De nos jours, les services comptables doivent faire face à des coûts élevés et à des risques importants lors du traitement des factures fournisseurs. Des employés sont exclusivement dédiés à la réception et à la saisie de ces factures, ce qui les empêche d’accomplir des missions stratégiques à plus forte valeur ajoutée, faute de disposer d’outils adéquats.
De plus, le traitement des factures papier prend plus de temps que celui des factures électroniques. Le service comptable doit :
- Réceptionner, trier et saisir manuellement les données de la facture dans le logiciel de comptabilité ;
- Identifier le fournisseur émetteur ;
- Vérifier la conformité de la facture par rapport aux livraisons effectuées ;
- Procéder au paiement de la facture ;
- Assurer le suivi du paiement ;
- Archiver la facture.
Au final, le traitement d’une seule facture peut prendre plusieurs heures, ce qui représente un coût important pour votre entreprise en termes de rémunération du service comptable.
Les études statistiques confirment ces constats. Selon un rapport de la Direction Générale des Finances datant de 2020, le coût complet d’émission d’une facture papier est estimé à plus de 10 €, tandis que la gestion d’une facture électronique ne coûte que quelques centimes en moyenne.
Outre les coûts liés au traitement des factures, d’autres frais doivent être pris en compte. En effet, il est possible de perdre une facture papier, ce qui peut entraîner des retards de paiement et des pénalités pour l’entreprise.
Rappelons que les délais de paiement entre professionnels sont généralement fixés à 30 jours suivant la réception des biens ou services. Cependant, un fournisseur peut appliquer un délai de paiement plus long, à condition de ne pas dépasser 60 jours ou 45 jours à compter de la fin du mois. Au-delà de ces délais, des pénalités de retard peuvent être appliquées.
Or, 30 ou même 60 jours peuvent sembler courts si le service comptable de l’entreprise tarde à traiter les factures papier. En cas de factures impayées, l’entreprise s’expose à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, ainsi qu’à des pénalités de retard selon les conditions générales de vente du fournisseur. Des sanctions financières de la part de la DGCCRF peuvent également être infligées.
Pour réduire les coûts et éviter les retards de paiement, il est indispensable d’utiliser un logiciel de traitement des factures. Les avantages sont nombreux : optimisation du temps de traitement, réduction des risques d’erreurs, automatisation des tâches répétitives et archivage facilité.
En conclusion, maîtriser les coûts et les risques liés au traitement des factures fournisseurs est crucial pour une entreprise. L’adoption d’un logiciel dédié permet d’optimiser ce processus et de garantir un suivi efficace des paiements, tout en libérant le service comptable pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
