Rembourser les notes de frais des salariés peut être une tâche fastidieuse pour les employeurs. Entre jongler avec les justificatifs, factures, avances de frais, modes de remboursement, il est facile de perdre son énergie et son argent (en moyenne, le traitement d’une note de frais coûte 53€). Pour éviter cela, découvrez notre guide pour établir un processus de remboursement simple et efficace.
Définir une politique de remboursement claire
Toutes les dépenses effectuées par un salarié en déplacement ne sont pas forcément éligibles à un remboursement des frais professionnels. L’entreprise est tenue de rembourser les dépenses de transport lors de déplacements professionnels, ainsi que les frais d’hébergement lorsque le lieu temporaire de travail est situé à plus de 50 km du domicile et que le trajet ne peut être effectué en moins d’une heure et demie en transports en commun. Les frais de bouche liés aux repas pendant les déplacements professionnels sont également remboursables, ainsi que d’autres frais professionnels nécessaires à l’exercice de la mission pour le compte de l’entreprise (achat de matériel, abonnement à des outils SaaS, etc.).
Il est important de connaître les montants maximums que l’entreprise peut rembourser à ses salariés en déplacement, car chaque bien ou service remboursable est soumis à un barème spécifique qui dépend de la durée du déplacement. Un ordre de mission peut être utilisé pour préciser les dépenses à engager lors du déplacement.
L’entreprise doit choisir entre le remboursement au frais réels ou au forfait, en fonction de chaque déplacement et de chaque salarié. Il est préférable de consulter les salariés pour choisir la meilleure option.
Transmettre les notes de frais à l’équipe finance
Il est recommandé de créer une fiche standard de déclaration de notes de frais pour chaque entreprise. Cette fiche doit contenir toutes les informations nécessaires pour justifier correctement les frais engagés : date, montant, prestataire, etc.
Si vous optez pour une solution papier, le salarié doit imprimer la fiche de déclaration, la signer et y joindre les justificatifs correspondants pour se faire rembourser les frais engagés.
En revanche, si vous optez pour une solution dématérialisée, le salarié peut remplir un formulaire en ligne et scanner son justificatif. Cette solution permet d’inclure automatiquement les notes de frais et les remboursements associés dans les systèmes d’information de l’entreprise, ce qui représente un gain de temps considérable pour l’employeur.
Vérifier et valider la note de frais
Pour être validée par l’entreprise, la note de frais doit correspondre à la politique de gestion des frais de déplacement mise en place. Elle doit également respecter les limites d’indemnisation imposées par l’URSSAF. Les dépenses doivent être strictement effectuées dans le cadre de la mission et ne pas sembler disproportionnées par rapport au bien ou au service acquis.
Une fois que tous les éléments sont rassemblés, le salarié soumet sa note de frais au responsable administratif et financier de l’entreprise qui la validera. Si la note de frais ne respecte pas toutes les conditions requises, elle peut être corrigée par l’équipe financière pour éviter tout risque de redressement fiscal.
Traiter et rembourser la note de frais
Une fois qu’elle est reçue, la note de frais peut être intégrée dans les systèmes d’information de l’entreprise et le salarié peut être remboursé. Il est essentiel de respecter une procédure stricte de remboursement des notes de frais, surtout si elles sont nombreuses. En général, l’entreprise procède à leur remboursement à une date fixe, chaque mois, par virement bancaire SEPA.
Moderniser et faciliter la gestion des notes de frais
La gestion manuelle des notes de frais peut être complexe et propice aux erreurs. Certaines erreurs peuvent entraîner des redressements fiscaux pour l’entreprise en cas de contrôle. Heureusement, il existe des solutions comme Spendesk qui permettent de déclarer toutes les notes de frais via une plateforme centralisée. Ces solutions offrent également des moyens de paiement pour supprimer définitivement les notes de frais et améliorer ainsi la vie quotidienne des salariés et de l’équipe administrative et financière.
En suivant ces conseils, vous pourrez établir un processus de remboursement des notes de frais simple et efficace pour votre entreprise.
