La gestion documentaire est un élément clé de toute organisation souhaitant améliorer la qualité de son travail. Mais comment bien gérer ses documents papiers et informatiques ? Par où commencer ? Cet article vous propose quelques pistes de réflexion pour vous aider à prendre de bonnes décisions.
Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire qualité ? Une bonne documentation est la base d’un SMQ
Un système de management de la qualité (SMQ) est un système formalisé qui documente les processus, les procédures et les responsabilités en vue d’atteindre les politiques et les objectifs de qualité et donc de fournir en permanence un produit ou un service de qualité au client. Il permet de coordonner et de diriger les activités d’une organisation afin de répondre aux exigences des clients et des réglementations et d’améliorer en permanence son efficacité et son efficience.
La documentation du SMQ doit documenter de manière précise et succincte la structure, les procédures, les processus et les ressources de l’organisation. Un système documenté bien conçu présente de nombreux avantages : il garantit le respect régulier des normes de qualité, minimise le risque d’erreur, réduit les temps d’arrêt en cas d’écart grâce à un accès rapide aux données pertinentes et permet une surveillance aisée des processus afin d’analyser les résultats et de procéder aux ajustements nécessaires. La documentation du SMQ remplit de nombreuses fonctions, telles que la communication d’informations, la fourniture de preuves de conformité et le partage des connaissances.
Disposer d’un système documentaire, pourquoi et quel intérêt ?
La transmission orale des informations peut être limitée et générer des risques pour la pérennité d’une organisation si elle n’est pas accompagnée d’une transmission écrite, documentée ou formalisée. La mise en place d’un système documentaire permet de capitaliser le savoir-faire et les pratiques acquises par les collaborateurs, de fiabiliser les opérations en cas de changement d’intervenant, de favoriser la répétabilité et la reproductibilité d’une activité, et de s’assurer que le travail réalisé est conforme aux exigences du client.
Les catégories de documents observées et généralement utilisées dans un SMQ
Il n’existe pas de liste spécifique de supports documentaires préconisés par la norme ISO 9001:2015. Chaque entreprise est libre de choisir les supports documentaires qui lui conviennent, tant qu’elle respecte les exigences fondamentales de la norme. Cependant, certains types de documents sont couramment utilisés dans un SMQ, tels que les manuels qualité, les plans qualité, les procédures, les instructions de travail, les spécifications, les formulaires et les enregistrements.
Qu’est-ce que l’information documentée ? – Définitions et références
L’information documentée est utilisée pour communiquer un message, fournir des preuves que ce qui était prévu a réellement été fait, ou pour partager des connaissances. Elle peut prendre différentes formes et supports tels que le papier, le disque informatique magnétique, l’électronique, l’optique, la photographie ou l’échantillon maître. La norme ISO 9001:2015 exige que les informations documentées soient maîtrisées, c’est-à-dire qu’elles soient identifiées, tenues à jour, stockées et protégées.
Quels sont les documents clés de la qualité ?
Pour optimiser un SMQ, il est recommandé d’établir un manuel qualité qui précise la politique qualité, le champ d’application du SMQ et les informations pour soutenir les processus liés à la qualité. Il est également important de décrire en détail les processus, d’établir les procédures nécessaires à leur mise en œuvre, et de créer les autres documents nécessaires pour réaliser les tâches spécifiques et importantes au sein d’une activité. Les procédures qualité, telles que la maîtrise des documents, la maîtrise des enregistrements, les audits internes et les actions correctives, sont essentielles pour garantir que l’organisation respecte les exigences minimales de la norme ISO 9001.
Complément sur la notion d’informations documentées maîtrisées – les enjeux qualité
La gestion documentaire d’un SMQ implique l’identification claire de chaque document, la tenue à jour d’une liste complète des documents, la gestion du stockage et de l’archivage, le respect des caractéristiques des documents, la sécurisation des données, le maintien de la pertinence et de l’adéquation des documents, la gestion des approbations nécessaires, et la disponibilité aisée des documents sur les lieux d’utilisation. De plus, les informations documentées d’origine externe doivent également être identifiées et maîtrisées.
Comment présenter la structure documentaire d’un SMQ ? L’arborescence de la documentation ISO 9001
Il existe différentes façons de présenter les familles de documents utilisés dans un SMQ. Deux exemples courants sont l’arborescence en “râteau” et l’arborescence en “pyramide”. Chaque entreprise peut choisir la structure documentaire qui lui convient le mieux en fonction de ses besoins et de ses objectifs.
Comment mettre en place une gestion documentaire de la norme ISO 9001 version 2015 ?
La mise en place d’une gestion documentaire qualité doit prendre en compte les besoins de l’entreprise et ses objectifs. Le pilote du processus de gestion documentaire doit être impliqué dans cette démarche. Il est important de se rappeler que la qualité est primordiale dans le domaine de la gestion documentaire. La nouvelle version de l’ISO 9001 a apporté des changements, mais cela ne signifie pas qu’il faut tout refondre. Il est possible de conserver les documents existants en les mettant à jour si nécessaire. La création et la mise à jour des informations documentées peuvent se faire de différentes manières, chacune ayant ses avantages. Il est également essentiel de mettre en place une diffusion contrôlée des informations documentées pour s’assurer que chaque employé ait connaissance de leur existence et sache comment y accéder.
Un manuel de qualité sera-t-il nécessaire ?
Selon la norme ISO 9001:2015, un manuel qualité ne sera pas obligatoire. Cependant, il peut être utile pour regrouper les informations documentées relatives à la politique qualité, au champ d’application du SMQ et aux processus liés à la qualité. Chaque entreprise est libre de décider si elle souhaite élaborer un manuel qualité ou non, tant que les informations requises par la norme sont disponibles.
Maintenance des documents
La norme ISO 9001:2015 exige la mise à jour, la protection et la conservation des informations documentées. Il est important de veiller à ce que les documents soient précis, objectifs et à jour, et qu’ils puissent résister à l’examen d’un audit externe. La discipline utilisée pour compiler les exigences du SMQ dans les versions précédentes de la norme peut être une approche viable pour maintenir la documentation.
La gestion documentaire est un processus essentiel pour améliorer la qualité du travail d’une organisation. En mettant en place une gestion documentaire de qualité, une entreprise peut faciliter la gestion de ses documents, renforcer la maîtrise de sa documentation et impliquer pleinement ses collaborateurs dans ce processus. Alors, n’attendez plus pour mettre en place une gestion documentaire robuste et efficace dans votre organisation !
