Les avantages de la téléphonie IP, également connue sous le nom de téléphonie VoIP, sont indéniables. Elle permet à votre entreprise de gagner en productivité et en efficacité à tous les niveaux. Si cette technologie peut sembler complexe, elle est en réalité très accessible et son installation ou migration ne prend que quelques minutes. Les avantages et les économies sont donc immédiats, avec un ROI meilleur que celui de la téléphonie classique.
Qu’est-ce que la téléphonie sur IP ?
La téléphonie sur IP utilise Internet haut débit pour vos communications via la technologie VoIP (Voix sur IP). Contrairement à la téléphonie filaire classique, une solution cloud vous permet de vous affranchir du réseau traditionnel de téléphones fixes. Plus besoin de matériel en interne, les données et les applications sont hébergées sur des serveurs distants accessibles via Internet depuis votre ordinateur ou votre mobile. Votre fournisseur de téléphonie IP met à votre disposition une application dédiée, appelée softphone ou logiciel VoIP, pour vous connecter à vos services de téléphonie depuis un ordinateur ou un smartphone.
Comment fonctionne la téléphonie VoIP ?
La téléphonie cloud consiste à dématérialiser intégralement votre téléphonie professionnelle et à passer vos appels depuis votre téléphone mobile ou votre ordinateur. Vos appels transitent par Internet et vos outils associés sont hébergés sur des serveurs auxquels vous vous connectez via l’application fournie par votre prestataire. Vos appels entrants et sortants sont traités grâce à la VoIP, qui permet de transmettre vos communications par le biais d’Internet. La voix est convertie en signaux électriques, puis en langage binaire, avant d’être décomposée en paquets de données sur le web. Ces paquets sont ensuite transférés par le protocole IP (Internet) et finalement reconstitués pour restituer la voix à votre interlocuteur, le tout instantanément et sans déformation. Les données transitent vers le réseau télécom public grâce à un trunk SIP (compte SIP) et un centrex IPBX, avec une sécurité optimale grâce à la sécurisation et au chiffrement des données.
3 avantages de la téléphonie IP
La téléphonie sur IP offre de nombreux avantages pour votre système de communication. Voici quelques-uns des bénéfices qu’une solution de téléphonie IP peut apporter à votre entreprise :
Simplicité d’installation et d’utilisation
La téléphonie VoIP simplifie les solutions de téléphonie pour les entreprises. Contrairement aux téléphones fixes, elle ne nécessite pas de technicien pour configurer un standard téléphonique professionnel. La téléphonie cloud est facile à mettre en place, il suffit de télécharger une application !
Agilité
La technologie VoIP basée sur le cloud permet aux managers de modifier facilement la composition des équipes et les paramètres d’appel. Ajouter des utilisateurs, créer des numéros, enregistrer des messages vocaux et fixer des horaires d’ouverture se fait en un clic !
Flexibilité
La téléphonie VoIP offre aux managers la liberté d’augmenter ou de réduire leurs effectifs en temps réel, tout en offrant un cadre stable qui évolue avec l’entreprise. Vous pouvez mettre à niveau votre logiciel en quelques secondes si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées. De plus, avec la VoIP et les logiciels SaaS, il n’y a aucun engagement à long terme. Votre entreprise peut réagir rapidement et accompagner sa croissance à son rythme.
Réduction des coûts
La téléphonie IP inclus toutes les fonctionnalités avancées dans votre forfait, avec des appels nationaux et internationaux illimités. De plus, il n’y a aucun coût de location de matériel, d’installation, de paramétrage ou de maintenance. La téléphonie cloud étant dématérialisée, vous pouvez travailler à distance et réduire vos coûts.
Installation de la téléphonie IP
L’installation de votre logiciel VoIP est simple, mais nécessite des réglages spécifiques pour répondre parfaitement à vos besoins. Voici 4 étapes pour optimiser l’installation de votre téléphonie IP :
Désigner les administrateurs et les utilisateurs
Les administrateurs contrôleront les paramètres de votre système téléphonique et géreront les agents. Les utilisateurs sont les employés qui utilisent les téléphones chaque jour. Il est important de désigner les administrateurs et les utilisateurs dès le début pour assurer une configuration fluide.
Créer votre message d’accueil et votre SVI
Le message vocal personnalisé et accueillant est crucial pour une bonne expérience client. Le SVI permet à vos clients de trouver les informations dont ils ont besoin par eux-mêmes.
Définir les heures d’appel
Déterminez les horaires d’ouverture et de fermeture de vos lignes principales ainsi que des extensions individuelles pour assurer une disponibilité optimale.
Intégrer vos outils métiers
La technologie VoIP vous permet de connecter votre téléphone à vos autres outils (CRM, Helpdesk, communication, etc.) pour une meilleure collaboration entre les équipes et une satisfaction client optimale.
Migrer vers la téléphonie sur IP : questions fréquentes
Quels sont les délais à prévoir pour passer d’une ligne fixe à un téléphone sur IP ?
L’installation et la mise en place de la téléphonie VoIP basée sur le cloud peuvent prendre seulement cinq minutes, en fonction du fournisseur et de la personnalisation souhaitée. Cependant, lorsque le passage à la VoIP implique de quitter un service de téléphonie fixe ou un autre fournisseur VoIP, il y a quelques aspects techniques à prendre en compte.
Cette démarche engendre-t-elle des frais supplémentaires ?
Si le changement de fournisseur de téléphonie IP entraîne la résiliation d’un contrat en cours, il peut y avoir des coûts supplémentaires. Cependant, ces frais peuvent être compensés par des prix d’appels plus bas avec votre nouveau fournisseur. Si vous démarrez votre activité avec de nouveaux numéros, cela ne devrait pas poser de problème. Les tarifs varient d’un fournisseur à l’autre, avec des abonnements mensuels ou annuels.
Portabilité : comment conserver vos numéros
Lorsque vous passez à la VoIP, il est préférable de conserver vos numéros de téléphone pour éviter de contrarier vos clients. La portabilité des numéros est possible grâce à la collaboration entre vous, votre fournisseur actuel, votre nouveau fournisseur et un opérateur de réseau. Ce processus nécessite une planification préalable d’au moins 8 jours et prend environ deux semaines.
Configurer votre téléphonie VoIP d’entreprise
Les standards téléphoniques professionnels offrent de nombreuses fonctionnalités au-delà de la simple communication vocale. Vous pouvez configurer votre standard téléphonique sur IP en tenant compte de plusieurs éléments, tels que le routage horaire, le routage d’appels en cascade et le journal d’appels partagé.
Dernier point clé : l’initiation au softphone
Pour choisir et configurer le système de téléphonie IP qui convient le mieux à votre entreprise, il est préférable de bénéficier de l’assistance d’un expert dédié. Ce professionnel vous aidera à consolider vos processus et à améliorer votre connexion grâce à la qualité de service des routeurs.
Cet article a été mis à jour le 26 avril 2023 et publié le 26 avril 2023.
