Si vous êtes un auto-entrepreneur, il est essentiel de savoir comment établir une facture. Bien que la forme des factures soit libre, il est impératif que le terme “facture” soit clairement visible sur le document.
Les informations générales
Que vous ayez des clients professionnels ou particuliers, votre facture doit inclure les éléments suivants :
- Votre nom, suivi des mots “entrepreneur individuel” ou des initiales “EI” et vos coordonnées (et éventuellement votre nom commercial si vous en avez un).
- Votre numéro SIREN, suivi de la mention : “Immatriculé(e) au RCS / RM de la ville de XXX”.
- La date d’émission de la facture.
Il est crucial d’établir vos factures rapidement après la vente ou la prestation de service afin de garantir leur authenticité. Attendez-vous à des complications juridiques en cas de contestation si vous tardez trop à les émettre ou à les antidater.
- Un numéro unique pour chaque facture. Tous les numéros de facture de votre entreprise doivent se suivre.
Vous pouvez choisir un système de numérotation personnel, mais gardez à l’esprit que le plus simple est souvent le plus efficace à long terme. Une numérotation chronologique précédée de l’année d’émission est la plus courante. Par exemple, pour la 26e facture de l’année 2017, le numéro sera : n°2017-26. Si une facture comporte plusieurs pages, celles-ci doivent être numérotées.
L’identité du client, y compris son nom (ou sa dénomination sociale) et ses coordonnées (adresse du siège social ou du domicile d’un particulier, sauf opposition de sa part).
La description détaillée de la prestation ou des produits vendus, y compris la nature, la quantité, la référence, le prix unitaire et toutes les caractéristiques influant sur le prix.
Si vous offrez des remises ou des réductions, elles doivent être précisées sous chaque ligne concernée.
La date de livraison, si elle diffère de la date d’émission de la facture.
Le montant à payer, indiqué en chiffres et en toutes lettres. Si vous êtes redevable de la TVA, vous devez également mentionner le taux applicable, le montant hors taxe (HT) et le montant toutes taxes comprises (TTC).
Les éventuelles réductions ou remises forfaitaires doivent être indiquées sous le montant total HT.
Si vous avez établi un bon de commande pour cette vente, vous devez mentionner son numéro sur la facture correspondante.
Les informations supplémentaires pour un client professionnel (B2B)
La date limite de paiement n’est pas obligatoire. Si elle n’est pas mentionnée, votre client devra vous payer dans un délai maximum de 30 jours (60 jours s’il est basé à l’étranger) après réception du produit ou du service.
Le taux des pénalités de retard et les conditions d’escompte commercial doivent être précisés. Si vous ne le spécifiez pas, le taux légal en vigueur pour les pénalités de retard s’appliquera (actuellement de 2,31 % en 2022). Si vous n’offrez pas d’escompte, vous pouvez le mentionner en indiquant : “Pas d’escompte pour règlement anticipé”.
Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement peut être exigée auprès de clients professionnels qui règlent leur facture après la date limite de paiement. Cette indemnité a été fixée à 40 € par décret depuis le 1er janvier 2013. Elle doit être mentionnée sur la facture : “En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 €”.
N’oubliez pas que l’absence de cette mention peut entraîner une amende fiscale de 15 000 €. Notez également que cette indemnité ne s’applique pas aux clients particuliers, il est donc recommandé de disposer de deux modèles de factures distincts pour éviter toute erreur.
Les mentions particulières
Si vous êtes membre d’un Centre de gestion ou d’une association agréée, vous devez l’indiquer sur la facture : “Membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté”.
Si vous bénéficiez d’une franchise en base de TVA, vous devrez le mentionner sur la facture : “TVA non applicable, article 293B du code général des impôts”.
Si vous avez souscrit une assurance professionnelle obligatoire, mentionnez l’assurance souscrite, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
Il est important de respecter ces obligations, car une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte sera appliquée pour chaque facture, plafonnée à 1/4 du montant total de la facture. De plus, des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 75 000 € peuvent être imposées.
Les mentions à ajouter à partir du 1er juillet 2024
À partir du 1er juillet 2024, vous devrez ajouter 4 nouvelles mentions obligatoires sur vos factures. Ces mentions font suite à un décret du 7 octobre 2022 dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.
- Le numéro SIREN de votre client ou son numéro intracommunautaire, selon sa localisation.
- La catégorie de l’opération : livraison de biens, prestation de service ou une combinaison des deux.
- L’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation.
- L’option pour le paiement de la taxe d’après les débits, si vous avez choisi cette méthode de déclaration fiscale.
Notez que ces mentions ne sont pas encore obligatoires, mais rien ne vous empêche de les ajouter dès maintenant à vos factures en prévision de la généralisation de la facturation électronique.
