Si vous êtes entrepreneur, vous savez à quel point il est crucial de maîtriser la rédaction des factures pour vos clients. Ce document comptable est essentiel pour demander le paiement d’une prestation de service une fois celle-ci effectuée.
Bien sûr, une facture doit respecter certaines conditions afin d’être conforme, notamment en incluant les mentions obligatoires et en détaillant les ventes et achats de marchandises ou de prestations de services.
Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation performant tel que Facture.net. Et voici nos conseils pour savoir comment créer une facture en bonne et due forme lors de vos ventes.
Les différents types de facture
Si vous souhaitez demander le paiement d’une prestation à un client, vous devez réaliser une facture classique. Cependant, il existe d’autres types de factures tels que la facture proforma ou la facture d’avoir. Voici les différents types de factures que vous devez connaître dans le cadre de votre activité professionnelle.
1. La facture classique
La facture est un document comptable, juridique et commercial qui détaille la nature, le prix et la quantité des achats et ventes de marchandises ou de prestations de services.
Vous devez obligatoirement créer et émettre des factures lorsque vous réalisez des ventes de marchandises ou des prestations de services. Si vous ne le faites pas, votre client est en droit de vous en réclamer une.
Pour être conforme, une facture doit respecter les mentions obligatoires et indiquer en détail les ventes réalisées avec le prix, la quantité et les conditions.
2. La facture proforma
La facture proforma ressemble à une facture classique, mais elle s’agit en réalité d’un devis provisoire. La facture proforma n’a pas la valeur d’un document comptable légal, elle n’existe que pour informer le client du montant qu’il devra payer s’il finalise l’achat.
Créer une facture proforma permet d’éviter tout malentendu entre le vendeur et l’acheteur concernant la description des produits ou prestations, les termes de paiement ou les modalités de livraison.
3. La facture d’avoir
Si votre client a déjà réglé une facture qui nécessite finalement des modifications, vous pouvez établir une facture d’avoir. Contrairement à la facture classique, la facture d’avoir permet de corriger ou d’annuler une facture déjà émise.
Une facture d’avoir doit respecter les mentions obligatoires d’une facture classique et mentionner la facture qu’elle annule ou modifie. La mention “à payer” doit être remplacée par la mention “net à créditer”.
4. La facture d’acompte
Selon le type de prestations que vous proposez en tant qu’entrepreneur, vos clients peuvent verser un acompte avant la finalisation de la vente ou de la prestation. Dans ce cas, il est obligatoire de réaliser une facture d’acompte pour attester du premier versement effectué par le client. La facture d’acompte doit mentionner la date du versement, le montant réglé et le numéro de la facture. Contrairement à la facture classique, le détail des ventes avec le prix et la quantité n’est pas mentionné sur la facture d’acompte.
5. La facture de situation
La facture de situation ou d’avancement permet d’étaler le règlement d’une prestation de services dans le temps. Elle se calcule en fonction du pourcentage de travaux réalisés par rapport au projet final. Ce type de facture est particulièrement utilisé dans le secteur du bâtiment pour permettre au commanditaire d’échelonner les paiements. Contrairement à la facture d’acompte, la facture de situation est émise pendant la prestation et non avant.
Comment créer une facture ?
Maintenant que vous connaissez les différents types de factures qui existent en France, voici comment faire des factures conformes pour vos clients.
- La facture doit être éditée en langue française.
- Elle doit présenter le montant à régler en euros.
- Vous devez établir vos factures en deux exemplaires : un pour votre client et un pour votre comptabilité.
- Le format d’une facture peut être en version papier ou en version dématérialisée avec signature électronique.
Dans le cas où votre client n’est pas francophone, vous pouvez éditer un autre exemplaire en version traduite en complément de la facture originale sur demande du client.
Vous pouvez utiliser un logiciel en ligne de facturation tel que Facture.net pour réaliser des factures professionnelles en quelques clics seulement. Cet outil vous permet de faire des factures et des devis en ligne gratuitement et facilement. De plus, il est conforme à la loi Anti-Fraude TVA, ce qui vous permettra d’optimiser votre gestion commerciale et de faciliter votre comptabilité.
Quelles sont les mentions obligatoires pour établir une facture ?
La facture est un élément de preuve d’une transaction commerciale et elle a donc une valeur juridique importante. Elle sert également de justificatif comptable. Voici les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures :
- La mention “facture”
- Le numéro et la date d’émission de la facture
- La raison sociale de la société ou le nom et l’adresse du vendeur
- Le numéro individuel d’identification à la TVA, le numéro de SIREN et la forme juridique de la société
- L’adresse du siège social de l’entreprise et l’adresse de facturation si celle-ci est différente
- Le nom et les coordonnées du client
- Le détail de chaque prestation ou produit avec la quantité et le prix unitaire
- Le prix de la main d’œuvre en cas de prestation de service
- Le montant total à payer (HT)
- Le taux de TVA applicable et le montant total TTC
- Les conditions de paiement avec le délai et le montant d’un éventuel acompte
- Les pénalités qui seront appliquées en cas de retard de paiement
Selon certains cas, vous devrez indiquer des mentions obligatoires complémentaires sur vos factures :
- Le capital social de votre entreprise
- Le numéro RCS et le nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation si vous tenez un commerce
- Votre numéro au répertoire des métiers si vous êtes artisan
- Votre assurance de responsabilité civile ou l’assurance décennale* si vous en possédez une.
Notre astuce pour faire une facture
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