Le bulletin de paie : définition
Le bulletin de paie, également connu sous le nom de fiche de paie, est un document légalement encadré. Il contient des informations sur la rémunération d’un employé au sein de l’entreprise qui l’emploie, telles que son poste de travail, l’adresse de l’établissement, le nombre d’heures travaillées et les heures supplémentaires. Ce bulletin de paie doit être établi selon la même périodicité que la rémunération du salarié, généralement mensuelle, et lui est remis lors du paiement. Il peut être fourni sous format papier ou électronique.
Les obligations de l’employeur et du salarié concernant le bulletin de paie
L’employeur qui ne respecte pas l’obligation de remise du bulletin de paie à ses employés s’expose à une amende et à des dommages-intérêts. De son côté, le salarié doit conserver ses bulletins de paie indéfiniment.
À quoi sert le bulletin de paie
Le bulletin de paie est une trace écrite de la relation entre l’employeur et le salarié. Il sert de justificatif du travail effectué. Il permet également de déterminer la date de départ à taux plein et le montant des cotisations retraite. Le bulletin de paie constitue également une preuve de revenus auprès des banques, des administrations et autres organismes. Par exemple, il valide la capacité financière à contracter un prêt ou à louer un logement. C’est pourquoi il est essentiel de conserver ses bulletins de paie tout au long de sa vie pour pouvoir faire valoir ses droits à tout moment.
Les mentions obligatoires sur le bulletin de paie
L’établissement du bulletin de paie ne suit pas un format obligatoire ou unique. Cependant, certaines mentions doivent y figurer explicitement, tandis que d’autres sont facultatives. De plus, le Code du travail interdit la mention de certaines informations sur la fiche de paie.
Les renseignements relatifs à l’employeur
Parmi les renseignements obligatoires à inclure dans un bulletin de paie, citons certaines informations relatives à l’employeur :
- le nom et l’adresse du siège de l’employeur
- l’adresse de l’établissement concerné
- le numéro sous lequel il verse les cotisations
- le code APE de l’entreprise
- le numéro SIREN
Les renseignements relatifs à l’employé
Le bulletin de paie doit également contenir des informations sur le salarié telles que :
- son nom et prénom
- l’emploi qu’il occupe au sein de l’entreprise
- sa position dans le classement des salaires applicable
Les informations relatives au salaire versé doivent également figurer sur la fiche de paie. Le bulletin de paie est un justificatif du salaire versé. Les informations qu’il contient varient en fonction de la périodicité du salaire, généralement mensuelle :
- période à laquelle se rapporte le bulletin de salaire
- heures travaillées pendant la période (en distinguant les heures payées au taux normal et celles payées au taux majoré)
- taux appliqués aux différents horaires de travail
- pour les salaires sous convention de forfait, le volume et la nature du forfait doivent être mentionnés
- montant et nature des accessoires du salaire (primes, avantages en nature, frais professionnels et indemnités)
- nature de la base de calcul
- prélèvements effectués et leur nature (prélèvements sociaux, retenues sur salaire, etc.)
- assiette, taux et montant des cotisations patronales
- assiette, taux et montant des cotisations salariales
- salaire brut
- montant réellement versé par l’employeur après les éventuelles exonérations (salaire brut, cotisations et accessoires, le cas échéant)
- montant net réellement perçu par le salarié
- date du paiement
- montant des indemnités de congés payés ainsi que la date de ces congés, si elles sont incluses dans la période de paie observée
- montant des prises en charge du transport (public ou personnel)
- mention de l’obligation de conserver le bulletin de paie en question indéfiniment
- mention dédiée au bulletin de paie via le site www.service-public.fr
La convention collective
La fiche de paie précise l’intitulé de la convention collective en vigueur ou, en l’absence de convention, les références du Code du travail relatives à la durée des congés et du délai de préavis en cas de rupture de la relation de travail.
Les mentions facultatives sur le bulletin de paie
De nombreuses mentions peuvent être ajoutées sur un bulletin de paie, à titre informatif et de manière facultative :
- date de recrutement du salarié et type de contrat qui le lie à l’entreprise
- salaire imposable
- cumul des salaires sur l’année
- modalités de paiement du salaire
- banque et numéro de compte du salarié
- etc.
