Les tâches que nous accomplissons tout au long de notre journée de travail sont souvent classées en fonction des besoins des autres ou des différentes échéances et urgences. Cette même situation peut également se produire dans notre vie personnelle, où nous accordons souvent peu de temps aux activités réellement importantes et dépensons beaucoup d’énergie à être “occupés”. Cependant, définir les priorités de manière intentionnelle et en fonction de nos objectifs futurs peut changer la donne, car cela garantit que chaque tâche que nous accomplissons apporte une réelle valeur et évite d’encombrer notre liste de choses à faire avec des tâches sans importance.
En utilisant des stratégies de hiérarchisation, il est possible de transformer radicalement notre journée de travail et de maximiser notre temps au bureau et à la maison. Ces stratégies nous permettent d’évaluer nos principales priorités et de les classer dans un ordre précis.
Sept stratégies pour établir l’ordre de priorité de vos tâches au travail
Établir nos priorités de manière réfléchie nécessite généralement de créer une liste de tâches prioritaires, d’évaluer chacune d’entre elles, de leur allouer du temps, puis de les accomplir dans l’objectif d’obtenir la plus grande valeur possible et ce, dans les délais les plus courts. Toutefois, il est important de garder une certaine souplesse dans l’établissement de ces priorités, car il se peut que nous devions interrompre des tâches peu prioritaires pour y insérer des tâches urgentes.
1. Faire une liste de toutes les tâches à effectuer
Pour établir efficacement nos priorités, il est essentiel de comprendre l’étendue de notre charge de travail. Cela signifie que nous devons écrire toutes les tâches, même les plus banales, afin de ne rien oublier. Pour avoir une vue d’ensemble complète de ce que nous devons faire, il est recommandé d’inclure à la fois les tâches personnelles et professionnelles dans notre liste. Qu’il s’agisse de récupérer des vêtements chez le nettoyeur ou de planifier une réunion individuelle avec notre supérieur, nous devons tout noter au même endroit. Une fois toutes les tâches consignées, nous pourrons établir leur ordre de priorité en fonction de leur importance, de leur urgence, de leur durée et de l’impact attendu.
2. Identifier ce qui est important : comprendre nos véritables objectifs
Bien que cela puisse sembler être une stratégie évidente pour gérer notre temps, il est essentiel d’établir des priorités afin de réussir à atteindre nos objectifs à long terme. Comprendre notre véritable objectif, que ce soit une promotion, la réalisation d’un projet ou un changement de carrière, nous aidera à identifier les tâches les plus pertinentes pour y parvenir. Il peut également être utile de décomposer ces grands objectifs en objectifs plus petits, avec des échéances précises. Par exemple, nous pouvons diviser un objectif annuel en tâches mensuelles, qui seront ensuite converties en tâches hebdomadaires, en priorités quotidiennes, etc. Alejandro Cerecedo, cadre supérieur chargé des comptes de mode dans une société de relations publiques, recommande de fixer des objectifs à long terme pour aligner les membres de son équipe et les motiver chaque année. Il précise que cela permet de discuter des objectifs personnels et professionnels de chacun avant de définir une date butoir pour leur réalisation. Cette vision d’ensemble est essentielle pour établir efficacement les priorités, car être “occupé” n’est pas toujours une bonne chose, tout comme remplir notre journée de tâches qui n’ont aucun impact sur notre objectif final constitue une perte de temps. Nous devons être honnêtes envers nous-mêmes quant à la valeur durable de chaque tâche et nous assurer de garder notre objectif final en tête.
3. Mettre en évidence les tâches urgentes
Notre liste de tâches doit nous permettre de voir toutes les échéances, ce qui nous aidera à déterminer quelles tâches doivent être accomplies rapidement pour respecter les délais. Il est également important de nous fixer des échéances, même si elles ne sont pas officiellement requises, sinon nous continuerons à repousser les tâches importantes simplement parce qu’elles ne sont pas urgentes. Cette stratégie peut non seulement augmenter notre productivité, mais aussi réduire la procrastination.
4. Établir l’ordre de priorité en fonction de l’importance et de l’urgence
Dans son livre “Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent”, Stephen Covey suggère de classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Voici les différentes catégories :
- Tâches urgentes et importantes : Elles doivent être effectuées en premier.
- Tâches importantes, mais non urgentes : Réservez du temps dans votre emploi du temps pour les accomplir sans interruption.
- Tâches urgentes, mais non importantes : Déléguez-les.
- Tâches ni urgentes ni importantes : Retirez-les de votre liste de tâches.
Une autre stratégie appelée MIT (Most Important Tasks) permet de s’assurer que les tâches importantes sont classées en fonction de leur priorité, même si d’autres tâches urgentes ou insistantes se présentent. Elle consiste à créer une liste distincte de trois tâches qui doivent absolument être accomplies chaque jour. Ces tâches doivent être choisies en fonction de leur importance plutôt que de leur urgence. Pour décider quelles tâches ajouter à cette liste, posez-vous la question suivante : “Quelles tâches auront le plus d’impact sur le résultat final ? Que puis-je faire aujourd’hui pour avancer vers cet objectif ?”
