Comment générer des fiches de paie rapidement avec le TESE ?

Si vous souhaitez simplifier vos obligations sociales et établir des bulletins de paie rapidement, le TESE (Titre emploi service entreprise) est la solution idéale. Suivez ces quelques étapes simples et vous obtiendrez vos fiches de paie en un rien de temps. Voici un guide détaillé du processus.

Présentation du TESE

Le TESE est un dispositif gratuit mis en place par l’Urssaf pour faciliter la gestion des salariés par les employeurs. Remplaçant le Titre emploi entreprise occasionnels (TEE) et le chèque-emploi très petites entreprises (CETPE), le TESE permet de gagner du temps et de simplifier les démarches liées à l’embauche, à la rémunération et aux cotisations. Grâce au TESE, vous pouvez établir vos bulletins de paie en toute simplicité.

Les entreprises relevant du régime général peuvent utiliser le TESE avec quelques spécificités :

• Les sociétés de métropole qui ont moins de 20 salariés peuvent utiliser le TESE pour chaque salarié (hors secteur agricole ou régime spécial).
• Les sociétés de métropole qui ont plus de 20 salariés peuvent utiliser le TESE uniquement pour les salariés occasionnels (CDI ou CDD de moins de 700 heures par an).

Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages du TESE, continuez à lire !

Comment ça fonctionne ?

Adhésion

Pour commencer, rendez-vous sur la page du site Internet de l’Urssaf dédiée au TESE. Remplissez vos informations professionnelles, y compris votre numéro SIRET. Vous créerez ensuite un mot de passe unique pour accéder à votre espace employeur sécurisé. Une fois votre mot de passe créé et votre adresse e-mail validée, vous recevrez un accusé de réception d’adhésion, ainsi qu’un guide pratique, un carnet de volets salariés et de volets sociaux.

Pendant l’adhésion, assurez-vous de contacter les organismes sociaux auxquels votre société est affiliée. Vous devrez remplir le dossier d’immatriculation de votre salarié pour lui garantir ses droits aux prestations. Les organismes sociaux incluent la caisse de retraite, la prévoyance et la complémentaire santé. Cette étape contribue également à la gestion optimale de votre dossier sur le long terme.

Création d’un contrat

Une fois inscrit sur le TESE, vous pourrez accéder à la section “Contrat”. Cette section comprend la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) pour chaque salarié. Remplissez ce formulaire avant l’embauche du salarié en indiquant les informations requises :

1. Cliquez sur “Nouveau salarié”.
2. Renseignez les informations du salarié, telles que la civilité, les noms, le numéro de sécurité sociale, le lieu et la date de naissance, la nationalité, etc.
3. Indiquez les détails du contrat de travail, qu’il s’agisse d’un CDD ou d’un CDI, la date d’embauche, la période d’essai, le salaire, etc.
4. Imprimez le contrat et faites-le signer par votre salarié.

Établissement d’un volet social

À cette étape, vous allez fournir plus de détails sur la rémunération de chaque salarié afin de calculer les cotisations. Vous devrez ajouter des informations sur la rémunération, les heures travaillées et la période d’emploi du salarié.

Voici les étapes précises :

1. Vérifiez que vos informations, ainsi que celles de votre salarié et de son contrat, sont correctes.
2. Ajoutez les informations relatives à la période d’emploi et aux heures rémunérées.
3. Saisissez les détails du salaire déclaré (net ou brut) et le montant exact.
4. Ajoutez les avantages en nature éventuels, ainsi que les primes, les indemnités et les rémunérations versées en dehors de la paie, soumis aux cotisations et contributions.
5. Intégrez les congés payés, les absences non ou partiellement rémunérées, ainsi que les éventuelles périodes de chômage.
6. Indiquez les retenues sur salaire.
7. Enfin, renseignez la date exacte de paiement du salaire.

Pour les contrats supérieurs à 700 heures ou 100 jours, le volet social doit être rempli et émis le 25 du mois d’activité, ou dans les 5 jours suivant la date d’embauche si cette dernière intervient à la fin du mois. Pour les contrats inférieurs à 700 heures ou 100 jours, le volet social doit être rempli dans les 8 jours suivant le paiement des salaires.

Veillez à respecter ces délais, car tout retard peut avoir des répercussions sur le calcul des cotisations, les contributions sociales et le taux d’imposition dans le cadre du prélèvement à la source.

Obtention du bulletin de paie

Une fois que vous avez validé l’étape du volet social, vous recevrez un e-mail dans les 24 heures vous permettant d’accéder à votre bulletin de paie. Vous pouvez l’imprimer si vous le souhaitez. Les exemplaires peuvent également être envoyés par voie postale. Par la suite, vous aurez accès à tous vos bulletins de paie antérieurs dans votre espace professionnel TESE.

Cotisations

Dans votre espace employeur, vous trouverez le décompte de vos cotisations, ainsi qu’un récapitulatif complet. Vous pouvez payer vos cotisations par prélèvement après le 15 du mois suivant l’envoi du décompte de cotisations. Depuis le 1er janvier 2020, le paiement se fait obligatoirement de manière dématérialisée et les chèques ne sont plus acceptés.

Vous devrez également régler les contributions liées à la formation professionnelle, à la taxe d’apprentissage et au service de santé au travail, par exemple, auprès des organismes concernés.

Enfin, le TESE applique le prélèvement à la source sur le revenu des salariés.

Déclarations annuelles

Pour conclure le processus, vous trouverez chaque année trois documents clés dans votre espace employeur :

• Un document mentionnant le montant de la masse salariale annuelle brute.
• Un document contenant les rémunérations versées pendant l’année et toutes les cotisations catégorisées.
• Une attestation fiscale pour chaque salarié.

Si vous avez des questions sur le TESE, n’hésitez pas à les poser en commentaire. Nous serons ravis d’y répondre. Rejoignez également notre communauté d’indépendants sur notre groupe Facebook de comptabilité !