Vous avez probablement entendu parler de l’onboarding – lorsque nouvel employé vient rejoindre votre équipe, vous prenez des mesures pour le présenter à l’équipe, à la culture, aux outils et à la base de connaissances de l’organisation afin qu’il puisse réussir dans son nouveau rôle.
En revanche, l’offboarding gère l’expérience des employés à la fin de leur contrat avec l’organisation. L’offboarding couvre toutes les étapes nécessaires pour se séparer avec succès d’un employé après sa démission ou son licenciement.
Lorsqu’il est bien fait, un processus d’offboarding clair garantit une transition en douceur tant pour l’entreprise que pour l’employé sortant.
Pourquoi vous avez besoin d’un processus d’offboarding
Nous avons déjà vanté l’importance de créer un processus de licenciement des employés. Mais la vérité est que le travail n’est pas terminé lorsque le licenciement (ou la démission) est officiel. Ce qui suit est une partie cruciale de votre cycle de vie d’employé et de la réussite organisationnelle à long terme.
Il y a une liste de choses à faire pour les RH et pour l’employé pendant la période de départ. L’employé devra restituer toutes les ressources fournies par l’entreprise (comme un ordinateur portable ou un téléphone portable), remettre son badge d’identification et vider son bureau.
Les RH devront également gérer toute la paperasse nécessaire (tels que des documents d’avantages sociaux, une lettre de démission signée, des accords de non-divulgation, etc.) en plus de gérer la réponse de l’équipe et de surveiller le moral.
Sans un processus clair en place, il est facile que des étapes importantes soient oubliées – ouvrant la voie à des risques de sécurité potentiels ou à des menaces légales, et endommageant éventuellement la relation avec l’employé sortant.
Un processus d’offboarding facilite cette transition pour les deux parties.
L’offboarding aide les entreprises à:
- Mitiger les risques de sécurité (par exemple, récupérer les actifs de l’entreprise et révoquer l’accès de l’employé aux comptes de l’entreprise).
- Prévenir les problèmes juridiques (tels que les litiges contractuels, la rémunération ou le licenciement abusif).
- Gérer les défis logistiques de la transition du travail/l’équipe.
- Obtenir des commentaires précieux pour s’améliorer.
- Partir sur les meilleures conditions possibles.
Bien que l’offboarding demande des efforts supplémentaires, la récompense en vaut la peine. Le groupe Aberdeen a constaté que les entreprises qui investissent dans un processus d’offboarding formel enregistrent une plus grande rétention et engagement des employés.
Les meilleures pratiques pour l’offboarding
Le processus exact que vous suivez différera en fonction de la taille de votre entreprise, du poste de l’employé dans l’entreprise et de la nature de son départ. Utilisez la liste de contrôle et les meilleures pratiques suivantes comme guide pour créer votre propre programme d’offboarding sur mesure.
Note: Le processus et le calendrier d’offboarding seront différents en cas de licenciements ou de terminaisons.
Phase 1: Gérer le processus de démission
Lorsqu’un employé donne sa démission, il est temps pour les RH d’intervenir et de commencer le processus d’offboarding.
- Documenter la résiliation du contrat: Faites signer à l’employé une lettre de démission formelle pour vos archives.
- Planifier un entretien de départ: Prévoyez un moment pour rencontrer l’employé avant son départ afin d’obtenir ses commentaires sur son expérience au sein de l’entreprise, son rôle et les raisons de son départ. L’entretien de départ est l’une des dernières interactions de l’employé avec votre organisation, il est donc important d’en faire une priorité et d’être préparé.
- Informer leur équipe: Ne laissez pas les rumeurs vous devancer. Informez l’équipe du départ imminent de l’employé et surveillez la réaction et les besoins de l’équipe. Maintenez des lignes de communication ouvertes pour vous assurer que l’équipe est soutenue et confiante dans la suite des événements.
- Communiquer avec les clients: Si l’employé était en contact avec les clients, élaborez un plan d’action pour informer les clients de son départ et gérer les transferts de clients (par exemple, identifier qui reprendra les comptes et assurez-vous qu’ils disposent des informations et des ressources nécessaires pour une transition en douceur).
