Pratique courante pour de nombreux travailleurs, les déplacements professionnels sont réglementés par la loi afin de garantir des conditions optimales. Quelles sont les règles à connaître ? Quels sont les droits et les obligations prévus ? Quelle justification est requise ? Nous vous expliquons tout…
Déplacement professionnel : Qu’est-ce que c’est ?
Un déplacement professionnel est une pratique fréquente dans le monde du travail, motivée par une activité devant être réalisée en dehors du lieu habituel de travail, que ce soit à l’échelle départementale, régionale, nationale ou internationale. D’une durée plus ou moins longue, il peut s’étendre sur plus de 24 heures et peut être récurrent ou occasionnel. Une visite chez un client, l’exécution d’un chantier, un détachement temporaire, des réunions… de nombreux facteurs peuvent nécessiter un déplacement professionnel, que l’on soit un travailleur itinérant ou sédentaire, et que l’on doive être hébergé sur place, que ce soit à l’hôtel ou dans une location d’appartement pour professionnel.
Déplacements professionnels : Une démarche bien encadrée
Du point de vue contractuel, les modalités des déplacements ne sont pas toujours mentionnées dans le contrat de travail. L’accord du salarié est tacite, sauf si une clause spécifique y est ajoutée. Il est néanmoins recommandé que les deux parties se mettent d’accord au préalable sur ce sujet, notamment en ce qui concerne la zone de déplacement et l’hébergement éventuel, comme dans le cas d’une location d’appartement pour professionnel.
De plus, il est également conseillé d’établir une note rappelant les consignes générales concernant les transports, la gestion des déplacements et les justificatifs à fournir…
Il est également important de distinguer les déplacements professionnels des détachements. Ainsi, un déplacement doit durer moins de 90 jours consécutifs et moins de 180 jours par an à l’étranger.
Déplacements professionnels : Une gestion soigneusement assurée
La gestion des déplacements professionnels comprend l’organisation, le règlement du voyage et donc sa réservation. Une politique de voyage peut être mise en place afin de répondre à des enjeux budgétaires notamment. Il est également essentiel de gérer l’aspect administratif et comptable, la flotte automobile lorsque cela est nécessaire, ainsi que les risques encourus dans le cadre d’un déplacement.
De plus, les frais liés aux déplacements professionnels doivent être pris en charge par l’employeur, tels que les frais de transport, d’hébergement et de repas, dans la limite des dépenses jugées nécessaires et préalablement expliquées au salarié. Ce dernier doit justifier tous les frais engagés et conserver tous les éléments nécessaires pour pouvoir être remboursé. Les indemnités kilométriques peuvent être remboursées soit de manière forfaitaire, soit en fonction des frais réels, selon la situation. En ce qui concerne l’hébergement, la location d’un appartement constitue une alternative à l’hôtel, permettant à l’employeur de réaliser des économies et au salarié de bénéficier d’un espace plus grand et plus agréable.
Parce que partir en déplacement professionnel nécessite une organisation rigoureuse, il est essentiel de connaître toutes les consignes afin que les voyages se déroulent le mieux possible. Cette pratique étant encadrée, à la fois pour le bien de l’employeur et celui du salarié, chaque élément doit être justifié afin d’éviter tout malentendu.
