Cela fait des décennies que l’extrait Kbis, autrement dit la carte d’identité de votre entreprise, est payant (3,96 € par voie postale et 3,70 € en ligne).
Bonne nouvelle, depuis octobre 2019, vous pouvez obtenir gratuitement un Kbis de moins de trois mois d’une entreprise dont vous êtes le représentant légal. Voici les étapes pour télécharger en ligne son KBIS gratuitement et les pièces à fournir.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
Un extrait Kbis est un document officiel qui atteste de la légalité de votre entreprise commerciale (personne morale). Il est délivré lors de l’immatriculation de votre entreprise au Registre des Commerces et des Sociétés.
L’extrait Kbis est la véritable carte d’identité de votre entreprise. Il contient notamment :
- Le nom du greffe d’immatriculation ;
- Les informations relatives à votre société mentionnées lors de la rédaction des statuts : forme juridique, capital social et devise, raison sociale, dirigeants, domiciliation, dénomination sociale, durée de vie de la société, etc. ;
- Le numéro SIREN ou le numéro d’identification unique de votre entreprise ;
- Le/les numéro(s) SIRET des établissements constituant votre entreprise ;
- Le code APE correspondant au secteur d’activité.
Cet extrait Kbis est demandé, par exemple, lors de l’ouverture d’un compte professionnel à la banque, par votre comptable ou lors de l’achat de matériel professionnel auprès de distributeurs.
La durée de validité d’un extrait Kbis est de trois mois. Il doit donc être renouvelé régulièrement.
Comment obtenir un extrait Kbis gratuitement ?
Pour obtenir un extrait Kbis gratuitement, vous devez immatriculer votre société au RCS, auprès du greffe du tribunal de commerce compétent en fonction de sa domiciliation.
Auparavant, se procurer un extrait Kbis était payant et les démarches devaient obligatoirement être réalisées auprès du greffe du tribunal de commerce compétent, soit au guichet, par voie postale, soit en ligne sur le site infogreffe.
Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mis en place un portail sécurisé 100% en ligne, MonIdenum, pour soutenir l’activité économique en simplifiant les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce.
En fonction de votre situation, deux options sont possibles :
- Si vous n’êtes pas le mandataire social de la société concernée : vous pouvez télécharger un extrait d’immatriculation sur Pappers. Cette solution est gratuite et illimitée.
- Si vous êtes le mandataire social : le service MonIdenum vous permet de télécharger un extrait Kbis numérique de manière illimitée, gratuitement et directement en ligne.
Si vous souhaitez être assisté dans vos démarches juridiques par une Legaltech, le code promo Legalstart COOVER15 vous permettra de réduire votre facture.
Qui peut demander un extrait Kbis gratuit ?
Les personnes morales ou physiques inscrites au RCS, au RSAC ou au RSEIRL peuvent obtenir leur Kbis gratuitement et de manière illimitée sur le site MonIdenum.
Monidenum : le site pour obtenir son Kbis gratuitement
Le site MonIdenum, 100% gratuit et 100% en ligne, est un portail d’accès sécurisé au tribunal de commerce pour tous les mandataires sociaux.
MonIdenum, à quoi ça sert ?
Ce service gratuit en ligne, à l’initiative des greffiers des 134 tribunaux de commerce français, vise à simplifier l’accès aux démarches réalisées auprès des greffes pour les 5,5 millions d’entreprises enregistrées au Registre des Commerces et des Sociétés. Il permet également aux entreprises de recourir plus facilement à la justice.
Ce nouveau site infogreffe permet notamment aux mandataires sociaux d’entreprises françaises physiques ou morales de :
- Agir au nom de leurs entreprises et de télécharger gratuitement et de manière illimitée leur Kbis en ligne ;
- Gérer leurs mandats ;
- Accéder à tous les services du tribunal de commerce en ligne : saisir le tribunal de commerce compétent, engager judiciairement son entreprise, consulter ses dossiers et procédures en cours.
Pour utiliser le service rapide et sécurisé MonIdenum, vous devez tout d’abord vous enregistrer afin de recevoir votre clé d’authentification unique.
