Un changement de domiciliation entraîne une modification du siège social de l’entreprise. Ce processus juridique et administratif implique de changer l’adresse dans les statuts de la société. De plus, cela nécessite également de mettre à jour l’extrait Kbis, qui est la carte d’identité officielle de l’entreprise, en y indiquant la nouvelle adresse. Il est essentiel de ne pas prendre à la légère cette modification du siège social. Elle requiert des démarches à suivre tant en interne qu’en externe. Voici les éléments de réponse sur la façon de procéder.
Vérifier certains éléments préalablement
Peu importe la taille et la forme juridique de l’entreprise, sa création nécessite la déclaration d’un siège social correspondant à son adresse de domiciliation. Il s’agit de l’adresse officielle mentionnée sur tous les documents administratifs de l’entreprise. Pour diverses raisons, une société peut décider de changer de domiciliation, ce qui entraînera logiquement le transfert du siège social. Avant de procéder à cette modification, différentes étapes doivent être respectées. Tout d’abord, il est préférable de se renseigner sur les règles fiscales et sociales en vigueur dans la ville ou le département où se situe la nouvelle adresse du siège social. De plus, il est important de se renseigner sur le centre de formalités des entreprises (CFE) ainsi que sur le tribunal de commerce auxquels l’entreprise doit être rattachée. Si la société envisage de s’installer dans un nouveau local, il est recommandé de vérifier la faisabilité de cette installation. Une fois ces vérifications effectuées, le changement de domiciliation peut être réalisé.
Prendre une décision quant au changement de domiciliation
Pour que la modification du siège social, c’est-à-dire son transfert, puisse être effectuée, elle doit être décidée par l’organe compétent au sein de l’entreprise. Il convient de préciser que les modalités de décision varient en fonction de la forme juridique de la société. Par exemple :
Dans le cas d’une SARL, les règles de transfert varient en fonction de la localisation de l’ancien et du nouveau siège social. Si les deux adresses se trouvent dans le même département, le gérant peut décider seul du changement de siège social, mais sa décision doit ensuite être ratifiée par tous les associés. Si les deux adresses se situent dans des départements différents, la décision doit être prise collectivement lors d’une assemblée générale extraordinaire.
Dans le cas d’une SA, la décision de changement de domiciliation doit être prise par le Conseil d’Administration, puis elle doit être ratifiée lors de la prochaine assemblée générale.
Dans le cas d’une SAS, il n’existe aucune exigence légale concernant le transfert du siège social. Celui-ci dépend des dispositions prévues dans les statuts constitutifs. La prise de décision peut être effectuée par le président, le conseil d’administration ou encore lors d’une assemblée, à moins que les statuts ne prévoient d’autres règles.
Modifier les statuts de l’entreprise
Lorsque le changement de siège social de l’entreprise est acté, il est nécessaire de modifier les statuts. Ainsi, la clause indiquant l’adresse du siège social doit être mise à jour pour y mentionner la nouvelle adresse de domiciliation. Si le transfert s’effectue vers un autre département, une liste des anciens sièges sociaux doit être ajoutée en annexe aux statuts de la société. Cette liste doit également inclure les greffes où la société était précédemment immatriculée. De plus, la date du dernier changement de siège social doit être mentionnée sur cette liste.
Publier la modification du siège social dans un JAL
La décision de modification du siège social doit faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales (JAL).
En cas de transfert dans le même département, l’avis de modification doit être publié dans un JAL de ce même département.
En cas de transfert vers un autre département, l’avis de modification doit être publié dans un JAL de l’ancien département et dans un JAL du département où se trouve le nouveau siège social.
Déclarer la modification du siège social au CFE
Une fois que l’avis de modification du siège social de l’entreprise a été publié dans le journal d’annonces légales, il convient de déposer un dossier auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) auquel la société est rattachée ou au greffe du tribunal de commerce compétent. Ce dossier de modification doit inclure différents documents tels que :
Une copie de la décision de modification du siège social (par exemple, le procès-verbal de l’assemblée générale).
Un formulaire de déclaration de modification M2, disponible auprès des services du greffe, du CFE ou en ligne.
Une copie des statuts de l’entreprise mis à jour, datés et signés.
Un document justifiant la jouissance des nouveaux locaux (titre de propriété, bail commercial, copie du contrat de location, etc.).
L’avis de modification publié dans le journal d’annonces légales ou une attestation de parution.
Une fois le dossier traité, le greffe du tribunal de commerce délivre un extrait Kbis mis à jour de l’entreprise, mentionnant la nouvelle adresse de siège social.
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