Aujourd’hui, la numérisation des documents est essentielle, même si de nombreux fichiers sont au format numérique. Alors, comment numériser vos documents pour mieux les conserver ? Dans cet article, nous vous expliquerons comment numériser facilement vos documents sur votre ordinateur, iPhone ou téléphone Android.
Quand utiliser un scanner ?
La numérisation des documents est recommandée pour divers types de fichiers, tels que les tirages photo personnels, les notes manuscrites, les documents médicaux et financiers, les reçus personnels ou professionnels, les contrats et factures, les photos et pièces d’identité, les coupures de journaux et de magazines, ainsi que les croquis et plans.
La numérisation des photos de famille est désormais plus simple grâce aux outils modernes. Vous pouvez utiliser simplement votre téléphone pour prendre des photos de vos photos et ainsi obtenir des numérisations de qualité, stockées dans votre album photo numérique.
Comment numériser des documents sur iPhone ou Android
La numérisation mobile est une solution simple et économique pour scanner rapidement des documents papier et les enregistrer au format numérique. Au lieu d’utiliser un scanner traditionnel, vous pouvez simplement prendre une photo du document avec votre smartphone. Cependant, cette méthode présente quelques inconvénients, tels que la sécurité et la qualité des images.
Une alternative consiste à utiliser une application de numérisation de documents qui vous permet de convertir vos photos en documents numérisés de haute qualité. Vous pouvez même enregistrer et envoyer ces documents aux formats PDF, PNG, JPG, TIFF ou tout autre format de votre choix.
Une autre option est d’utiliser directement une application de numérisation, comme celle proposée par Dropbox. Cette fonctionnalité vous offre plus de possibilités et de sécurité qu’une simple photo, tout en étant facile à utiliser. Vous pouvez ainsi numériser vos documents et les enregistrer dans votre compte Dropbox pour y accéder depuis votre téléphone ou votre ordinateur.
Pourquoi utiliser la technologie OCR pour les documents numérisés ?
La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) permet de convertir le texte numérisé en données pouvant être recherchées. L’un des principaux avantages de cette technologie est qu’elle vous permet d’organiser vos documents numérisés et de les retrouver facilement. Par exemple, grâce à la technologie OCR, vous pouvez rechercher un mot clé associé à un document dans votre compte Dropbox pour le retrouver rapidement.
Numériser des documents avec une photocopieuse ou une imprimante
Les photocopieuses et les imprimantes peuvent également servir de scanner. Cependant, ces appareils peuvent être coûteux et le processus de numérisation peut être chronophage et inefficace. La procédure varie selon les modèles, mais la plupart vous permettent de choisir la taille, le mode couleur ou noir et blanc, ainsi que le type de fichier de numérisation. Certains modèles proposent également l’envoi direct de la numérisation par e-mail.
Utiliser un scanner
Si vous disposez d’un scanner à la maison, numériser vos documents est simple. Il vous suffit de placer le document sur la vitre du scanner, de cliquer sur “Numériser” et de choisir d’envoyer le fichier par e-mail ou de l’enregistrer sur votre ordinateur. Toutefois, chaque modèle de scanner peut avoir ses propres réglages et processus, ce qui peut être frustrant et déroutant.
Obtenir des scans de haute qualité
Pour obtenir des scans nets et fidèles à l’original, assurez-vous que vos documents ne sont pas froissés, décolorés ou pliés. Choisissez un arrière-plan dégagé lorsque vous scannez un document avec votre téléphone. Si vous utilisez un scanner sans technologie OCR, veillez à choisir la résolution adéquate en fonction du type de document numérisé. Plus la résolution est élevée, meilleure est la qualité de la numérisation.
Stocker vos documents numérisés
Pour éviter de perdre ou de supprimer vos documents numérisés, il est recommandé de les stocker dans un espace de stockage cloud tel que Dropbox. Cette solution vous permet d’accéder à vos fichiers où que vous soyez, depuis votre téléphone ou votre ordinateur. De plus, vous bénéficiez de la sécurité offerte par Dropbox pour protéger vos documents personnels et confidentiels.
En suivant ces conseils, vous pourrez numériser facilement vos documents sur votre ordinateur, iPhone ou téléphone Android. N’hésitez pas à utiliser les outils modernes disponibles pour simplifier et accélérer le processus de numérisation.
