Avec la montée en puissance des logiciels de paie automatisés et la complexification croissante de la réglementation, le contrôle des salaires des employés devient essentiel pour garantir le maximum de sécurité dans les versements. Mais quels sont les éléments essentiels à contrôler ? Comment mettre en place un système de contrôle de paie ? Dans cet article, nous vous éclairons sur le sujet et vous aidons à sécuriser les paies au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce que le contrôle de paie ?
Le contrôle de paie, c’est quoi ?
Le contrôle de paie consiste à vérifier les éléments calculés par le logiciel de paie une fois que ceux-ci ont été saisis par le gestionnaire de paie. Un certain nombre d’éléments doivent être vérifiés afin de s’assurer de la conformité des paies.
Pourquoi contrôler les paies ?
Contrôler la saisie du gestionnaire de paie
Lors d’un cycle de paie, le gestionnaire de paie saisit des éléments (embauche, prime, départ, etc.) qui sont ensuite calculés par le logiciel de paie pour générer les différentes rubriques de paie. Ces rubriques de paie doivent ensuite être contrôlées par le gestionnaire de paie.
Contrôler le paramétrage du logiciel
Les logiciels de paie sont de plus en plus performants, mais ils ne sont pas infaillibles. Il est donc essentiel de vérifier le paramétrage du logiciel, notamment les taux de cotisations, le calcul du net à payer, etc.
Quand a lieu le contrôle de paie ?
Un cycle de paie se déroule de la manière suivante :
- Saisie des éléments variables de paie.
- Calcul de la paie.
- Contrôle de la paie.
- Validation de la paie.
- Traitement des virements.
- DSN et autres déclarations sociales.
Le contrôle de paie a donc lieu après le calcul de la paie. La procédure de calcul de paie dépend grandement de l’organisation du service paie et du fonctionnement du système de paie.
Certaines entreprises proposent un calcul en temps réel au fur et à mesure des saisies, tandis que d’autres systèmes de paie fonctionnent avec un calcul global à une date donnée, avec la possibilité d’effectuer des calculs de paie individuels, généralement appelés “paie à la demande”.
La date du contrôle de paie varie d’une entreprise à l’autre et d’un mode d’organisation à l’autre. Par exemple, une TPE, une grande entreprise et un cabinet d’externalisation de la paie n’auront pas le même fonctionnement.
Dans une entreprise où les virements doivent être traités avant la fin du mois, les éléments de paie sont généralement saisis avec un décalage variable selon chaque entreprise (M-1, du 20 au 20, etc.). Ainsi, le contrôle de paie peut avoir lieu vers le 20 du mois, laissant suffisamment de temps au gestionnaire de paie pour effectuer les vérifications nécessaires. C’est généralement le mode d’organisation des PME et des grandes entreprises.
Dans les plus petites entreprises et les cabinets comptables, les virements de salaires peuvent être traités jusqu’au 15 du mois suivant. Les éléments sont alors saisis “en temps réel” (par exemple, les éléments de janvier pour la paie de janvier). Dans ce cas, le contrôle de paie aura lieu au début du mois suivant et en tout cas avant les dates limites d’envoi de la DSN, c’est-à-dire le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés et le 5 du mois pour les autres entreprises.
Quels sont les éléments à contrôler ?
Le contrôle des embauches
Différents points doivent être vérifiés lors de la saisie d’une embauche :
- Les données personnelles du salarié : il est important de veiller à l’exactitude de certaines données (numéro de sécurité sociale, nom, prénom, date de naissance). En cas d’informations erronées, la DSN peut être rejetée. En l’absence de numéro de sécurité sociale, l’employeur peut attribuer un numéro temporaire au salarié afin d’envoyer la DSN. L’adresse est également une donnée importante à vérifier, car une erreur pourrait avoir des conséquences graves pour le salarié.
