La gestion d’un projet peut sembler intimidante pour un chef de projet débutant. Même les projets les plus petits peuvent être complexes en raison de nombreux éléments en mouvement. Cependant, la meilleure façon de gérer un projet avec succès consiste à le décomposer en phases et en tâches gérables, tout en suivant une méthode de gestion de projet éprouvée.
Les étapes de la gestion de projet
Il existe cinq groupes de processus utilisés pour gérer des projets :
- Lancement du projet : C’est le moment où une idée est approuvée et devient un projet. La charte du projet est créée à cette phase.
- Planification du projet : Pendant cette phase, vous planifiez tout le travail nécessaire au projet, notamment ce qui doit être fait, comment ce sera fait, quand, par qui et comment vous suivrez l’avancement global. La majorité des tâches de gestion de projet se trouvent dans cette phase. Tous les chefs de projet vous le diront, la réussite d’un projet dépend de la qualité de la planification.
- Exécution du projet : C’est pendant cette phase que les différentes tâches sont réalisées. Il s’agit également de gérer les communications, la qualité et l’équipe du projet.
- Suivi du projet : Cette phase se déroule en parallèle des autres et consiste à veiller à ce que le projet se déroule comme prévu. Elle comprend des processus de contrôle du périmètre, du planning et du budget.
- Clôture du projet : À ce stade, votre projet a atteint, ou non, ses objectifs et vous le clôturez.
Selon la version 6 du PMBOK (Project Management Book of Knowledge), ces 5 groupes comprennent un total de 49 processus. Ces 49 processus offrent une structure éprouvée que vous pouvez suivre pour gérer tous vos projets et ainsi augmenter vos chances d’atteindre vos objectifs.
Comment gérer efficacement un projet
Pour gérer efficacement un projet, vous devez également connaître les éléments suivants :
Selon l’enquête Pulse réalisée par le PMI en 2018, les trois principaux facteurs de réussite d’un projet sont :
- Disposer d’un soutien actif et impliqué de la part de la direction.
- Éviter les dérives des objectifs ou les changements incontrôlés du périmètre.
- Disposer de la capacité à apporter de la valeur ajoutée.
En revanche, les trois principales raisons d’échec des projets sont :
- Un changement dans les priorités de l’entreprise.
- Une modification des objectifs du projet.
- Un mauvais recueil des besoins.
Un sponsor actif et une communication fréquente veillent à ce que les priorités de l’entreprise et les objectifs du projet restent cohérents. Pour réduire le risque de recueillir des besoins incorrects, suivez ces conseils :
- Définissez clairement les objectifs du projet et les résultats attendus.
- Énoncez clairement le périmètre du projet, en identifiant les contraintes.
- Organisez des sessions de recueil des besoins avec des parties prenantes clés, dont les utilisateurs finaux du résultat final du projet.
- Organisez une réunion de révision et d’approbation des besoins lors de laquelle les parties prenantes les valident.
- Gardez une trace de chaque changement.
Conseils supplémentaires pour une gestion de projet réussie
Voici 3 conseils supplémentaires pour améliorer vos compétences de chef de projet et gérer plus efficacement vos projets :
Conseil n°1 : Communiquer constamment
On dit souvent qu’environ 90 % du rôle d’un chef de projet consiste à communiquer. Le fait de communiquer fréquemment avec votre équipe et toutes les autres parties prenantes offre de nombreux avantages. Ces avantages comprennent :
- Entretenir la mobilisation de tous les intervenants.
- Veiller à la cohérence entre attentes et compréhensions.
- Identifier les risques et problèmes potentiels en amont.
- Réduire les risques de conflits et d’avoir à refaire une partie du travail.
Pour éviter que certains intervenants soient inactifs en attendant les résultats d’une tâche déjà terminée, et pour éviter que d’autres continuent à travailler sur des aspects du projet qui sont désormais hors du périmètre, prévoyez régulièrement des réunions d’avancement avec tous les intervenants du projet. Ces réunions permettent de partager les dernières informations et de discuter des problèmes qui émergent. Par ailleurs, un rapport de projet régulier doit être transmis à toutes les parties prenantes pour les informer de l’avancement du projet. Si un problème survient ou si quelque chose ne se passe pas comme prévu, il est important de communiquer l’information à toutes les personnes concernées le plus rapidement possible. La résolution d’un problème peut devenir plus difficile si vous tardez à le signaler, et cela pourrait nuire à votre réputation au sein de l’entreprise. Personne ne doit penser que vous cachez un problème !
Conseil n°2 : Soyez proactif
Aucun plan ne se déroule sans accroc, surtout en matière de gestion de projet. Pour réduire l’impact des changements sur le projet, il est essentiel d’être aussi proactif que possible. Cela concerne principalement la gestion des risques. Identifiez les risques le plus tôt possible et passez-les régulièrement en revue avec votre équipe pour comprendre leur évolution ou l’apparition de nouveaux risques. Une fois qu’un risque est identifié, déterminez comment vous prévoyez de le limiter et ce que vous ferez si la situation se présente. Envisagez ce qui pourrait mal se passer et réfléchissez à la façon dont vous y ferez face. Quel est votre “plan B” ? Vous devez également être conscient des jalons et livrables à venir, ainsi que de l’avancement de l’équipe par rapport à ceux-ci (la communication est encore une fois essentielle !). Évitez de découvrir le jour où un livrable est censé être prêt qu’il ne l’est pas et qu’il ne le sera pas avant deux semaines.
Conseil n°3 : Souvenez-vous que vous n’êtes pas seul
Un chef de projet n’est pas le seul responsable de la réussite d’un projet, même si parfois vous pouvez en avoir l’impression. Il est important de s’appuyer sur l’expertise des autres et de demander leur soutien, en particulier si vous êtes un chef de projet débutant. Tenez vos sponsors informés et faites en sorte qu’ils restent impliqués, n’ayez pas peur de les informer de certains problèmes. Par exemple, si vous venez de perdre une ressource clé pour l’un de vos projets, votre sponsor sera peut-être en mesure de trouver un remplaçant plus facilement et plus rapidement que vous. Il est essentiel de construire une équipe compétente en laquelle vous pouvez avoir confiance. Faites appel à des experts et à des ressources qui ont travaillé sur des projets similaires par le passé. N’ayez pas peur de poser des questions ou de demander des conseils. Si votre entreprise dispose d’une base de données d’apprentissages tirés de projets précédents, parcourez-la pour mieux comprendre les bonnes pratiques, les conseils et les astuces. Vous pouvez également discuter avec d’autres chefs de projet plus expérimentés dans certains domaines. Utilisez des modèles, des outils et des logiciels de gestion de projet pour faciliter la gestion et le suivi de votre projet, ainsi que la production de rapports à ce sujet. En travaillant de cette manière, vous pouvez gagner du temps, améliorer votre visibilité sur le projet et même anticiper certains problèmes.
Pour en savoir plus
- Les bases de la gestion de projet : 6 étapes pour un plan infaillible
- Pourquoi votre équipe de création n’utilise pas votre logiciel de gestion de projet
- Les 5 erreurs les plus fréquentes dans la gestion de projets multiples : les erreurs de communication (Partie 5 sur 5)
