Comment établir une facture électronique ? Cette question sera essentielle dans les années à venir pour votre entreprise. En effet, à partir de 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront transmettre des e-factures par le biais d’une plateforme de facturation électronique. Dans cet article, nous vous expliquons en détail cette nouvelle réforme et le fonctionnement d’une facture électronique !
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Quelle est la définition d’une facture électronique ? Pour bien comprendre ce qu’est une facture électronique, il convient de distinguer plusieurs éléments :
- La facture électronique et le PDF,
- Est-ce qu’une facture dématérialisée a la même signification qu’une facture électronique ?
Une facture est seulement considérée comme électronique lorsqu’elle est émise, transmise et reçue sous ce format. En d’autres termes, une facture au format PDF ou dématérialisée n’est pas électronique car elles ne respectent pas l’ensemble de ce processus.
De plus, pour qu’une facture au format électronique soit conforme, elle doit respecter les mentions obligatoires présentes également sur une facture papier ou PDF :
- La date et le numéro de la facture. Il faut que la facture soit identifiée avec un numéro unique et chaque numéro de facture doit se suivre.
- Les coordonnées de l’émetteur.
- L’identité du destinataire.
- La description détaillée du service ou de la marchandise.
- Le montant total de la facture : montant hors taxes, toutes charges comprises, taux de TVA, éventuelles réductions, modalités de paiement.
- Le numéro SIREN du client.
- L’adresse de livraison des biens.
- La catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou les deux).
- L’option de paiement de la TVA d’après les débits.
Quels sont les formats d’une facture électronique ?
Pour répondre plus précisément à la question “qu’est-ce qu’une facture électronique ?”, il est également important de définir les différents types de formats. Il en existe trois :
- Les factures au format non structuré. La facture électronique étant prochainement obligatoire dans le secteur privé, ce format ne sera plus accepté. Vous connaissez certainement ces factures sous le format PDF ou JPEG par exemple.
- Les factures au format structuré. Les données dans ce type de factures sont conçues pour être lues automatiquement par des logiciels. Cela correspond par exemple au format XML.
- Les factures au format hybride. Ce format combine les éléments indiqués ci-dessus : lisibilité pour les humains et les logiciels. L’exemple le plus connu est la Factur-X.
Facture électronique : obligations légales
Pour permettre aux entreprises et aux collectivités locales de faire une transition en douceur, le gouvernement a décidé de mettre en place plusieurs calendriers de mise en place pour l’e-facture. Dans un premier temps, elle est devenue obligatoire pour le secteur public. En 2024, la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Nous vous expliquons tout cela ci-dessous !
La facturation électronique dans le secteur public
Jusqu’en 2024, l’obligation de facturation électronique concerne uniquement les entités publiques et leurs clients. La plateforme Chorus Pro, créée en septembre 2016, permet le dépôt, la transmission et la réception des factures pour les entreprises traitant avec les collectivités locales. Son objectif est de réduire l’impact écologique des marchés publics et d’assurer de meilleurs délais de paiement.
Pour assurer la conformité de chaque entreprise, le déploiement s’est fait progressivement selon un calendrier de facturation :
- À partir du 1er janvier 2017, les grandes entreprises de plus de 5000 salariés ont commencé à utiliser ce dispositif.
- La réforme s’est ensuite étendue aux entreprises de taille intermédiaire (ETI).
- À partir du 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (PME) ont commencé à utiliser cette nouvelle plateforme pour envoyer leurs factures au secteur public.
- Enfin, à partir du 1er janvier 2020, les micro-entreprises et les TPE ont adopté cette nouvelle législation.
Facture électronique obligatoire dans le secteur privé
La facturation électronique est-elle obligatoire en 2023 ? Initialement prévue pour 2023, l’obligation de facturation électronique a finalement été décalée à 2024. Dans l’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021, l’État fixe un calendrier de déploiement pour les entreprises assujetties à la TVA. Tout comme dans le secteur public, les entreprises adopteront l’e-facture à une date précise en fonction de la taille de leur structure :
- À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront recevoir des factures au format électronique.
- À cette même date, les grandes entreprises de plus de 5000 salariés devront également créer et transmettre des factures électroniques.
- Le 1er janvier 2025, ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI).
- Enfin, le 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro-entreprises devront adopter cette nouvelle réforme.
Même si cette nouvelle réforme peut inquiéter les entreprises, elle représentera un véritable atout dans la gestion de votre entreprise.
En effet, en adoptant la facturation électronique, vous gagnerez en productivité. Vous pourrez automatiser davantage les tâches liées à la création et à l’envoi des factures. Fini de créer chaque facture de toutes pièces !
Les impayés sont l’une des préoccupations des entrepreneurs. Vous pourrez réclamer plus facilement le paiement de vos clients grâce à la connexion avec des systèmes de paiement en ligne.
Vous pourrez également gérer en temps réel votre entreprise. Vous pourrez rapidement connaître le chiffre d’affaires et la trésorerie de votre entreprise.
Comment établir une facture électronique ?
Pour établir une facture électronique, il sera nécessaire de choisir un logiciel de facturation conforme à la nouvelle législation à partir de 2024. Une fois que vous aurez choisi un outil dédié, comment fonctionne concrètement la facture électronique ?
La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a défini les contours de la réforme pour mieux comprendre son fonctionnement. Elle a décidé de mettre en place un schéma en Y qui implique plusieurs acteurs :
- Le Portail Public de Facturation : C’est une plateforme officielle mise en place par l’administration fiscale. Elle reprend les mêmes fonctionnalités que le portail du service public, Chorus Pro. De plus, elle jouera un rôle déterminant dans un autre volet de cette nouvelle loi : l’e-reporting. En effet, le PPF transmettra certaines informations à l’administration fiscale, telles que le montant de la TVA ou le montant de l’opération.
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires : Tout comme le PPF, les PDP pourront transmettre les factures à l’administration fiscale. Pour cela, elles devront s’immatriculer auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable.
- Les Opérateurs de Dématérialisation : Ce sont des opérateurs qui joueront un rôle dans la création et la transmission des factures, mais qui ne seront pas officiellement reconnus comme PDP par l’administration fiscale. Il s’agit donc de logiciels de facturation, de gestion commerciale ou de pré-comptabilité.
Par exemple, l’entreprise émettrice créera ses factures sur un opérateur de dématérialisation. L’opérateur de dématérialisation se chargera de les déposer sur le PPF ou via une PDP. Cette dernière transmettra ensuite les informations à l’entreprise destinataire ainsi qu’au PPF.
En conclusion, à partir de 2024, toutes les entreprises françaises soumises à la TVA devront établir des factures électroniques. Pour cela, elles devront passer par un opérateur de dématérialisation ou une plateforme de dématérialisation partenaire.
