Que vous soyez un particulier ou un professionnel, il est possible que vous ayez besoin de faire légaliser vos documents administratifs pour une utilisation à l’étranger. Mais ce n’est pas tout, une traduction assermentée est également indispensable pour que ces documents conservent leur valeur internationale. Dans cet article, nous vous expliquons en détail ce qu’est la légalisation, dans quels cas elle est requise, les démarches à suivre et pourquoi la traduction assermentée est essentielle.
Comprendre ce qu’est la légalisation de documents
La légalisation permet à vos documents administratifs ou juridiques de conserver leur validité légale à l’étranger. Elle consiste à authentifier la signature du document, c’est pourquoi elle est incontournable.
Dans quels cas la légalisation est-elle requise ?
Pour que vos documents administratifs ou juridiques conservent leur valeur légale auprès des autorités étrangères, il est nécessaire de les faire légaliser. De même, si vous possédez un document officiel provenant d’un pays étranger, celui-ci doit être légalisé dans son pays d’origine pour être reconnu.
Quels types de documents sont concernés ?
La légalisation est nécessaire dans de nombreuses situations, notamment en cas de litige commercial, de dépôt de marque, d’appel d’offres ou de création d’une filiale à l’étranger. Tous les documents publics doivent être légalisés, ainsi que certains documents établis sous seing privé selon les exigences du pays étranger :
- État civil : actes de naissance, actes de décès
- Actes judiciaires : jugements, par exemple
- Actes administratifs : certificats de nationalité, extraits de casier judiciaire
- Actes commerciaux ou industriels : Kbis, certificats INPI, contrats, brevets, etc.
- Actes sous seing privé : attestation sur l’honneur, actes de propriété, reconnaissance de dettes, factures, lettres de recommandation, etc.
- Actes notariés (ou documents dressés par des auxiliaires de justice ou des officiers publics)
- Documents certifiés par des agents consulaires, etc.
Les démarches à effectuer pour légaliser ses documents
Les démarches et formalités liées à la légalisation varient en fonction des règles en vigueur dans chaque pays. Selon l’origine de la légalisation (document étranger en France ou document français à l’étranger), vous avez plusieurs recours possibles.
À retenir :
Pour effectuer les bonnes démarches, il est important de bien se renseigner sur les formalités attendues par le pays de destination de votre document, car la légalisation est soumise aux échanges diplomatiques entre pays.
La démarche classique
Dans la plupart des cas, la procédure de légalisation en France est réalisée par le ministère des Affaires Étrangères, puis à l’étranger, par l’ambassade ou le consulat du pays concerné.
La démarche simplifiée : l’apostille
L’apostille est une procédure plus rapide de légalisation, régie par la Convention de La Haye. En France, cette formalité doit être réalisée par une cour d’appel, via le service des Apostilles. Un officier, en qualité de signataire, est chargé de la légalisation. L’apostille est considérée comme une procédure de substitution à la légalisation.
La dispense de légalisation
Certains pays ont conclu des accords internationaux qui dispensent vos documents de légalisation, leur permettant ainsi de conserver leur valeur officielle. Cette procédure simplifie la circulation des documents publics relatifs à l’état civil (naissance, mariage, divorce, adoption, etc.) et vise à réduire les formalités administratives, en particulier entre les pays de l’Union européenne. La dispense de légalisation concerne notamment des pays comme l’Italie, l’Espagne ou encore la Pologne.
Il est important de consulter le tableau disponible sur France Diplomatie pour vérifier le régime applicable à votre document, en fonction de son pays de destination.
L’importance de la traduction assermentée
Lorsque vous souhaitez utiliser un document dans un pays étranger, il est essentiel de veiller à sa légalisation, mais également de réaliser les démarches nécessaires pour sa traduction. La traduction assermentée est la seule traduction autorisée pour les documents officiels, juridiques et administratifs.
Bon à savoir :
La traduction assermentée atteste de la véracité d’un document officiel. Le traducteur assermenté, également appelé traducteur expert, traducteur certifié ou encore traducteur agréé, est reconnu par l’autorité judiciaire. Il a prêté serment auprès d’une cour d’appel. Il se charge non seulement de traduire votre document de manière experte, mais appose également sa signature ainsi qu’un tampon qui confère à la traduction un caractère officiel.
Pour trouver le bon expert, il est recommandé de faire appel à une agence de traduction proposant également un service de légalisation (comme Tradutec !). Cette agence se charge de toutes les démarches auprès des instances compétentes, vous épargnant ainsi les tracas liés à la traduction légale de votre document. Vous gagnez ainsi en temps, simplicité et efficacité, tout en ayant la garantie d’une légalisation réussie.
C’est seulement une fois votre document juridique ou administratif traduit et certifié que vous pouvez procéder à sa légalisation pour lui conférer une valeur à l’étranger. Généralement, la légalisation est effectuée par le ministère des Affaires étrangères. Cependant, si votre pays de destination a signé la Convention de La Haye (5/10/61), vous devrez faire appel aux services d’une cour d’appel pour obtenir l’apostille qui authentifie la signature du traducteur assermenté. Les procédures de légalisation varient donc d’un pays à l’autre, en fonction des accords internationaux entre le pays étranger et la France. N’hésitez pas à vous renseigner pour savoir si votre document relève de la légalisation classique, de l’apostille ou d’une dispense.