Les mentions interdites sur le bulletin de paie
La loi interdit de mentionner sur la fiche de paie :
- toute indication relative à l’exercice du droit de grève par le salarié
- toute mention relative à sa fonction éventuelle de représentant du personnel
Les clauses spécifiques obligatoires pour un contrat à durée indéterminée (CDI)
Il existe des clauses spécifiques au contrat de travail pour la mise en place d’un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) :
- qualifications professionnelles du salarié
- fonctions occupées
- si une période d’essai est prévue : sa durée et les conditions de renouvellement
- délai de préavis
Les clauses spécifiques obligatoires pour un contrat à durée déterminée (CDD)
Des clauses peuvent être spécifiques à la conclusion d’un Contrat à Durée Déterminée (CDD) :
- en cas de remplacement d’un salarié : nom et qualification de la personne remplacée
- date de fin de contrat ou durée minimale du contrat
- si une période d’essai est prévue, mention de sa durée
- convention collective applicable
- conditions de renouvellement du CDD si une telle disposition est prévue
Le nouveau bulletin de paie
À partir de 2023, un nouveau format de bulletin de paie doit être adopté par toutes les entreprises. Il existe depuis le 1er janvier 2017, mais seules les entreprises de plus de 300 salariés devaient l’adopter. Désormais, tous les employeurs sont concernés, quels que soient leur effectif et leur statut juridique.
Le nouveau bulletin de paie réduit de moitié le nombre de lignes. Il regroupe les informations pour le rendre plus lisible et pédagogique. Son objectif principal est de visualiser clairement le montant des cotisations versées par le salarié et l’employeur pour chaque branche (maladie, santé, retraite, chômage).
Les mentions qui disparaissent du bulletin de paie en 2023
- l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations sociales patronales
- le récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant des regroupements de cotisations
Les clauses facultatives dans le contrat de travail
Différentes clauses facultatives peuvent être présentes dans un contrat de travail, soit pendant son exécution, soit à partir de la rupture du contrat, comme c’est le cas pour la clause de non-concurrence, par exemple.
La clause de non-concurrence
La clause de non-concurrence interdit au salarié, à partir de la rupture du contrat de travail, de travailler dans le même secteur d’activité pendant une certaine période et sur une certaine zone géographique. Ces paramètres sont évalués au cas par cas ; ils doivent être raisonnables en fonction de l’activité exercée et de la zone de chalandise de l’employeur.
L’objectif de la clause de non-concurrence, pour l’employeur, est de protéger son entreprise de la concurrence malgré le départ d’un salarié (utilisation du savoir-faire, récupération de la clientèle, etc.). Pour compenser l’obligation de non-concurrence, l’employeur doit verser au salarié une indemnité spécifique appelée indemnité de non-concurrence.
Si l’employeur souhaite supprimer cette clause facultative (et éviter le versement de l’indemnité de non-concurrence), il doit le faire avant la rupture du contrat de travail.
La clause d’exclusivité
La clause d’exclusivité est facultative dans un contrat de travail. Elle interdit au salarié d’exercer simultanément une fonction dans une autre entreprise. Il existe deux types de clauses d’exclusivité ayant un degré de contrariété différent :
- le premier type interdit toute activité annexe, personnelle ou pour le compte d’une autre entreprise
- le second type interdit l’exercice d’une fonction dans une entreprise concurrente susceptible de mettre en danger l’entreprise.
Le non-respect de cette clause donne à l’employeur le droit de licencier le salarié pour faute grave. Il est possible de lever cette clause d’exclusivité du contrat de travail dans certains cas, tels que la création d’une entreprise.
La clause de mobilité géographique
La clause de mobilité géographique donne à l’employeur le pouvoir de modifier le lieu de travail du salarié en fonction de la charge de travail disponible, lorsque l’entreprise possède plusieurs établissements, sans avoir besoin de modifier le contrat de travail. La clause de mobilité doit également définir un périmètre de mutation qui varie en fonction de l’ordre hiérarchique. Plus le rang hiérarchique est élevé, plus le périmètre est grand. Si le salarié refuse la modification de son lieu de travail et que ce refus n’est pas justifié, sous réserve de la bonne foi de l’employeur, le salarié peut être licencié pour faute grave.
La clause de dédit-formation
La clause de dédit-formation est une clause originale dans un contrat de travail. Elle établit un système de donnant-donnant. D’un côté, l’employeur offre une formation professionnelle au salarié pour lui permettre de s’adapter au poste pour lequel il a signé un contrat de travail.
En contrepartie, le salarié ne peut pas démissionner pendant un certain laps de temps, sous peine de devoir verser à son employeur des dommages et intérêts. Cette clause a été créée pour éviter qu’un employeur embauche un salarié, lui offre une formation, puis voit ce dernier le quitter dès la fin de la formation.
La clause de responsabilité financière
Peu couramment utilisée, la clause de responsabilité financière dans un contrat de travail rend le salarié responsable des éventuelles pertes financières de l’entreprise dues à son travail. Le salarié doit alors réparer le préjudice subi par l’employeur. Cette clause n’est valable qu’en cas de faute lourde commise par le salarié.
La clause de garantie d’emploi
Avec la clause de garantie d’emploi, l’employeur est tenu de fournir un travail et une rémunération au salarié concerné pendant une période minimale. L’employeur s’engage à ne pas rompre le contrat de travail pendant cette période, sous peine de devoir payer au salarié tous les salaires restants jusqu’à la fin de la période, ainsi que les indemnités de préavis et de licenciement.
