Mettre en œuvre une signature électronique permet d’assurer l’identité du signataire d’un document numérique ainsi que l’intégrité du document signé. Tout comme une signature manuscrite, la signature électronique a une valeur légale devant les tribunaux français et européens (Article 25.1 du Règlement (UE) n° 910/2014, également appelé « eIDAS »). Lorsqu’elle bénéficie d’un niveau de sécurité élevé et qu’elle est validée par une Autorité de Certification telle que Certigna, la signature numérique a la même valeur juridique que la signature manuscrite, offrant une preuve solide en cas de litige.
Les avantages de la signature électronique
Outre sa validité juridique, la signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises : réduction des coûts, augmentation du taux de conversion et amélioration de l’expérience utilisateur. L’implémentation d’une signature électronique apporte également une amélioration significative du flux de travail de signature, avec comme résultat une accélération des délais, une fluidification des échanges et une fiabilité accrue de l’ensemble du processus de contractualisation.
La création d’une signature électronique est donc un enjeu majeur de la transformation digitale pour les entreprises, d’autant plus que tous types de documents peuvent être signés électroniquement : contrats de travail, baux, devis, compromis de vente immobilière, passation de marchés publics, etc.
Avant de mettre en place une signature électronique, chaque entreprise doit examiner attentivement ses besoins, la fréquence d’utilisation et le niveau de sécurité requis. Les réponses précises à ces questions permettront de choisir le type de signature électronique le plus adapté. À chaque utilisation, sa signature électronique.
Pourquoi mettre en place une signature électronique ?
Selon la loi française, la création d’une signature électronique doit permettre à une entreprise de répondre à deux objectifs essentiels (article 1366 du Code Civil) : être en mesure d’identifier formellement le signataire d’un document numérique et garantir l’intégrité de ce document, en s’assurant que les données n’ont pas été altérées ou modifiées.
En France, comme dans tous les États membres de l’Union européenne, le cadre juridique de la signature électronique est défini par le Règlement eIDAS (Identification, Authentification et Services de confiance électroniques) du 23 juillet 2014. Cette réglementation européenne distingue trois types de signatures électroniques, chacun correspondant à un niveau de sécurité différent pour valider l’identité du signataire :
- La signature électronique simple : émise sans certificat personnel, elle lie deux ensembles de données électroniques et peut prendre différentes formes, telles qu’une case à cocher, une signature scannée ou une signature sur un terminal de livraison. Elle est utilisée pour des actes courants présentant peu de risques juridiques et financiers (contrats d’adhésion, mandats de prélèvement SEPA, factures, etc.).
- La signature électronique avancée : plus sécurisée, elle nécessite la création et l’utilisation d’un certificat numérique, et répond à des exigences plus strictes en matière d’identification du signataire. Cette signature peut également s’appuyer sur un certificat dit « qualifié » conformément à la réglementation eIDAS. C’est notamment le cas pour la signature de données sensibles liées à des transactions financières ou à des enjeux juridiques importants (souscription de contrat d’assurance-vie, contrat de crédit immobilier, etc.).
- La signature électronique qualifiée : elle représente le niveau de fiabilité le plus élevé en matière de signature numérique et possède des critères similaires à ceux de la signature électronique avancée, à la différence que le certificat électronique utilisé pour la signature doit obligatoirement être qualifié selon la réglementation eIDAS, tout comme le dispositif utilisé pour stocker ce certificat. Ce type de signature a une valeur juridique identique à celle d’une signature manuscrite. Son utilisation est particulièrement contraignante et se limite aux cas où elle est imposée par la loi ou lorsque les risques commerciaux sont élevés (actes authentiques de notaires, d’avocats, passation de marchés publics, risque d’action collective, etc.).
En complément du règlement eIDAS, les Autorités de Certification Française, comme Certigna, respectent également le référentiel général de sécurité (RGS) pour délivrer des certificats de signature conformes à l’un des trois niveaux de qualité suivants : élémentaire (RGS), standard (RGS) ou renforcé (RGS). Cette conformité permet la reconnaissance et l’utilisation des certificats au niveau des services dématérialisés des autorités administratives françaises.
