Quelles sont les entreprises concernées ?
Toutes les entreprises privées qui embauchent un ou plusieurs salariés doivent obligatoirement effectuer une déclaration sociale nominative (DSN). En effet, c’est grâce à cette déclaration unique qu’un employeur peut déclarer ses salariés et leurs rémunérations.
Suite à cette déclaration, l’employeur peut ensuite connaître le montant des charges sociales patronales à payer. De plus, les salariés peuvent cumuler leurs droits au chômage et bénéficier des prestations sociales de la CPAM.
Il est important de souligner que tous les types de contrats de travail sont concernés, que ce soit un CDI, un CDD ou un contrat en alternance.
Quand faut-il effectuer cette déclaration ?
Une déclaration sociale nominative (DSN) doit être réalisée tous les mois par l’employeur. Les données chiffrées à fournir concernent les salaires versés aux salariés le mois précédent. En d’autres termes, par exemple, les heures travaillées et rémunérées en janvier devront être déclarées dans la DSN en février.
La date limite de déclaration varie en fonction du nombre de salariés dans une entreprise.
Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur doit s’assurer que la DSN soit remplie et envoyée à l’administration au plus tard le 15 du mois suivant la période concernée.
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, la date limite de déclaration est fixée au plus tard le 5 du mois suivant la période concernée. Par conséquent, il est essentiel pour tout employeur d’être vigilant à ces délais de déclaration qui sont relativement courts, afin d’éviter toute sanction en cas de retard.
Ces modalités de déclaration s’appliquent aux DSN périodiques, qui sont des déclarations régulières pour déclarer les salaires des salariés de l’entreprise.
Il existe également une déclaration sociale nominative appelée “déclaration de signalement d’événement” lorsqu’un salarié :
- se met en arrêt de travail (par exemple, arrêt maladie, congé maternité ou paternité) ;
- reprend le travail avant la fin de son arrêt de travail ;
- quitte l’entreprise suite à la rupture ou à la fin du contrat de travail.
Dans ce cas, il s’agit d’événements isolés qui doivent être déclarés dans les plus brefs délais à l’administration. Pour cela, un employeur doit effectuer une DSN de signalement d’événement dans les 5 jours suivant cet événement.
Comment effectuer la déclaration ?
Un employeur est responsable de la communication mensuelle de la DSN concernant les salariés de son entreprise. Cependant, il peut déléguer la réalisation de cette déclaration à un tiers professionnel.
Ainsi, une entreprise peut réaliser une DSN de différentes manières :
- Le chef d’entreprise lui-même peut la réaliser ;
- L’expert-comptable en charge de la comptabilité de l’entreprise peut s’en occuper ;
- Le service des ressources humaines de l’entreprise peut l’effectuer.
Avec la dématérialisation des démarches administratives, tout employeur doit se familiariser avec les sites et plateformes mis en place par l’État pour effectuer les formalités administratives et fiscales liées à la gestion d’une entreprise.
Concernant la déclaration sociale nominative, celle-ci peut être réalisée directement sur le site net-entreprises.fr.
Pour cela, l’employeur doit créer un compte au nom de son entreprise. Avant de réaliser la DSN, quelques vérifications préalables doivent être effectuées.
Le chef d’entreprise doit ainsi vérifier que :
- Le numéro d’inscription au répertoire (NIR) des salariés correspond à celui communiqué dans le bilan d’identification des salariés (BIS).
- Le numéro SIRET de l’établissement (l’entreprise) où sont recrutés les salariés déclarés est correct.
- Le logiciel de paie utilisé par le service comptable de l’entreprise est compatible avec la norme Néodes, si l’employeur souhaite générer automatiquement sa DSN à l’aide du logiciel de paie.
Il est important de souligner que seuls les logiciels de paie compatibles avec la norme Néodes permettent de générer des DSN.
En ce qui concerne la déclaration elle-même, une entreprise peut choisir de :
- Communiquer la DSN générée à partir d’un logiciel de paie compatible avec la norme Néodes sur son compte net-entreprises.
- Automatiser la transmission de la DSN chaque mois avec un logiciel de gestion de paie adapté.
Généralement, les petites et moyennes entreprises effectuent manuellement la DSN sur le site net-entreprises, car elles n’ont pas un effectif trop important de salariés.
Pour les grandes entreprises, l’utilisation d’un logiciel de paie qui génère et envoie automatiquement la DSN devient indispensable en raison du grand nombre de données à déclarer chaque mois.
Quelles sont les sanctions en cas d’erreur ou de retard dans la DSN ?
La déclaration sociale nominative est une obligation pour tout employeur. Par conséquent, des sanctions sont prévues en cas de non-déclaration, de retard de déclaration ou d’erreur dans les informations transmises dans la DSN.
Chacun de ces manquements entraîne des sanctions financières différentes.
En cas de non-déclaration, un employeur risque une pénalité financière de 17,14 € par salarié non déclaré.
Un retard dans la DSN ou l’oubli d’un salarié dans la DSN entraîne une pénalité de 51 € par salarié concerné et par mois de retard.
Concernant les erreurs dans une DSN, il faut faire une distinction entre les erreurs concernant le montant des salaires et celles concernant d’autres informations sur les salariés. Les erreurs concernant le montant des salaires sont plus sévèrement sanctionnées, avec une pénalité financière de 34,28 € par salarié concerné. Pour les fausses informations concernant les salariés, une pénalité de 11,32 € par salarié peut être appliquée.
En cas d’oubli d’un salarié dans une DSN ou d’erreur dans la DSN, l’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour régulariser la situation afin d’éviter toute pénalité financière.
De plus, il est possible de demander l’annulation d’une pénalité financière si l’employeur remplit les conditions suivantes :
- Aucune autre infraction n’a été commise au cours des 2 dernières années.
- Les cotisations sociales dues par l’entreprise ont été correctement payées dans les délais impartis.
- La DSN a été renvoyée conformément aux exigences.
Ces 3 conditions doivent être remplies simultanément.
Il est important de noter que cette possibilité d’annulation de pénalité financière n’est valable que si le montant de la pénalité ne dépasse pas 3 428 €.
La déclaration sociale nominative a donc simplifié les procédures administratives précédemment nécessaires. Avec l’utilisation d’un logiciel de paie générant les DSN, les déclarations administratives relatives aux salariés peuvent être largement automatisées. Nous ne pouvons qu’apprécier cet effort de simplification, avec l’aide indispensable des outils informatiques de plus en plus performants.
