Building a strong onboarding process is the best way to welcome, and retain, new employees. Effective onboarding is all about planning ahead and thinking from your new employee’s point of view. It doesn’t begin and end on your new hire’s first day with you. It starts at the beginning of your hiring process and ends when your new employee is fully settled into their role.
Onboarding à distance
Êtes-vous en train de mettre en place un onboarding à distance ? Ces questions fréquemment posées sur l’intégration à distance vous donneront une longueur d’avance. De plus, vous voudrez également lire les témoignages d’employeurs ayant déjà standardisé l’intégration des employés à distance.
Voici une chronologie de planification et quelques listes de contrôle (ainsi qu’une liste de contrôle d’intégration des nouveaux employés) que les professionnels des ressources humaines et les responsables du recrutement peuvent utiliser pour concevoir une bonne expérience d’intégration des employés.
Pendant le processus de recrutement
Le recrutement et l’intégration sont souvent traités séparément. Cependant, leurs limites se chevauchent. Les nouveaux employés se font une première impression de votre entreprise au cours du processus de recrutement, il est donc essentiel que vos efforts en matière d’expérience candidat soient réfléchis et accueillants, tout comme le reste de vos efforts d’intégration :
- Rédigez une description de poste claire qui indique à votre nouvel employé une liste concrète de ses responsabilités.
- Expliquez aux candidats comment vous structurez votre processus de recrutement et combien de temps chaque étape est susceptible de prendre.
- Suivez régulièrement et communiquez avec les candidats à chaque étape du processus de recrutement.
- Accordez une attention particulière aux candidats lors des entretiens et répondez à toutes les questions qu’ils peuvent avoir.
- Fournissez aux candidats toutes les informations nécessaires sur les références et les vérifications d’antécédents.
Pendant la phase de l’offre d’emploi
- Optez pour une offre téléphonique, si possible. Les offres téléphoniques sont plus personnelles que les offres par e-mail et vous permettent de mieux communiquer votre enthousiasme pour un candidat. Il est préférable de planifier votre appel à l’avance pour ne pas prendre le candidat au dépourvu.
- Faites suite avec une lettre d’offre enthousiaste. Visez un ton chaleureux et incluez tous les détails pertinents sur les avantages et les coordonnées, afin de pouvoir répondre facilement aux questions restantes.
- Soyez courtois lors des négociations salariales. Les négociations salariales, mal gérées, peuvent être tendues et confrontantes. Bien menées, elles peuvent contribuer à consolider la valeur de votre nouvel employé dans votre équipe et à établir une base de respect mutuel. Soyez donc ouvert et évitez de pénaliser les candidats qui défendent leurs propres intérêts.
- Fixez une date de début et partagez-la avec l’équipe de votre nouvel employé. Offrez une certaine flexibilité de dates si possible. Respectez le besoin de votre nouvel employé de terminer des projets et de donner un préavis approprié à son employeur actuel. Une fois que vous avez fixé une date, partagez-la avec l’équipe de votre nouvel employé afin qu’elle puisse se préparer à accueillir leur nouveau collègue.
- Transférez les informations de votre nouvel employé de votre système de suivi des candidatures (ATS) à votre système d’information sur les ressources humaines (HRIS) ou à votre logiciel d’intégration. Afin de ne pas demander aux nouveaux employés de vous fournir à nouveau toutes leurs informations personnelles pour votre système HRIS, vérifiez si vous pouvez transférer leurs informations pertinentes depuis votre ATS. Cela vous permettra de faciliter la transition pour les ressources humaines, les responsables du recrutement et les nouveaux employés.
1-2 semaines avant le premier jour de votre nouvel employé
Préparez les documents pour votre nouvel employé. Envisagez d’inclure les politiques et les formulaires suivants que les nouveaux employés doivent remplir et signer :
- Un contrat de travail.
- Une clause de confidentialité.
- Un accord d’invention par un employé.
- Un guide de l’employé.
- Le formulaire W-4 de l’IRS.
- Le formulaire I-9 de l’IRS.
- Un formulaire de dépôt direct.
Configurez les comptes en ligne de votre nouvel employé, notamment :
- Un e-mail professionnel.
- Un logiciel de messagerie instantanée professionnel.
- Un logiciel de gestion des ressources humaines de l’entreprise.
- Un logiciel de gestion des mots de passe de l’entreprise (LastPass, etc.).
- Un logiciel de productivité de l’entreprise (Asana, Jira, etc.).
- Un ATS de l’entreprise pour les membres des équipes de recrutement.
Préparez le matériel informatique de votre nouvel employé, notamment :
- Un ordinateur portable.
- Un écran.
- Un téléphone.
- Une souris.
- Un clavier.
- Un casque.
Confirmez le numéro de téléphone du bureau de votre nouvel employé.
Commandez des cartes de visite et/ou une plaque de bureau.
Organisez la carte d’identité / le badge d’accès au bâtiment pour votre nouvel employé.
