. Il vous guidera dans la gestion de votre entreprise et vous permettra d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie. Vous pouvez même simuler des hypothèses dans votre tableau, évaluer leur impact sur votre trésorerie et prendre des décisions basées sur des données fiables et chiffrées.
Créer un budget de trésorerie à partir du compte de résultat prévisionnel
Le budget de trésorerie est souvent établi à partir du compte de résultat prévisionnel, également appelé P&L (Profit and Loss). Tout comme le budget de trésorerie, le P&L est un tableau financier qui regroupe d’un côté le chiffre d’affaires prévisionnel et les différents produits de l’entreprise, et de l’autre les charges prévisionnelles.
En soustrayant les charges des produits, vous pouvez déduire le résultat net prévisionnel de l’entreprise sur un exercice donné. Ce résultat se décompose en trois éléments : le résultat d’exploitation, le résultat financier et le résultat exceptionnel. Le total constitue le résultat avant impôt.
Le compte de résultat indique les montants hors taxes (€ HT) à la date de facturation. Cela signifie que ni la TVA ni les délais de paiement ne sont pris en compte. Ce tableau seul ne peut donc pas être utilisé pour piloter votre entreprise. Vous n’avez aucune visibilité sur les flux de trésorerie qui en découlent. Il est important de rappeler qu’une entreprise peut réaliser une marge et ne pas être pour autant financièrement solide.
Par exemple, si vous facturez 200 000€ à vos clients avec un délai de paiement de 60 jours, et que vos dépenses associées s’élèvent à 120 000€ avec un délai de paiement comptant, vous subirez un trou de trésorerie de 120 000€ pendant 2 mois, le temps d’être payé. Si vous n’avez pas les liquidités sur votre compte bancaire à ce moment-là, cela peut poser problème.
Pour créer votre budget de trésorerie à partir du compte de résultat prévisionnel, vous devez lier les deux tableaux. En général, les catégories sont les mêmes pour faciliter la conversion. Sinon, vous pouvez créer une table de correspondance pour faire correspondre les catégories du P&L à celles de votre budget de trésorerie.
Grâce aux paramètres définis sur les catégories dans les sections précédentes (délai de paiement, taux de TVA, fait générateur de TVA), vous pouvez automatiquement convertir votre compte de résultat en budget de trésorerie.
Le budget des ventes est traduit en encaissements prévisionnels, en tenant compte des délais de paiement que vous avez paramétrés.
De même, le budget des achats et des autres charges est converti en décaissements prévisionnels aux moments appropriés, avec les montants en €TTC. Le calcul de la TVA collectée et déductible est automatisé, et les soldes de TVA à payer sont enregistrés dans votre tableau en fonction de la fréquence que vous avez définie.
En un clic, vous pouvez convertir vos budgets prévisionnels en flux monétaires pour créer votre plan de trésorerie prévisionnelle. Vous pourrez ainsi visualiser l’évolution prévisionnelle de votre solde de trésorerie sur l’année à venir. Ce tableau sera votre feuille de route pour l’année, vous permettant de vérifier que les objectifs fixés ne mettent pas en péril votre trésorerie. Vous aurez ainsi l’assurance d’avoir toujours les liquidités disponibles sur votre compte bancaire.
Quelles sont les différences entre le compte de résultat prévisionnel et le budget de trésorerie ?
Après avoir lu cet article, vous avez certainement compris les trois différences entre le compte de résultat et le budget de trésorerie. Ces deux tableaux financiers sont indispensables pour piloter votre entreprise.
Le P&L prévisionnel permet de fixer vos objectifs annuels. Ils sont généralement basés sur les résultats de l’année précédente. Grâce à ce tableau, vous avez une idée assez précise du résultat de l’entreprise à la fin de l’année.
Le budget de trésorerie, quant à lui, permet de vérifier si vous pouvez financer les objectifs fixés dans le P&L. Il prend en compte tous les flux monétaires et vous donne votre jauge de carburant : le solde de trésorerie.
Les trois différences principales entre les deux tableaux sont les suivantes :
- Le compte de résultat ne prend pas en compte les délais de paiement.
- Le compte de résultat est basé sur les montants hors taxes (€ HT).
- Le compte de résultat ne prend pas en compte les décaissements de TVA.
En conclusion, le compte de résultat et le budget de trésorerie sont complémentaires. Le premier vous donne une vision de votre résultat financier, tandis que le second vous permet de vérifier si vous avez les liquidités nécessaires pour financer vos objectifs.
