La documentation qualité, également connue sous le nom de “système documentaire” ou “gestion documentaire”, regroupe tous les documents sur lesquels une entreprise s’appuie pour formaliser son organisation. Elle constitue un élément essentiel pour la mise en œuvre réussie du système de management de la qualité. Dans cet article, nous vous dévoilons tout ce que vous devez savoir !
Les principaux documents d’un système Qualité : la pyramide documentaire
Le système de documentation qualité est structuré comme une pyramide, allant du plus global au plus détaillé (et au plus nombreux !). De l’extrémité de la pyramide à sa base, nous passons ainsi de la politique qualité à la réalité opérationnelle sur le terrain.
Dans le détail de chaque niveau, voici ce que cela implique…
Le manuel qualité et les processus
Le manuel qualité est un document clair, synthétique et régulièrement mis à jour, d’environ 10 à 20 pages. Il décrit la manière dont l’entreprise est organisée pour assurer et améliorer en continu la satisfaction des utilisateurs. C’est un outil de communication interne et externe qui ne concerne pas seulement les auditeurs, mais qui doit également répondre aux questions essentielles du personnel, des clients ou des auditeurs.
Quant aux processus, ils désignent l’ensemble des activités qui utilisent des ressources (humaines, matérielles, informationnelles, etc.) pour convertir des éléments d’entrée en éléments de sortie à valeur ajoutée. Leur intégration à ce niveau est pertinente, car ces documents sont plus compréhensibles pour la direction et évitent d’alourdir inutilement le personnel.
En résumé, le manuel qualité décrit l’établissement et sa démarche qualité, tout en mettant en évidence les actions entreprises pour l’améliorer. Les processus, quant à eux, servent à modéliser les activités et à améliorer la qualité.
Les procédures
Une procédure idéale comporte entre 2 et 4 pages. Elle décrit de manière générale comment réaliser une ou plusieurs activités d’un processus, en répondant aux questions suivantes : qui fait quoi, où, quand et pourquoi ?
En résumé, une procédure s’appuie sur des documents de référence, définit les étapes à entreprendre pour réaliser une activité, spécifie les responsabilités de chacun et peut faire référence à des modes opératoires.
Les modes opératoires
Les modes opératoires détaillent la façon de réaliser une tâche et peuvent faire référence à d’autres documents de travail tels que les consignes ou les documents de traçabilité. Ils répondent aux questions “comment” et “avec quoi”.
En résumé, un mode opératoire est toujours rattaché à une procédure, décrit en détail la manière de réaliser une tâche et spécifie les moyens nécessaires pour la réaliser.
Les enregistrements
Les enregistrements prouvent l’application des procédures et des modes opératoires. Ils correspondent à la traçabilité de ce qui a été fait et doivent être conservés pendant une durée définie en fonction de leur contenu.
En résumé, un enregistrement constitue la preuve du respect des procédures et des modes opératoires, permet la conservation, la validation et/ou la protection des données liées à une action, est rattaché à une procédure ou un mode opératoire, et peut être répertorié dans un tableau indiquant le lieu de conservation du document, la personne responsable, les conditions d’accès, la durée d’archivage et le mode de destruction.
Maîtriser les documents et les enregistrements
La maîtrise des enregistrements est un élément important du système qualité. En effet, les enregistrements servent à prouver la conformité aux exigences et le fonctionnement efficace du système de management de la qualité. Il est donc essentiel de vérifier l’efficacité de la procédure d’enregistrement en fonction des objectifs associés à l’utilisation des documents.
Établir une procédure… de la procédure !
Il peut être nécessaire d’établir une procédure documentée afin d’assurer la disponibilité des versions pertinentes des documents applicables sur les lieux d’utilisation, de protéger les documents (aussi bien en format papier que numérique), de réviser et mettre à jour les nouveaux documents, de contrôler les versions, de faciliter la lisibilité et l’identification des documents, de les conserver et les éliminer correctement, d’identifier et de maîtriser les informations documentées d’origine externe indispensables au système de management de la qualité, ainsi que de protéger les documents conservés comme preuve de la conformité.
En suivant ces principes, vous serez en mesure de mettre en place et de bien gérer votre documentation qualité. N’oubliez pas de toujours garder à l’esprit l’importance de la conformité aux normes et de veiller à ce que votre système de gestion de la qualité fonctionne de manière efficace!