Les démarches pour activer son identité numérique
Pour activer votre identité numérique et avoir accès à tous les services cités ci-dessus, rendez-vous sur le site de MonIdenum et cliquez sur “ACTIVER MONIDENUM”. Vous devrez ensuite fournir les éléments suivants :
- Votre adresse e-mail ;
- Votre carte d’identité (recto – verso) ;
- Votre numéro de téléphone ;
- Les informations sur vos entreprises.
Votre identité sera alors rapprochée de celles des personnes figurant sur les registres légaux (RCS, RSAC, RSEIRL). Ce rattachement se produit lors du processus d’activation de votre identité numérique, ainsi qu’à chaque nouvelle mise à jour impactante concernant vos entreprises sur les registres légaux.
La validation du compte est immédiate si vous avez fourni tous les éléments.
Vous pouvez ensuite vous connecter au service MonIdenum avec votre clé d’identification unique.
Comment télécharger son Kbis gratuitement ?
Il vous suffit ensuite de cliquer, dans votre espace dédié, sur l’onglet “Kbis & Performances”. Vous pourrez ainsi télécharger et imprimer votre Kbis au format PDF en cliquant sur le bouton “Télécharger”.
Seul le représentant légal de l’entreprise authentifié sur MonIdenum peut récupérer son extrait officiel Kbis.
Les autres services MonIdenum
Le service MonIdenum propose aux mandataires sociaux un panel de plus en plus large de formalités et démarches réalisables en ligne. Actuellement, outre le service de Kbis gratuit, MonIdenum propose essentiellement un rapprochement avec la plateforme Tribunal Digital.
Le mandataire social peut, en renseignant sa clé unique d’authentification MonIdenum sur le site du tribunal digital, réaliser plusieurs procédures, telles que l’assignation à comparaître, l’injonction de payer, l’opposition à l’injonction de payer, la requête au président, l’ouverture de procédure collective et la requête au juge commissaire.
Comment modifier son Kbis gratuitement ?
Il n’est pas encore possible de modifier son Kbis gratuitement sur MonIdenum.
Pourtant, si des modifications surviennent dans votre entreprise, le Kbis doit attester de ces changements et donc être modifié également. C’est notamment le cas en cas de changement de dénomination sociale, de logo, de forme juridique (SAS, SARL, EURL, etc.), de transfert de siège social, d’augmentation de capital, de changement de date de clôture de l’exercice annuel, de changement de dirigeant ou de modification de l’objet social et donc de métier.
Pour modifier votre Kbis, vous devez vous rendre sur le site infogreffe et vous connecter à votre compte. Ensuite, suivez ces étapes :
- Remplissez le numéro SIRET ;
- Mentionnez la formalité ;
- Remplissez le formulaire adéquat envoyé par infogreffe et téléchargez les justificatifs ;
- Signez électroniquement et effectuez le paiement.
Voici les tarifs 2023 du site infogreffe, notamment pour les modifications d’entreprise.
Demander un extrait K gratuit pour un auto-entrepreneur
Le document légal pour les auto-entrepreneurs n’est pas le Kbis, mais l’extrait K.
Depuis 2015, les auto-entrepreneurs sont tenus, comme toutes les sociétés commerciales et artisanales, de s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés et de se voir attribuer un extrait K attestant de la légalité de leur entreprise.
Tout comme les chefs d’entreprise des sociétés SAS, SASU, SARL, etc., les auto-entrepreneurs peuvent télécharger leur extrait Kbis de manière illimitée et 100% gratuite en se rendant sur le site MonIdenum et en renseignant leur clé unique d’authentification.
Avis de situation SIRENE : comment l’obtenir ?
Il existe un autre document qui peut être accepté comme carte d’identité de votre entreprise : l’avis de situation au répertoire Sirene.
Vous pouvez l’obtenir en vous rendant sur Pappers et en recherchant votre entreprise, soit avec son nom, soit avec le numéro de SIREN / SIRET.
Alternativement, vous pouvez le trouver sur le site de l’INSEE.
