Vous passez tellement de temps à perfectionner votre processus de recrutement que vous en arrivez parfois à négliger le processus d’intégration des nouveaux employés.
Gardez à l’esprit que le processus d’intégration est un élément essentiel de l’expérience d’une nouvelle recrue et il est tout aussi important que votre stratégie de recrutement. Bien que les termes “intégration” et “orientation” soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils ont pourtant un sens bien distinct. L’orientation est un processus d’un ou deux jours qui implique de faire découvrir l’entreprise au nouvel employé, tandis que l’intégration est un processus dont le but est d’intégrer un employé complètement à votre entreprise sur le long terme.
Alors pourquoi l’intégration est-elle si importante ? Eh bien, des études montrent qu’un processus d’intégration stable améliore le taux de rétention, car il permet aux employés de recevoir toutes les informations et les outils nécessaires pour réussir dans leur travail, ce qui les rend plus satisfaits. Cela permet également à l’entreprise de développer une relation sur la durée avec ce nouvel employé.
Lorsque cette nouvelle personne arrive dans votre entreprise, il y a de grandes chances qu’elle soit déjà intéressée par votre culture d’entreprise. Alors pourquoi ne pas en profiter et lui rappeler pourquoi elle voulait obtenir ce job en premier lieu ? Ce processus peut faire en sorte que les employés soient encore plus impliqués dans votre entreprise, ce qui vous rapproche un peu plus du Saint-Graal, soit un employé qui reste sur le long terme.
Avant le 1er jour au bureau
La plupart des gens pensent que l’intégration commence au moment où la nouvelle recrue arrive au bureau pour son premier jour de travail… Faux ! Elle commence en fait lorsqu’un candidat consulte votre page carrières. Donc assurez-vous que cette dernière soit à jour et contienne des informations sur la mission de l’entreprise et sa culture. De cette façon, les candidats peuvent avoir une bonne connaissance de votre entreprise lors de l’entretien et déjà commencer à s’impliquer.
Une fois que ce candidat est embauché, il y a souvent une montagne de documents à remplir. Pourquoi ne pas les envoyer par voie électronique et demander au nouvel employé de renvoyer ces documents par mail ? Cela permet de gagner du temps et de s’assurer qu’il consacre son premier jour dans l’entreprise à des tâches plus productives.
On se pose également beaucoup de questions avant d’arriver dans une nouvelle entreprise. Par exemple : Où sont les toilettes ? À quelle heure est la pause déjeuner ? Qui dois-je demander lorsque j’arrive ? Y a-t-il un code vestimentaire à respecter ? Réfléchissez à toutes les questions possibles et répondez-y dans un document Word. En envoyant ces réponses à une nouvelle recrue avant son premier jour, vous lui permettrez d’être plus à l’aise lors de son premier jour.
Bien qu’il soit important que vous vous prépariez à accueillir ce nouveau collaborateur, vous devez également préparer votre lieu de travail. La première chose à faire est d’envoyer un e-mail de rappel à tous les membres de l’équipe pour les informer qu’une nouvelle recrue débarque – il est important que vos collaborateurs fassent sentir au nouvel employé qu’il est le bienvenu. Assurez-vous également que les bureaux, les lignes téléphoniques professionnelles et les mots de passe sont mis en place, avec des instructions les accompagnant. Encore une fois, cela fait gagner du temps et montre que vous prenez le processus d’intégration au sérieux.
Jour 1 au bureau
Le premier jour au bureau est toujours le plus important, alors assurez-vous d’être préparés. De même, faites en sorte d’être disponible pour rencontrer votre nouveau collègue à l’heure convenue et informez la réception de son arrivée. Il n’y a rien de pire que d’arriver pour son premier jour et de ne pas être accueilli de façon officielle.
Après les présentations initiales, montrez les locaux à votre nouvelle recrue, ainsi que son bureau. En ayant un petit cadeau de bienvenue qui attend le nouvel employé sur son bureau, vous lui montrez que vous lui prêtez attention et que son intégration à l’entreprise et à sa culture vous tient à cœur.
Avant de le présenter aux autres membres de votre équipe, prenez-le à part pour avoir une discussion sur son poste et ses responsabilités. Vous devriez également discuter de la définition d’objectifs mensuels pour le motiver. Toute formation qui est essentielle pour prendre le poste doit également être planifiée pendant ce rendez-vous.
Il est recommandé que les nouveaux employés rencontrent des employés plus anciens, et en particulier ceux qui seront impliqués dans leur formation. Profitez de cette rencontre pour discuter de manière ouverte du poste du nouvel employé, de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne ses responsabilités. Pour faire en sorte que la nouvelle recrue se sente totalement intégrée à l’équipe, emmenez-la déjeuner dehors pour célébrer son arrivée.
Les 6 premiers mois
À l’issue du premier mois, il est important de vérifier que la nouvelle recrue se plaît dans son travail et en est satisfaite. Vous devriez également passer en revue ses progrès et les étapes accomplies durant ce premier mois. Si elle a échoué à atteindre ses objectifs, analysez les raisons de cet échec et trouvez des solutions pour l’aider à améliorer ses résultats pour les prochains mois.
Vous n’avez pas besoin de le faire de façon mensuelle, mais le faire tous les 3 mois est bénéfique. Utiliser des questionnaires tout au long de la période est une bonne manière de suivre les progrès des employés. Au début, ils peuvent se focaliser sur les détails du poste, mais avec le temps ces questionnaires peuvent concerner leur travail en général.
Lorsqu’un employé en est à ses premiers mois dans un poste, lui assigner un mentor ou un binôme est une très bonne idée. Les mentors sont souvent des employés aguerris qui aident les nouveaux employés à régler les différents problèmes qu’ils peuvent rencontrer. Ces mentors peuvent également signaler au management senior s’il y a des problèmes en termes de productivité, par exemple.
Première année
Bien qu’il soit facile d’oublier l’intégration après les 6 premiers mois, il est primordial de continuer ce processus après la première année officielle dans le poste. Après un an, vous devriez de nouveau vous réunir avec les nouvelles recrues pour évaluer leurs progrès et leur bien-être dans l’entreprise. S’ils sont satisfaits, vous pouvez ensuite planifier de futurs développements dans l’entreprise avec eux.
Cette réunion peut également être utilisée comme une base pour discuter d’autres compensations et avantages. Si ces réunions ont été fructueuses, vous savez que vous avez un processus d’intégration stable et fiable que vous pouvez répéter encore et encore.
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