Que ce soit dans un café voisin ou à l’autre bout du monde, les travailleurs à distance peuvent parfois avoir l’impression d’être très loin de leur bureau. Nous avons consulté deux experts canadiens en ressources humaines qui gèrent des employés basés de l’Afrique du Sud à San Francisco pour connaître les meilleures pratiques pour gérer le télétravail et aligner toute l’équipe. Cet article a été publié initialement ici.
Le télétravail, une tendance mondiale qui perdure
Le télétravail, ou travail à distance, n’est pas seulement une mode éphémère réservée aux milléniaux ou aux start-ups technologiques. Il s’agit d’une tendance mondiale qui ne cesse de croître.
Plusieurs études ont montré que le taux de télétravail augmente constamment et est perçu de manière positive. Si vous n’avez pas encore d’équipe à distance, c’est le moment idéal pour y penser.
Le travail à distance présente des avantages pour tous. Pour les employeurs, cela ne se résume pas seulement à économiser sur le loyer (bien que cela soit un bonus) ou permettre aux employés de travailler en pyjama toute la journée (ce qui est également un avantage).
En réalité, lorsque vous permettez à vos employés de travailler depuis leur domicile, un espace de coworking ou même un yacht (si c’est leur préférence), cela les rend plus appréciés, plus heureux et souvent plus productifs.
Les meilleures pratiques pour gérer les télétravailleurs
1. Parlez-en dès le premier jour
La clé d’une stratégie de télétravail réussie réside dans la création d’une culture où tous les employés reconnaissent les défis et les avantages du travail à distance.
Il est important d’établir les règles et les pratiques du télétravail dès l’arrivée des nouveaux employés dans votre entreprise, affirme Ali Popp, directrice du programme de gestion des talents chez Influitive. Bien que basée à Toronto, Influitive compte 13 télétravailleurs répartis à travers le Canada et les États-Unis, ainsi que deux bureaux satellites à Boston et San Francisco.
Elle recommande de proposer une formation sur le télétravail lors du processus d’intégration, à la fois pour les télétravailleurs et les employés travaillant au bureau. Cette formation devrait expliquer non seulement les outils et les processus de collaboration avec des collègues à distance, mais aussi mettre en avant les valeurs de votre entreprise en matière de travail à distance.
Bonus: Cela montre que votre organisation respecte et fait confiance à ses employés pour accomplir leurs tâches. Une enquête de Gensler en 2013 sur les environnements de travail a révélé que les employés qui peuvent choisir leur lieu de travail sont plus satisfaits, plus performants et considèrent leur entreprise plus innovante que leurs concurrents.
2. Donnez l’exemple
Il est facile de perdre de vue la progression, les défis ou les besoins quotidiens des travailleurs à distance. Dans ce cas, le dicton “hors de la vue, hors de l’esprit” ne fonctionne pas. “Vous devez constamment faire en sorte que les télétravailleurs restent une priorité”, explique Ali.
Les dirigeants doivent s’adapter aux besoins des télétravailleurs et montrer l’exemple à toute l’entreprise. Demandez aux dirigeants d’appeler régulièrement les télétravailleurs lors des réunions et de leur fournir les outils technologiques nécessaires pour faciliter les communications. Un espace calme, des écrans et un équipement sonore de qualité sont essentiels. Une fois qu’un précédent est créé, le reste de l’entreprise devrait suivre l’exemple.
Il est également important d’avoir un plan en place si la structure de la réunion change. “Si vous planifiez une sous-réunion lors d’une réunion d’équipe, avez-vous réfléchi à la manière dont les télétravailleurs y participeront ?”, demande Ali. Une liste de tâches à laquelle chacun peut se référer peut éviter d’exclure les télétravailleurs.
3. Communiquez en excès
Pour Naomi Gray, directrice des opérations chez Phuse, une agence de design web à Toronto, communiquer avec les télétravailleurs est un défi quotidien. Les employés de Phuse sont basés partout dans le monde, de l’Afrique du Sud à la Colombie-Britannique. Dans cette équipe de design soudée, une communication claire et fréquente est essentielle pour travailler au meilleur de ses capacités.
“Avoir un bureau virtuel nous permet de rassembler les meilleurs talents du monde”, explique Naomi. Son principal conseil pour les employeurs est le suivant : “Il vaut mieux surcommuniquer que sous-communiquer. Nous aimons dire que nous communiquons beaucoup et avec un objectif précis.”
“Puisque la plupart de vos communications seront non verbales, rappelez-vous que la tonalité des messages (que ce soit via Slack, e-mail ou tout autre outil) est essentielle pour vous assurer que votre message est bien compris”, ajoute-t-elle. “Les émoticônes peuvent être utiles, tout comme la relecture avant d’envoyer votre message !”
4. Soyez créatif pour reproduire les avantages du bureau
Les télétravailleurs ont tendance à manquer les petits avantages du bureau, comme les gâteaux d’anniversaire et les moments de détente. Étant donné que ces avantages contribuent au moral des employés, réfléchissez à la manière dont vous pouvez les reproduire pour les télétravailleurs.
Par exemple, si les employés de bureau reçoivent un déjeuner servi, permettez aux télétravailleurs de commander un repas de leur choix du même montant et de le faire rembourser.
Parfois, les avantages du bureau sont invisibles. Les employés à distance peuvent manquer les conversations informelles autour de la fontaine à eau. “Ces conversations spontanées avec des collègues peuvent aider à renforcer les liens et favoriser une meilleure entente”, explique Ali.
Elle suggère de trouver tous les moyens possibles pour les maintenir informés. Par exemple, assurez-vous de prendre des notes détaillées lors des réunions pour qu’ils sachent ce qu’ils ont manqué, envoyez des mémos courts quotidiens ou lancez une newsletter interne hebdomadaire avec des nouvelles du bureau, à la fois professionnelles et amusantes, sur des sujets tels que les événements, les étapes franchies et les célébrations.
Les outils indispensables pour le télétravail
Pour avoir une stratégie de télétravail réussie, il faut bien plus qu’une simple ligne de conférence téléphonique.
Des outils de communication en face à face et de collaboration en temps réel sont nécessaires pour rendre les télétravailleurs et les employés du bureau plus efficaces et productifs. “Avoir les bons outils permet aux employés de s’impliquer pleinement dans l’expérience du télétravail”, explique Ali.
Voici quelques-uns des outils les plus populaires dans lesquels nous vous recommandons d’investir :
- Un logiciel de visioconférence de qualité avec la possibilité de partager son écran
- Des ordinateurs portables avec des caméras intégrées ou externes pour les postes de bureau
- Une connexion Wi-Fi haut débit ou une connexion câblée pour éviter les retards et les appels manqués
- De grands écrans et des caméras dans les salles de réunion les plus grandes pour que tout le monde puisse être vu
- Des casques / microphones pour améliorer la qualité sonore
- Un système de messagerie instantanée ou un réseau social interne, tel que Slack, Flowdock, etc.
- Des disques durs partagés et des espaces de stockage dans le cloud pour éviter les problèmes de version des documents
- Un système basé sur le web pour faciliter les mises à jour des employés, où qu’ils se trouvent
La création de la meilleure expérience possible pour les télétravailleurs nécessite un processus de test et de feedback continu. Ali et Naomi recommandent de tester les nouveaux systèmes avec vos télétravailleurs les plus engagés et de leur demander régulièrement leur avis sur la manière d’améliorer leur expérience de travail.
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