Quelle solution adopter pour améliorer l’efficacité du traitement des factures fournisseurs ?
L’automatisation du processus
Les erreurs peuvent survenir lors du traitement des factures, même avec les comptables les plus compétents. Pour améliorer l’efficacité, la numérisation des processus d’enregistrement, de paiement et d’archivage des factures permet de réduire considérablement les risques d’erreurs.
De plus, les fournisseurs eux-mêmes peuvent commettre des erreurs lors de l’émission de leurs factures. Certaines factures reçues par le service comptable de votre entreprise peuvent ne pas être conformes. Dans ce cas, le fournisseur doit apporter les modifications nécessaires. Cette interaction entre le service comptable et le fournisseur rallonge le temps de traitement des factures.
Dans ce contexte, il est urgent de passer d’un traitement manuel des factures à une automatisation avec un système de traitement électronique.
Pour quelles raisons ?
Raison n°1 : Fiabilité. L’automatisation réduit les erreurs humaines courantes (fautes de frappe, saisie incorrecte d’un avoir fournisseur, etc.) qui pourraient retarder le règlement de la facture. Dès sa réception, la facture est automatiquement traitée et intégrée à votre comptabilité. Une solution d’automatisation détecte les doublons et vous évite ainsi de payer deux fois la même facture !
Raison n°2 : Récurrence. Fini le temps perdu à traiter régulièrement les mêmes factures fournisseurs avec le même objet et montant (par exemple, un abonnement mensuel, trimestriel ou semestriel). Grâce à l’automatisation, vous pouvez paramétrer et enregistrer cette récurrence dans votre logiciel de traitement des factures fournisseurs. La machine s’occupe de tout !
Raison n°3 : Conformité. Le traitement numérisé vous aide à réduire les risques de redressement fiscal. Un bon outil d’automatisation effectue les contrôles de TVA et repère les mentions manquantes ou incorrectes, garantissant une piste d’audit fiable.
Raison n°4 : Traçabilité. Vous devez savoir où se trouvent vos factures fournisseurs dans le processus de traitement. Un outil d’automatisation vous offre une visibilité en temps réel sur l’état de la facture, ce qui permet d’alerter les services comptables en cas de retard de paiement, par exemple. De plus, dans le contexte d’une fraude à la facture fournisseur, cette automatisation vous évite de mauvaises surprises.
Raison n°5 : Productivité. Fini le traitement des factures papier nécessitant une numérisation et une extraction manuelle des données. Les outils d’automatisation utilisent généralement la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour identifier instantanément les informations obligatoires.
Raison n°6 : Économies. Vous réalisez des économies allant jusqu’à 50 à 70 % par rapport à un traitement papier, et vos frais de traitement d’une facture fournisseur passent de 5 € à 10 € à quelques dizaines de centimes, selon le logiciel utilisé.
Lire aussi : Emission de factures clients/fournisseurs : les avantages de l’automatisation
Un logiciel de traitement des factures fournisseurs, basé sur l’utilisation de factures électroniques échangées via les technologies EDI (échanges de données informatisées) ou API, peut détecter automatiquement les factures non conformes.
Ainsi, ce logiciel effectue un contrôle automatique des données présentées sur une facture pour détecter les incohérences ou les doublons. En cas de non-conformité, la facture n’est pas envoyée au service comptable de l’entreprise. Une notification de non-conformité est immédiatement envoyée au fournisseur, lui permettant de corriger l’erreur détectée. C’est ce que nous proposons chez Freedz, par exemple.
La création d’un portail fournisseurs en ligne
Sans être une alternative à l’automatisation, la mise en place d’un portail en ligne ou d’une plateforme comme Freedz, où les fournisseurs peuvent soumettre directement leurs factures, est un excellent moyen d’améliorer l’efficacité. Cela réduit le temps et les erreurs liés à la saisie manuelle des données, car les fournisseurs ont simplement besoin de déposer leurs factures sur le portail (plus besoin d’envoyer de courrier ou de payer l’affranchissement). Les fournisseurs peuvent également suivre l’état de leurs factures et recevoir des notifications en temps réel. En cas de retard de paiement, ils peuvent facilement alerter leurs clients.
Archiver et stocker les factures électroniquement
Une facture papier égarée ou mal classée est vite arrivée. Optez pour un espace de stockage dématérialisé pour conserver vos factures. En plus du gain de place physique, vous pouvez retrouver à tout moment une facture d’un fournisseur, que ce soit pour un contrôle ou depuis n’importe où si vous travaillez en télétravail.
Le traitement des factures fournisseurs sous format électronique : une future obligation légale
En plus d’être coûteuse et chronophage, la gestion des factures au format papier facilite de nombreuses fraudes, notamment la fraude à la TVA. Pour lutter contre ces fraudes, l’État rendra obligatoire l’usage de la facture électronique pour les échanges entre entreprises dès le 1er juillet 2024 (report de l’entrée en vigueur prévue en 2023) pour la réception des factures, puis progressivement (en fonction de la taille de l’entreprise) pour leur émission. L’objectif principal de l’État est de faciliter la détection des fraudes à la TVA et de simplifier la vie des entreprises. La dématérialisation des factures permettra à l’administration fiscale d’automatiser certains processus et contrôles relatifs aux données de facturation.
2024, c’est pour bientôt. Il est donc essentiel pour les entreprises de se tourner dès maintenant vers une solution de digitalisation pour la réception et le traitement de leurs factures. Plusieurs acteurs interviennent dans ce processus : le portail public de facturation (PPF), les plateformes partenaires de dématérialisation (PDP) et les opérateurs de dématérialisation (OD).
Pour rappel, le PPF est une plateforme étatique gratuite offrant des fonctionnalités de base (émission et réception des factures). Les PDP, telles que Freedz, proposent des services plus complets que le PPF, tels que des workflows de validation, des contrôles de référentiel ou la création de factures au format Factur-X. Les opérateurs de dématérialisation jouent le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes sélectionnées.
