Ah, les notes de frais… Ce petit document si important pour se faire rembourser nos dépenses professionnelles. Mais avouons-le, ça peut parfois être un vrai casse-tête à gérer, non ? Heureusement, je suis là pour vous donner tous mes secrets afin de simplifier cette corvée administrative.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais, qu’est-ce que c’est exactement ? Eh bien, c’est tout simplement un document qui liste toutes les dépenses que nous avons engagées avec nos propres fonds dans le cadre de notre activité professionnelle. C’est un moyen pour nous, collaborateurs, de nous faire rembourser par notre employeur. Cette note peut être sous format papier ou dématérialisée.
Mais attention, pour être remboursées, nos dépenses doivent respecter trois conditions : elles doivent être engagées pour les besoins de notre activité professionnelle, être d’un montant raisonnable et être justifiées par des factures correspondantes. Et oui, pas de facture, pas de remboursement !
Les différents types de notes de frais
Il existe deux types de notes de frais : la note de frais “classique” et la note de frais kilométrique. La première concerne toutes les dépenses liées à notre activité professionnelle, que ce soit les frais de repas, de déplacement, d’hébergement, ou encore l’achat de fournitures de bureau. La seconde concerne les frais liés à l’utilisation de notre véhicule personnel pour nos déplacements professionnels. Dans ce cas, nous pouvons prétendre à des indemnités kilométriques.
Les règles à respecter
Pour que notre note de frais soit acceptée et remboursée, elle doit être accompagnée des justificatifs correspondants. Et oui, la loi est stricte là-dessus ! De plus, ces justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans, selon l’article L123-22. Mais depuis 2019, les entreprises ne sont plus obligées de conserver les justificatifs en version papier, tant qu’ils ont une “valeur probante”.
Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais ?
Un justificatif de note de frais est tout simplement un document qui prouve la réalité d’une dépense que nous avons engagée. Il peut s’agir d’une facture d’hôtel, d’un ticket de caisse, d’un reçu de taxi, etc. Ces justificatifs sont indispensables pour obtenir le remboursement de nos frais professionnels et peuvent être demandés en cas de contrôle par l’URSSAF ou l’administration fiscale.
Facture ou reçu : quelles différences ?
Il est important de savoir faire la distinction entre une facture et un reçu. La facture est un document émis par l’entreprise à laquelle nous avons fait notre achat et a une valeur comptable. Le reçu, quant à lui, est un justificatif remis au moment de l’achat, souvent sous la forme d’un ticket de caisse. Les deux peuvent être utilisés pour justifier nos dépenses, mais la facture est généralement préférée car elle comporte plus d’informations.
Les personnes concernées par les justificatifs des notes de frais
Tous les collaborateurs de l’entreprise qui engagent des dépenses professionnelles peuvent avoir besoin de justificatifs de notes de frais. Cela concerne aussi bien le dirigeant que les salariés, ainsi que les indépendants qui souhaitent déduire ces dépenses de leur chiffre d’affaires. Les justificatifs sont nécessaires pour prouver la raison des dépenses et permettent à l’entreprise de récupérer la TVA sur les dépenses professionnelles de ses salariés.
Que doit contenir un justificatif de note de frais ?
Pour être valable, un justificatif de note de frais doit comporter plusieurs informations essentielles : le nom du commerçant ou du prestataire, la date de la dépense, la description de l’achat effectué, le montant toutes taxes comprises, le montant de la TVA et le taux de TVA. Il peut aussi mentionner le nom du salarié ou le nombre de convives dans le cas d’un repas au restaurant.
Remboursement réel ou forfaitaire ?
Il existe deux types de remboursement : le remboursement réel et le remboursement au forfait. Le remboursement réel consiste à rembourser les frais engagés par le collaborateur à hauteur des sommes avancées. Le remboursement au forfait, quant à lui, se fait sur la base d’un barème fixé chaque année par l’URSSAF. Le choix entre les deux dépend de l’entreprise et de ses politiques internes.
Simplifiez votre gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais peut parfois être un vrai casse-tête pour les entreprises, en particulier pour les PME et les TPE qui n’ont pas toujours un comptable expérimenté dans leurs équipes. Mais ne vous inquiétez pas, des solutions existent pour simplifier cette tâche administrative. En utilisant des outils de gestion des notes de frais, vous pouvez gagner du temps, fluidifier les processus et garantir la conformité légale. Alors pourquoi ne pas vous y mettre dès maintenant ?
Voilà, vous savez maintenant tout sur les notes de frais ! Alors n’oubliez pas de garder tous vos justificatifs en sécurité, de remplir consciencieusement votre note de frais et de respecter les règles de votre entreprise en matière de remboursement. Et surtout, prenez soin de vous et de vos finances professionnelles !
