Les notes de frais sont une partie importante de la vie professionnelle. Pour les employés, elles permettent d’être remboursés des dépenses liées à leur travail. Pour les entreprises, elles sont une obligation légale et un moyen de maîtriser les dépenses. Dans cet article, nous vous expliquerons comment traiter vos notes de frais de manière efficace.
Classer les différents types de notes de frais
Les notes de frais se divisent en différentes catégories. Voici les principales :
Frais de déplacement : ils comprennent les frais de transport engagés lors d’un déplacement professionnel. L’entreprise prend en charge les billets de train, les frais de carburant ou les péages si le lieu de déplacement est à plus de 50 km du domicile de l’employé et que le trajet ne peut être effectué en moins d’une heure et demie en transports en commun.
Frais d’hébergement : ces frais englobent les frais de logement et d’hôtel lors d’un déplacement professionnel, dans les mêmes conditions que les frais de déplacement.
Frais de repas : ils concernent le remboursement des petits déjeuners, déjeuners ou dîners pris dans le cadre professionnel ou lors d’un déplacement, sur présentation d’une note détaillée.
Autres frais professionnels : ils regroupent l’achat de matériel et d’abonnements liés à l’activité professionnelle, notamment dans le cadre du télétravail.
Il est essentiel de respecter un barème spécifique et de définir une politique de dépenses claires pour rembourser ces frais.
Fixer une date limite mensuelle pour soumettre les notes de frais
Pour traiter efficacement les notes de frais, il est recommandé de fixer une date limite mensuelle pour leur transmission aux équipes administratives et financières. Cette pratique facilite non seulement la gestion, mais aussi le traitement des notes de frais. L’objectif est de réaliser le remboursement dans un délai d’un mois.
Les notes de frais peuvent être fournies au format papier, avec un duplicata et une fiche de déclaration signée par l’employé, ou de manière dématérialisée.
Opter pour la dématérialisation des notes de frais grâce à un outil dédié
Les outils de gestion des notes de frais offrent de nombreux avantages pour faciliter leur traitement. Ils permettent notamment :
La dématérialisation des notes de frais : ces outils disposent d’une fonction de scan intelligent qui permet de numériser les reçus papiers en prenant simplement une photo.
Le suivi des dépenses en temps réel : chaque salarié peut indiquer ses dépenses en précisant leur nature, et les notes de frais sont automatiquement catégorisées par l’outil.
Le suivi du kilométrage : une fonction GPS permet de suivre les informations de trajet pour les transformer en frais kilométriques.
Le remboursement des collaborateurs : certains outils permettent de générer des virements SEPA pour rembourser les salariés, en prenant en compte les avances de frais.
Vérifier la validité des notes de frais
Pour être prises en charge par l’entreprise, les notes de frais doivent comporter certaines informations essentielles, telles que :
- La date complète ou la période (du/au).
- Le motif ou la nature des frais.
- Le lieu.
- Le nom du collaborateur (pour les frais de repas).
- La description détaillée des frais.
Procéder au remboursement
Le remboursement des notes de frais peut être effectué de deux manières :
Le remboursement des frais réels : l’entreprise rembourse la totalité des dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur travail. Il est impératif de fournir des justificatifs pour obtenir ce remboursement.
Le remboursement des frais forfaitaires : l’entreprise fixe un montant forfaitaire pour chaque type de frais professionnel. Chaque mois, l’employeur indemnise le salarié de la même somme, en se basant sur le barème établi par l’URSSAF. Aucun justificatif n’est nécessaire dans ce cas.
Le remboursement s’effectue généralement à une date fixe par virement bancaire SEPA, mais il peut également apparaître en crédit sur la fiche de paie du salarié.
En suivant ces étapes, vous pourrez traiter vos notes de frais de manière efficace et transparente. N’oubliez pas d’utiliser un outil de gestion des notes de frais pour simplifier le processus et gagner du temps.
