Le marché des machines à affranchir est hautement réglementé et surveillé par La Poste en vertu de son contrat de plan avec l’État français. Ce secteur est caractérisé par une relation à trois parties prenantes : La Poste, le concessionnaire et le client. Pour mieux comprendre le fonctionnement de ce marché, il est intéressant de se pencher sur le rôle de chacun.
Les 6 étapes de la gestion d’une machine à affranchir
Tout d’abord, la gestion d’une machine à affranchir comprend six étapes auxquelles peuvent participer tout ou partie des acteurs impliqués :
- L’obtention de l’agrément et l’homologation du modèle de machine à affranchir
- La contractualisation du contrat de location
- L’installation de la machine à affranchir
- La facturation des services
- La maintenance et le suivi de la machine
- La résiliation du contrat de location
La Poste : un acteur incontournable
La Poste intervient dans trois des six étapes cruciales pour la gestion d’une machine à affranchir : l’agrément et l’homologation, la contractualisation et la facturation.
Le service technique de La Poste valide les machines avant leur commercialisation. Il garantit ainsi leur conformité aux normes en vigueur et l’exactitude de leur pesage des courriers, garantissant ainsi un affranchissement précis.
Ensuite, le service de l’administration des ventes (ADV) délivre une autorisation lors de la signature du contrat de location entre le client et le concessionnaire. Lors de la facturation, ce même service envoie la facture au client concernant l’affranchissement de ses courriers.
Le concessionnaire : fabricant et loueur de machines à affranchir
Le concessionnaire joue un rôle essentiel dans la gestion des machines à affranchir. Il est présent à toutes les étapes du processus, à travers différents services et personnes.
Tout d’abord, le service de recherche et développement (R&D) ou le bureau d’études développe les nouveaux modèles de machines à affranchir. Une fois produite et homologuée, la machine est louée au client par l’équipe commerciale, via un contrat de location. Le service technique se charge de l’installation du terminal d’affranchissement pour les appareils qui ne peuvent pas être installés directement par le client. Chaque mois, le service ADV envoie la facture de location au concessionnaire. La maintenance, le dépannage et le suivi sont assurés par une hotline et une équipe de techniciens.
Enfin, si le client souhaite résilier son contrat, le service ADV prend en charge la gestion de cette résiliation et un technicien procède au retrait de la machine à affranchir.
Le client : utilisateur de la machine à affranchir
Le client qui souhaite louer une machine à affranchir doit d’abord signer un contrat de location avec un concessionnaire. Ce contrat comprend une partie dédiée au concessionnaire concernant la location et la maintenance de l’appareil, et une autre partie liée à l’affranchissement, qui concerne cette fois-ci La Poste.
Une fois la machine à affranchir installée, le client reçoit des factures chaque mois et les règle auprès du concessionnaire et de La Poste. En cas de besoin, le client peut contacter le concessionnaire via la hotline ou un technicien qui se déplacera sur place.
Pour résilier son contrat de location avant son terme, le client doit obligatoirement envoyer un courrier au concessionnaire.
Pour obtenir des informations précises, n’hésitez pas à demander des devis aux différents concessionnaires qui vous intéressent.