Les étapes de la mise en place d’une signature électronique en entreprise
L’entreprise souhaitant mettre en place une signature électronique doit analyser ses besoins en termes de niveau de sécurité, en fonction des contraintes réglementaires et des risques juridiques et financiers encourus. De plus, il est important de définir vos priorités : la sécurité prime-t-elle sur l’expérience utilisateur ? Quelle solution envisagez-vous afin de rester cohérent avec l’image et les valeurs véhiculées par votre entreprise ?
Pour faciliter la mise en place de votre signature électronique, nous vous proposons de préparer votre projet en suivant les quatre étapes suivantes. Elles vous aideront à définir précisément vos besoins.
- Étape 1 : Définir le périmètre du projet
- Quels sont les besoins de votre entreprise et les objectifs du projet ?
- Le projet concerne-t-il un service ou l’ensemble de l’entreprise ?
- Quelle est la fréquence et le volume des documents à signer ?
- Quel est le budget alloué au projet ?
- Votre entreprise dispose-t-elle des ressources internes nécessaires pour mettre en place la signature électronique ?
- Le planning est-il réaliste et cohérent ?
- Étape 2 : Analyser les parcours de signature des documents
- Quelle est la nature des documents à signer ?
- Quels sont les champs à remplir pour chaque type de document ?
- Qui, au sein de votre entreprise, est impliqué dans le processus de signature (définir le rôle de chacun) ?
- Quelle est la durée du parcours de signature ?
- Quels sont les logiciels utilisés à chaque étape ?
- Étape 3 : Établir un cahier des charges
- Après avoir défini vos objectifs et le périmètre du projet de mise en place de la signature électronique, vous devrez rédiger un cahier des charges à transmettre aux prestataires. La précision et l’exhaustivité de ce document sont essentielles pour la réussite de votre projet. Les prestataires ont besoin de comprendre au mieux votre demande afin de vous proposer la meilleure solution possible, tant sur le plan fonctionnel que technique, avec une offre tarifaire détaillée de leurs services. Votre cahier des charges devra notamment contenir :
- Une description détaillée du projet et de son contexte
- Les spécifications fonctionnelles, techniques et applicatives
- Les modalités de réalisation et de suivi du projet
- Les spécifications administratives et contractuelles
- La forme souhaitée de la réponse du prestataire
- Vous devrez également définir les critères de sélection du prestataire ainsi que la méthodologie d’analyse des offres.
- Étape 4 : Choisir le prestataire pour accompagner la mise en place de la signature électronique
- Il est essentiel de choisir un prestataire capable de vous accompagner tout au long de votre projet et qui fait preuve de flexibilité. Le marché propose de nombreux éditeurs de solutions numériques offrant des solutions de signature électronique professionnelle, de signature de documents officiels et de signature électronique de contrats. Comment s’y retrouver et faire le bon choix ? Tout d’abord, les prestataires de services de confiance, notamment Certigna, sont qualifiés en France par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information). Leurs solutions sont conformes au règlement eIDAS. Pour vous accompagner au mieux dans la mise en place de vos signatures électroniques, les solutions proposées par Certigna respectent également le RGS. En plus de leur facilité d’utilisation, la plateforme de signature électronique Certigna offre un parcours de souscription complet, comprenant l’authentification des signataires, le type de signature correspondant à vos besoins et l’archivage électronique des documents. Certigna propose des certificats hébergés sur le cloud ou sur clé Token, à usage unique ou multi-usages, une brique API pour vos applications métiers, s’adaptant ainsi à vos usages et optimisant vos parcours de signature.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure d’établir votre propre signature électronique et de bénéficier de tous les avantages qu’elle offre pour votre entreprise. N’hésitez pas à consulter des experts tels que Certigna pour vous accompagner dans ce processus.
