La maîtrise des documents est essentielle dans tout système de gestion (qualité, environnement, sécurité, etc.). Il s’agit non seulement de contrôler les documents créés en interne (procédures, instructions, etc.), mais aussi ceux provenant de sources externes (normes, réglementations, informations clients, etc.). Dans cet article, nous découvrirons pourquoi cette procédure est cruciale, les mécanismes à maîtriser, et comment simplifier cette gestion pour plus d’efficacité.
Pourquoi une procédure de maîtrise des documents ?
L’objectif principal de la maîtrise des documents est de garantir une information exacte et éviter tout problème de non-conformité. Elle concerne à la fois les documents internes et externes. Les documents internes doivent être approuvés avant leur diffusion, les modifications apportées doivent être clairement identifiées, et leur disponibilité doit être assurée. Pour les documents externes, il est important de les identifier et de les diffuser aux personnes concernées.
Les mécanismes à maîtriser
Pour les documents internes
- Approuver les documents avant diffusion : pour s’assurer de leur exactitude.
- Identifier les modifications apportées aux documents modifiés : pour faciliter la lecture.
- Assurer la disponibilité des documents applicables : pour garantir un accès facile et éviter toute confusion.
- Identifier les documents périmés uniquement s’ils coexistent avec les documents applicables : pour maintenir l’exactitude de l’information.
Pour les documents externes
- Identifier les documents externes utiles à l’entreprise : en relation avec les clients, fournisseurs et parties prenantes.
- Diffuser les documents aux personnes concernées : pour assurer la cohérence de l’information.
Comprendre l’importance de la revue documentaire
Les normes de management (ISO 9001, ISO 14001, etc.) mentionnent la revue documentaire comme un moyen de vérifier la validité du contenu. Bien qu’idéalement, il ne devrait pas y avoir besoin de revue documentaire, la réalité montre que les documents évoluent avec le temps. La revue documentaire permet donc de s’assurer que les documents applicables restent exacts. Il est donc essentiel de définir la responsabilité de cette revue dans votre procédure, généralement attribuée au pilote de processus.
Simplifier la maîtrise des documents
La meilleure façon de simplifier la gestion documentaire est de dématérialiser les documents en utilisant un espace de stockage informatique dédié. Cela permet de centraliser l’information pertinente dans un lieu unique. En définissant des droits d’accès en lecture seule pour quelques personnes, vous pouvez garantir la maîtrise des documents applicables. Il existe également des logiciels spécialisés pour gérer les documents, avec des fonctionnalités telles que la gestion des versions et des workflows d’approbation. Dans tous les cas, privilégiez une solution simple et définissez clairement les responsabilités liées à la maîtrise documentaire.
Formaliser votre procédure
Pour vous aider à formaliser votre procédure de maîtrise des documents, vous pouvez télécharger un modèle répondant aux exigences de maîtrise documentaire, disponible sur le blog “Amélioration Continue”. Prenez le temps de personnaliser ce modèle en fonction des spécificités de votre entreprise.
En conclusion, une procédure de maîtrise des documents est essentielle pour garantir la cohérence, la validité et l’exactitude de l’information utilisée dans votre organisation. En suivant ces bonnes pratiques et en simplifiant la gestion documentaire, vous pourrez améliorer l’efficacité de vos processus et réduire les risques de non-conformité.
Article rédigé par Pascal Weber, source : Amélioration Continue