- Les éléments du contrat : lors de la saisie d’une nouvelle embauche, il est essentiel de vérifier l’emploi, la qualification, l’affectation, le type de contrat (CDD, CDI, contrat d’apprentissage, etc.), le motif du contrat et éventuellement la date de fin de contrat.
- Le contrôle de la rémunération : il convient de vérifier que le salaire est correctement pris en compte sur le bulletin de salaire, ainsi que le calcul de l’absence en cas d’embauche en cours de mois, le cas échéant.
- Les compteurs d’absence : la génération des différents compteurs d’absence (congés payés, RTT, etc.) doit être vérifiée.
La plupart des systèmes de paie intègrent des “garde-fous” lors de la saisie d’une embauche pour éviter les erreurs de saisie pouvant avoir des conséquences importantes. Par exemple, un message d’erreur peut apparaître empêchant la validation de la saisie en cas de numéro de sécurité sociale incohérent avec le sexe, la date de naissance ou le lieu de naissance, ou en cas de contrat à durée déterminée sans date de fin de contrat.
La conformité des éléments saisis
Différents éléments de paie sont saisis et/ou intégrés tout au long du mois, il convient alors de les contrôler :
- Les primes et indemnités : contrôle lors de la génération des éléments saisis sur le bulletin de paie (prime exceptionnelle, prime de panier, ticket restaurant, etc.).
- Les absences : contrôle de la génération de la rubrique d’absence et de l’éventuelle indemnité, contrôle de l’indemnisation partielle ou totale en cas d’arrêt de travail, contrôle de la génération des IJSS en cas de calcul automatique.
- Les compteurs d’absence : contrôle de la bonne déduction de l’absence en cas de compteurs (congés payés, RTT, repos compensateur, etc.).
La prise en compte des éléments de la GTA
Des éléments issus de la Gestion des Temps et Activités sont intégrés et calculés dans la paie, tels que les heures supplémentaires ou les majorations pour travail de nuit, le dimanche ou les jours fériés. Il convient donc de les contrôler.
Toutes les entreprises n’ont pas le même fonctionnement :
- Suivi externe au logiciel de paie et saisie manuelle des éléments de la GTA.
- Logiciel de GTA externe au logiciel de paie avec intégration des éléments dans le logiciel de paie.
- Module de GTA intégré au logiciel de paie.
Le calcul du solde de tout compte
Lors du départ d’un collaborateur, le gestionnaire de paie saisit la date de fin de contrat et le motif de départ, il convient alors de contrôler les rubriques de paie générées :
- La rubrique d’absence en cas de départ en cours de mois, le cas échéant.
- L’indemnité compensatrice de congés payés.
- L’indemnité compensatrice des autres compteurs (RTT, repos compensateur, etc.).
- L’indemnité liée au départ du salarié (prime de précarité, indemnité de licenciement, etc.).
- Le calcul des cotisations sociales (régularisation des bases de cotisation, assujettissement fiscal et social des indemnités de rupture, etc.).
Il est très important de contrôler minutieusement le dernier bulletin de salaire d’un collaborateur sortant. En effet, en cas de trop-perçu par le salarié, il sera plus difficile pour l’employeur de procéder à la régularisation, d’autant plus dans le cadre d’une rupture de contrat suite à une procédure disciplinaire.
Le contrôle de cohérence
Au-delà du contrôle des éléments saisis, des contrôles de cohérence de la paie peuvent être effectués. On peut distinguer 3 types de contrôle de cohérence :
- La comparaison des salaires bruts et/ou nets du mois courant et du mois précédent.
- Le contrôle des bases de cotisations.
- Tout autre contrôle lié aux contraintes et à l’organisation de chaque entreprise, comme le contrôle des codes d’affectation, des codes de contrat, le croisement entre un code et une rubrique de paie.
Ainsi, chaque entreprise a son propre plan de contrôle de paie en fonction de son activité et de ses spécificités.
Les contrôles ponctuels
Certains éléments périodiques, tels que le 10ème congé payé lorsqu’il est payé annuellement, la prime de vacances ou le 13ème mois, nécessitent des contrôles ponctuels pour vérifier la conformité des éléments calculés par le logiciel de paie.
