Qu’est-ce que la mise en place de processus ?
Peu importe la qualité de votre travail en une journée donnée ; si vous n’êtes pas cohérent dans votre approche pour faire avancer les choses, vous gaspillez tous vos efforts. Le problème est que maintenir une productivité constante est bien plus difficile que d’avoir des hauts et des bas naturels. C’est là que la mise en place de processus entre en jeu.
Une entreprise peut avoir trois processus opérationnels, tandis qu’une autre peut en avoir 20. Tout dépend de l’activité de l’entreprise et de la diversité de ses offres.
Les fondateurs ou les créateurs de nouvelles divisions d’entreprises bien établies ont l’habitude de tout faire dans leur établissement. Surtout aux premiers stades de la croissance, l’accent est davantage mis sur la réalisation des choses par tous les moyens nécessaires que sur la préoccupation de la manière dont elles sont accomplies.
Par conséquent, le développement de processus et de systèmes formels a tendance à être relégué au second plan.
Au fur et à mesure qu’une entreprise évolue, la plupart des dirigeants ressentent le besoin d’élargir leur équipe et commencent à réfléchir à la manière de former les autres à effectuer les tâches qu’ils faisaient autrefois. Passer de l’approche des opérations quotidiennes à une position de leadership plus globale nécessite une planification minutieuse pour créer un système de processus reproductibles que d’autres peuvent suivre avec succès.
Comme l’a écrit John C. Maxwell, expert en leadership et auteur, “l’héritage n’est créé que lorsqu’une personne met son organisation en position de faire de grandes choses sans elle”. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous aider à créer votre propre héritage.
Faites l’inventaire de vos actions, maintenant
Vous réalisez des actions tous les jours pour faire avancer votre entreprise. Il est temps de vraiment y prêter attention. Remarquez que vous prenez des mesures en vue d’un autre résultat positif et considérez chaque action comme une pratique exemplaire, aussi minutieuse ou simple soit-elle.
Ensuite, créez un processus pour chacune de vos actions. Ne présumez pas que quelqu’un qui essaie de reproduire ce que vous avez fait partagera votre intuition ou que certaines actions sont “évidentes”. Prenez le temps d’écrire vos processus sur des post-it et de les afficher sur le mur. Vous pouvez toujours ajouter, supprimer ou réorganiser selon vos besoins, mais une approche disciplinée vous donnera un aperçu formidable du nombre de petites tâches impliquées dans le résultat final.
L’inventaire vous permettra également d’identifier les domaines qui pourraient être rendus plus efficaces ou éventuellement automatisés d’une manière ou d’une autre. Demandez-vous s’il existe des outils que vous pourriez utiliser pour rendre le processus encore plus facile. Rappelez-vous, tout ne concerne pas que vous. Testez votre propre système et apportez des ajustements pour plus de clarté.
Impliquez l’équipe
Tout comme vous obtiendriez des commentaires des clients sur vos produits, recueillez des informations précieuses auprès de votre propre personnel. Créez des boucles de rétroaction pour obtenir des idées sur les moyens d’améliorer continuellement vos processus. Vous n’avez pas besoin de toutes les adopter, mais vous pouvez découvrir de nouvelles façons de rendre un processus plus efficace.
N’attendez pas d’avoir tout parfaitement énoncé pour impliquer votre équipe. Construisez vos processus au fur et à mesure et partagez-les largement. Demandez à l’équipe de travailler sur vos actions et commencez à les tenir responsables de les suivre, tout en étant ouvert aux améliorations possibles – considérez-le comme un test bêta.
Attention toutefois à ne pas submerger vos collaborateurs. Laissez ce mode de développement de votre processus se déployer lentement. Créez une liste de priorités et envisagez d’aborder une ou deux priorités chaque trimestre, en fonction de leur importance. Les systèmes que vous mettez en œuvre vont former la base même de votre entreprise lorsque vous ne serez plus aux commandes, alors assurez-vous qu’ils soient solides comme un roc.
Donnez aux autres les moyens de contribuer au système
Il est important de co-construire votre système en permettant aux autres de créer leurs propres processus, surtout au début. C’est un excellent moyen de partager la propriété des idées et de récompenser ceux qui ont identifié des problèmes ou de nouvelles solutions innovantes. Évitez autant que possible de construire le processus en silos.
Oui, vous pouvez aller plus vite seul, mais vous irez plus loin et créerez une base plus solide lorsque vous impliquez les autres. Permettez aux membres de l’équipe de tous les coins de l’entreprise de contribuer à la façon dont les choses sont faites lorsqu’elles les touchent directement, tout en reconnaissant qu’il y a certaines équipes que vous pouvez surveiller de manière moins stricte que d’autres.
Veillez à ne pas trop traiter
Les entreprises qui réussissent maintiennent une mentalité de croissance aussi longtemps que possible, une mentalité qui privilégie l’agilité et l’ouverture d’esprit. Méfiez-vous de la paralysie de l’analyse qui peut alourdir votre organisation et ajouter des frictions qui ralentissent les choses.
Les processus doivent d’abord être réservés aux fonctions critiques ou matérielles. Simplifiez-vous la vie : comprenez les besoins, collectez les données, puis agissez. À mesure que votre entreprise se développe, le processus peut devenir la clé de l’efficacité.
L’évolutivité nécessite des actions reproductibles pour garantir la cohérence et la continuité, à la fois en interne et avec les clients. Lorsque tout le monde sait à quoi s’attendre, les relations sont plus satisfaisantes. Dans le même esprit, rappelez-vous que si un processus n’est pas cassé, ne le réparez pas.