5. Éviter les tâches concurrentes
Lorsque les tâches sur lesquelles nous travaillons ne sont pas particulièrement difficiles, il est relativement facile de gérer plusieurs tâches en même temps. Cependant, des recherches montrent que les personnes occupant des postes de responsabilité sont plus susceptibles de se concentrer sur un seul objectif, tandis que celles occupant des postes moins élevés ont tendance à essayer de jongler avec plusieurs priorités. Cette stratégie de gestion de plusieurs tâches en même temps a été associée à une baisse de la productivité, montrant ainsi que les tâches les plus importantes ne sont pas exécutées de manière optimale. Pour rester concentré sur une tâche importante à la fois, il est recommandé d’identifier les distractions probables, telles que d’autres tâches concurrentes ou des demandes ponctuelles, et de les éviter activement tout au long de la journée. Par exemple, si nous devons extraire des données pour un projet tout en créant des diapositives pour une présentation, nous devons choisir une des deux tâches à accomplir en priorité et éviter de nous laisser distraire par les autres aspects associés à l’autre tâche.
6. Tenir compte de l’effort requis
Lorsque nous avons une longue liste de choses à faire, il est facile de se sentir submergé par le travail à accomplir, ce qui réduit notre productivité et encourage la procrastination. Une stratégie pour faire face à cela consiste à évaluer les tâches en fonction de l’effort requis pour les accomplir. Si notre liste devient trop lourde, nous devons donner la priorité aux tâches qui demandent le moins de temps et d’efforts, de manière à pouvoir passer rapidement aux tâches suivantes. En réalisant rapidement ces tâches, nous pourrons prendre un peu de répit et ressentir un sentiment d’accomplissement qui nous donnera l’énergie nécessaire pour mener à bien le reste de notre journée.
7. Réviser constamment la liste et être réaliste
Une des étapes de la méthode GTD (Get Things Done), créée par David Allen, consiste à revoir régulièrement notre liste de tâches et nos priorités afin de “reprendre le contrôle et de se recentrer”. Il est essentiel de garder à l’esprit que même si nous sommes doués pour établir des priorités, il y a toujours une limite à ce que nous pouvons accomplir en une seule journée et il y a aussi des distractions inévitables. Il est donc important d’être réaliste lorsque nous fixons des objectifs et établissons nos priorités. Sinon, nous risquons de nous créer de faux espoirs et de nous sentir constamment en retard.
L’objectif de l’établissement des priorités est de consacrer du temps aux tâches importantes, celles qui feront une réelle différence à long terme et qui nous feront progresser dans la bonne direction. Nous saurons que nous gérons bien nos priorités lorsque nous nous sentirons moins réactifs, plus concentrés et plus centrés. Notre objectif devrait être d’achever une tâche qui représente un véritable progrès et d’oublier toutes les autres qui nous “tiennent occupés”.
Caitlin Bishop, rédactrice pour l’agence Ideas by We de WeWork à New York, nous rappelle que l’établissement des priorités est essentiel pour bien gérer notre temps. Elle résume les principales stratégies présentées ci-dessus pour nous aider à établir nos priorités en fonction de nos intentions.
- Écrivez tout : Notez toutes vos tâches au même endroit, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.
- Évaluez vos objectifs à long terme : Réfléchissez à vos objectifs à long terme et au travail nécessaire pour les atteindre.
- Décomposez les objectifs complexes : Divisez vos grands objectifs en objectifs annuels, mensuels et hebdomadaires.
- Fixez des échéances précises : Assurez-vous de voir toutes vos échéances et fixez des dates butoirs, même si elles ne sont pas officielles.
- Utilisez la méthode de l’urgence plutôt que celle de l’importance : Accordez la priorité aux tâches urgentes et importantes, puis fixez des échéances précises pour les tâches non urgentes mais importantes. Déléguer ou supprimer toutes les autres tâches.
- Créez une liste quotidienne de tâches MIT : Notez trois tâches importantes que vous devez absolument accomplir chaque jour. Ces tâches doivent être liées à vos objectifs futurs les plus ambitieux.
- Évitez les distractions : Évitez intentionnellement les tâches concurrentes, surtout lorsque les tâches deviennent plus exigeantes.
- Tenez compte de l’effort requis : Lorsque votre liste de tâches devient trop longue, établissez des priorités en fonction de l’effort nécessaire et accomplissez d’abord les tâches les plus simples et les plus faciles.
Répartissez votre temps de manière appropriée et assurez-vous d’être réaliste. Même si vous êtes doué pour établir des priorités, rappelez-vous qu’il y a toujours une limite à ce que vous pouvez accomplir en une journée et des distractions inévitables. Soyez réaliste lorsque vous fixez vos objectifs et établissez vos priorités. L’objectif est de consacrer du temps aux tâches importantes qui auront un impact à long terme et de mettre de côté toutes les autres tâches qui nous “tiendraient occupés”.
Source: Caitlin Bishop, rédactrice pour l’agence Ideas by We de WeWork à New York