Comment contrôler les paies ?
Contrôle par fichier Excel
Il y a quelques années, le contrôle de paie était principalement effectué manuellement, bulletin par bulletin, en fonction des éléments saisis (classés dans une pochette ou un classeur) et de la paie du mois précédent.
Désormais, cette fonction s’est dématérialisée et les méthodes de contrôle de paie ont évolué pour gagner en modernité et en efficacité.
Extraction des données de paie
Après le calcul de la paie, les données sont extraites via le logiciel de paie ou un logiciel de reporting. Les rubriques à extraire sont déterminées en fonction du plan de contrôle de paie :
- Les primes et indemnités du plan de paie.
- Les rubriques de salaire.
- Les rubriques de base de cotisations.
- …
Croisement avec les données saisies
Les données extraites sont croisées avec les données saisies. Si les données sont également au format Excel ou tout autre format pouvant être converti en Excel, le contrôle peut être effectué à l’aide de formules de recherche V ou recherche H. Sinon, le tableau Excel peut être pointé manuellement.
Quelques exemples :
- Prime exceptionnelle.
- Augmentations.
- Heures supplémentaires.
- Rubriques d’absence non rémunérées.
- Rubriques d’absence et indemnité maladie.
- Rubrique d’IJSS et cohérence du net à payer.
- Suivi du solde de congés payés, RTT, …
Comparaison avec le mois précédent
Certaines données clés peuvent être comparées avec le mois précédent, ce qui permet d’identifier les écarts et de les justifier.
Quelques exemples :
- Comparaison entre le salaire de base du mois courant et celui du mois précédent, avec explication des écarts.
- Comparaison entre le temps de travail du mois courant et celui du mois précédent, avec explication des écarts.
- Comparaison entre le salaire net du mois courant et celui du mois précédent, avec explication des écarts supérieurs à 100 euros.
Contrôle croisé des données
Certaines données peuvent être croisées pour vérifier leur conformité. Ces contrôles sont utiles non seulement pour contrôler la conformité de la paie, mais également pour la gestion sociale et la réalisation des rapports post-paie.
Quelques exemples :
- Contrôle du temps de travail avec le motif du temps de travail (temps plein, temps partiel congé parental, …).
- Contrôle du motif de temps partiel avec l’âge des enfants : si les enfants ont plus de 3 ans, le congé parental n’est pas valable.
- Contrôle du code de contrat avec la date de fin de contrat : les CDD doivent avoir une date de fin de contrat.
Contrôle des bases
Les bases de cotisations doivent être contrôlées pour vérifier l’exactitude du calcul du logiciel de paie. Après la validation de la paie, elles doivent également être comparées aux états DSN.
Quelques exemples :
- Comparaison des différentes bases déplafonnées : elles doivent être identiques.
- Contrôle et recalcule de la base CSG/CRDS.
- Contrôle de la base de forfait social.
Ainsi, chaque entreprise élabore son propre plan de contrôle de paie en fonction de ses attentes et de ses spécificités.
Contrôle via le logiciel de paie ou un logiciel de contrôle de paie
Certains éditeurs proposent des modules de contrôle de paie intégrés à leurs solutions, paramétrables selon les besoins de chaque entreprise. Ce type de prestation n’est pas encore généralisé et peu d’éditeurs proposent des contrôles automatiques ou semi-automatiques de la paie allant au-delà des simples contrôles liés à la DSN. De plus, ces modules sont généralement proposés en option.
Une autre option pour le contrôle de paie est l’investissement dans un logiciel dédié. Les données de paie sont intégrées manuellement ou automatiquement dans le logiciel, qui les retraite en fonction du plan de contrôle de paie élaboré par l’entreprise en collaboration avec l’éditeur. Le logiciel met ainsi en évidence les écarts constatés sans nécessiter d’intervention manuelle de la part du gestionnaire de paie.