Si, lors de l’inventaire de vos actions, vous découvrez que tout fonctionne déjà aussi bien que possible, laissez-le tel quel. N’oubliez pas de documenter les étapes pour les nouveaux membres de l’équipe et les futurs employés.
La mise en place de processus et d’un système permet aux fondateurs de mieux gérer leur entreprise tout en améliorant considérablement les chances de réussite à long terme. Engagez-vous à partager et à former les processus pour que cela devienne une seconde nature pour vos équipes, et vous serez sur la bonne voie pour créer un héritage durable.
Pourquoi mettre en place des processus ?
Mettre en place et adopter de nouveaux processus peut sembler terrifiant pour les équipes du monde entier. C’est pourquoi il est essentiel d’adopter une stratégie de gestion du changement et de travailler ensemble avec vos collègues pour saisir les avantages d’une nouvelle création.
Qu’est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement fait référence à la façon dont les personnes responsables préparent, équipent et soutiennent les employés pour qu’ils s’adaptent avec succès aux changements tout en respectant les règles, les conseils et les étapes nécessaires pour atteindre leurs objectifs. Cependant, la gestion du changement de processus reste plus simple en théorie qu’en pratique, comme vous le découvrirez tout au long de cet article.
Ce blog, après avoir été lu en détail, vous donnera des informations importantes sur un outil dont la création était d’une importance capitale pour le bon fonctionnement des collaborateurs. Suivre les conseils de cet article vous permettra de cartographier efficacement les procédures et les informations nécessaires.
Anticiper les besoins et les préoccupations de votre équipe avant que les changements ne se produisent facilite la transition. La rédaction de procédures et de processus reçoit rarement l’attention qualifiée spécifique qu’elle mérite. Elle a tendance à être une réflexion après coup dans une entreprise ou si quelqu’un a du temps libre.
En fin de compte, ce n’est pas seulement le temps nécessaire pour les écrire dans un document et les accepter qui compte, mais aussi le temps nécessaire pour s’assurer qu’ils sont à jour et restent pertinents pour l’entreprise. L’utilisation d’un processus et d’une procédure standard crée davantage de structure dans une entreprise, bien que cela puisse potentiellement ne pas être utile pour toutes les entreprises et tous les secteurs d’activité.
Même les entreprises les plus créatives devraient avoir des processus pour gérer les demandes des clients et la structure interne de l’entreprise. La nature créative de l’entreprise dépendra de l’activité du client. S’il existe des processus de travail qui peuvent être reproduits chaque jour dans l’entreprise, ce sont ceux qui valent la peine d’être documentés pour que d’autres puissent les suivre.
De bons processus et procédures fournissent un moyen de communiquer et d’appliquer des normes et des pratiques cohérentes au sein de l’entreprise. Lorsque des organigrammes sont inclus, ils fournissent un document visuel pour apprendre et comprendre la tâche à accomplir dans ce document. Les personnes n’ont pas nécessairement besoin de demander comment vous voulez que les choses soient faites, car tout est documenté pour eux. Grâce aux routines standardisées, il y a plus de prévisibilité au travail, ce qui peut aider à développer les processus que les choses doivent changer.
La procédure définira des choses comme quelles activités doivent être effectuées, qui les exécute, quel est le but, comment la tâche est effectuée, et ensuite qui est responsable de la procédure. Une fois que cette procédure est mise en œuvre, elle fournit un moyen efficace et cohérent d’exécuter la tâche. Il y a deux facteurs principaux à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un nouveau processus d’entreprise : la technologie, les tâches liées à la procédure, l’automatisation, le matériel, le logiciel.
Mais vous devez également penser au côté humain de la gestion des processus d’entreprise, c’est-à-dire à l’adoption par les utilisateurs. Vous pourriez penser que la mise en œuvre réelle de nouveaux processus d’entreprise est un projet informatique, mais une mise en œuvre réussie implique tout le monde dans votre équipe. Ces informations de qualité consistent non seulement à s’assurer que le nouveau processus fonctionne correctement, mais également à veiller à ce que le nouveau processus fonctionne pour toutes les personnes impliquées. Parce que si vos nouveaux processus ne fonctionnent pas sur le plan pratique, ils ne fonctionnent tout simplement pas.
Lorsqu’on parle de modélisation des processus métier, cela peut sembler un peu mystérieux. Bien sûr, maîtriser tous les symboles d’une norme spécifique n’est pas une tâche simple, mais ses concepts sont clairs et faciles à assimiler. Expliquer aux non-initiés les étapes et les techniques d’analyse et de cartographie des processus peut les aider à comprendre les décisions prises par les experts et les consultants, sans avoir besoin d’un doctorat sur le sujet.
En voyant des exemples de flux de processus et des diagrammes, ils auront une idée plus précise de la situation et pourront donner leur avis sur les décisions prises avec beaucoup plus d’assurance.
En conclusion, ces quelques règles basiques garantissent un référentiel de processus homogène, évitent d’avoir 200 actions pour décrire un processus alors que 15 suffisent, et permettent de distinguer ce qui est vraiment invariant de ce qui dépend des moyens utilisés. Un modèle construit selon ces règles permettra à l’organisateur de trouver un nom pour le document d’optimisation, et à l’informaticien de trouver les fonctions à implémenter dans le système informatique.
