Comment établir une fiche de paie ? Les 7 points essentiels

La rédaction d’une fiche de paie, également appelée fiche de salaire ou bulletin de salaire, est indispensable pour toute gestion de la paie, car elle atteste du paiement de la rémunération des employés. Il s’agit donc d’un des documents les plus importants de l’entreprise, qui nécessite une bonne maîtrise des informations obligatoires à y mentionner. Dans cet article, nous vous expliquons, de A à Z, comment créer une fiche de paie.

Informations relatives à l’employeur

Les premières informations à insérer sur la fiche de paie sont celles concernant l’entreprise employeuse, c’est-à-dire celle qui rémunère le salarié. Ces informations comprennent la dénomination sociale de l’entreprise, son adresse avec le code postal et la ville, ainsi que d’autres éléments tels que le numéro d’immatriculation, le code NAF, la convention collective et l’effectif des employés de l’entreprise.

Données du salarié

Chaque fiche de paie doit comporter les informations relatives au salarié concerné par ce document. Il est donc obligatoire d’indiquer les informations permettant de l’identifier de manière unique : son nom, son poste, le nom de son responsable, son adresse, son numéro de sécurité sociale et son statut. Vous devrez également renseigner le matricule, le type de contrat de travail de l’employé, la période à laquelle la fiche se rapporte, ainsi que le nombre d’heures travaillées par le salarié. Si le salarié est au forfait, précisez la nature et la durée de ce forfait.

Mention des heures travaillées et de leur rémunération

Après avoir indiqué les informations concernant le salarié, vous devez mentionner le nombre d’heures travaillées par celui-ci, ainsi que le salaire brut correspondant à ce temps de travail. Ensuite, reportez toutes les heures supplémentaires effectuées par le salarié au cours du mois, en précisant le taux de majoration pour chacune d’entre elles. Si le salarié a pris des congés payés, mentionnez les dates de prise de ces congés ainsi que le montant de l’indemnité correspondante. Enfin, calculez le montant total correspondant au salaire brut du salarié en se basant sur les différents montants à lui verser.

Mention des accessoires de salaire à verser

Sur la fiche de paie, indiquez tous les avantages en nature, primes, frais professionnels et indemnités dus au salarié en complément de son salaire de base, et qui sont soumis à la cotisation sociale. Pour cela, précisez simplement le montant correspondant à chacun de ces éléments complémentaires de salaire, qu’il s’agisse d’une voiture de fonction, d’une prime de Noël ou autre.

Mention des cotisations et contributions sociales

Sur la fiche de paie, vous êtes tenus de mentionner toutes les cotisations sociales applicables au salaire du travailleur. Pour chaque type de cotisation, précisez la base sur laquelle elle est appliquée, les taux de cotisation applicables aussi bien pour les cotisations salariales que pour les cotisations patronales, le montant total à déduire du salaire suite aux cotisations, ainsi que le montant correspondant à la cotisation patronale. Indiquez le montant total des cotisations salariales déductibles et non déductibles du salaire imposable. Précisez également le montant de toutes autres retenues applicables sur le salaire du travailleur.

Indication du salaire net de l’employé

Sur la fiche de paie, vous devez indiquer le montant du salaire net de l’employé avant impôt, ainsi que celui après impôt. La ligne correspondant à la rémunération nette avant impôt représente le salaire à verser au travailleur après déduction des cotisations sociales déductibles du revenu imposable du salaire brut. La rémunération nette après impôt représente le montant à verser au travailleur s’il n’y avait aucune retenue à la source. Avant de mentionner ce revenu net après impôt, vous devez fournir toutes les informations concernant la retenue à la source appliquée sur le salaire du travailleur, telles que la base de calcul de cette retenue, le taux applicable, le montant exact de la retenue, ainsi que le montant que le salarié aurait reçu si aucune retenue à la source n’avait été appliquée. La fiche de paie doit également mentionner le montant du salaire net imposable de l’employé, le montant de l’impôt sur le revenu retenu à la source, ainsi que le montant des heures supplémentaires exonérées d’impôt. Terminez en indiquant le montant annuel cumulé de ces trois montants.

Mention claire de la date de paiement du salaire

La fiche de paie du travailleur doit préciser la date à laquelle son salaire lui sera versé. De plus, une mention rappelant au salarié l’obligation de conserver cette fiche doit également être ajoutée.

Questions fréquentes