Programmez des réunions d’introduction avec des collègues clés pour les premières semaines de votre nouvel employé.
Encouragez les membres de l’équipe (en particulier ceux qui ont participé à l’entretien) à prendre contact avec votre nouvel employé pour le féliciter et le souhaiter la bienvenue avant sa date de début. Cela contribue grandement à établir des relations dès le début du processus.
Demandez à votre nouvel employé de remplir un formulaire d’intégration, comprenant des informations sur les allergies, les préférences alimentaires et la taille des t-shirts, si vous incluez un t-shirt de l’entreprise dans votre trousse de bienvenue.
Planifiez un déjeuner de bienvenue pour le premier jour de votre nouvel employé.
Programmez une réunion d’intégration avec les ressources humaines pour le premier jour de votre nouvel employé.
Organisez l’accès au parking, si nécessaire.
Planifiez la première tâche de votre nouvel employé.
Organisez les formations internes (ou externes) pertinentes nécessaires pour le poste.
Envoyez un e-mail de bienvenue à votre nouvel employé pour lui expliquer à quoi s’attendre. Incluez des plans, des détails de réunions, etc. Assurez-vous qu’il sait quand arriver le premier jour et demandez-lui s’il a d’autres questions.
La veille du premier jour de votre nouvel employé
Nettoyez le bureau de votre nouvel employé et installez son équipement et sa trousse de bienvenue. Envisagez d’inclure les éléments suivants dans votre trousse de bienvenue :
- Une lettre de bienvenue.
- Les documents à remplir et les documents RH pour les nouveaux employés.
- Les instructions d’installation de la technologie.
- Un carnet de l’entreprise.
- Un t-shirt de l’entreprise.
- Un mug de l’entreprise.
- Des stylos.
- Des autocollants.
- Une copie du plan de votre bureau.
- Une copie de l’organigramme de votre entreprise.
- Une copie du calendrier de la première semaine de travail de votre nouvel employé.
- Une copie d’un livre pertinent pour la culture de votre équipe.
Vérifiez que le compte de messagerie professionnelle de votre nouvel employé est configuré et faites-lui parvenir régulièrement les invitations aux réunions d’équipe.
Envoyez un message au département de votre nouvel employé pour rappeler à tous leur date de début.
Ajoutez l’adresse e-mail de votre nouvel employé aux listes de diffusion pertinentes et ajoutez leur nouveau numéro de téléphone aux listes de téléphone appropriées.
Ajoutez les coordonnées de votre nouvel employé à votre système RHIS, si vous ne l’avez pas encore fait.
Ajoutez le bureau de votre employé sur le plan interne de votre bureau.
Le premier jour de votre nouvel employé
- Ayez quelqu’un prêt à accueillir votre nouvel employé lorsqu’il arrive au bureau.
- Faites visiter le bureau en détail à votre nouvel employé et informez-le de son horaire pour ses premiers jours.
- Organisez une réunion de bienvenue avec le responsable de votre nouvel employé pour lui présenter son nouvel équipe, son rôle et les critères de réussite.
- Prévoyez du temps pour les formalités administratives du nouvel employé.
- Déjeunez avec votre nouvel employé et quelques membres clés de son équipe.
- Laissez à votre nouvel employé le temps de configurer son nouvel équipement, de créer de nouveaux mots de passe et de se connecter à ses nouveaux comptes.
- Organisez une réunion officielle d’intégration avec les ressources humaines, comprenant des détails sur l’inscription aux avantages sociaux, les congés et les politiques de l’entreprise, la structure de l’entreprise, la culture de l’équipe, et passez en revue la vision, la mission et les valeurs de votre entreprise (si elles sont officiellement documentées).
La première semaine de votre nouvel employé
- Planifiez les réunions régulières de gestion 1:1 avec votre nouvel employé.
- Fixez des objectifs clairs et des objectifs de performance pour les 3 premiers mois, les 6 premiers mois et l’année de votre nouvel employé.
- Présentez une feuille de route de 3 mois pour les principaux projets sur lesquels il travaillera.
- Planifiez des tâches de travail significatives pour qu’il puisse rapidement se mettre en action.
- Fournissez des commentaires rapides sur ses premières tâches de travail et établissez les attentes en matière de gestion de sa performance.
- Planifiez des réunions d’introduction avec chaque service, pas seulement ceux avec lesquels l’employé travaillera directement, mais avec tous les services de l’entreprise, afin qu’il puisse avoir une compréhension complète des différentes parties de votre entreprise.
- Consultez régulièrement l’employé et répondez à toutes les questions qu’il peut avoir.
Les 3 premiers mois de votre nouvel employé
- Continuez à avoir des réunions régulières de gestion 1:1.
- Organisez un bilan informel à 30 jours pour aborder les préoccupations immédiates, suivi d’un bilan à 90 jours pour évaluer comment tout se passe.
- Demandez un retour d’information sur votre processus d’intégration afin de l’améliorer pour les futurs nouveaux employés.
