Obtenir la certification Qualiopi : voilà un objectif poursuivi par de nombreux organismes de formation. En effet, l’obtention de cette certification présente de nombreux avantages pour les prestataires de formation, mais cela demande également un investissement sur le long terme.
Vous souhaitez vous lancer dans un parcours de certification Qualiopi ? Quelles sont les différentes étapes à respecter pour obtenir la certification Qualiopi et la conserver ? On vous donne les informations-clés pour y parvenir.
1. Obtenir la certification Qualiopi : un véritable atout pour votre organisme de formation
Pour être certifiés Qualiopi, les prestataires et organismes de formation doivent répondre aux 7 critères prévus par le Référentiel national qualité (RNQ). Pour les OFs, la certification est un gage de qualité qui augmente leur crédibilité et capital confiance tant auprès des organismes financeurs qu’aux yeux des potentiels apprenants, partenaires et clients. Mais surtout, depuis le 1er janvier 2022, elle est obligatoire pour être éligible à des financements publics ou mutualisés, comme CPF, Pôle emploi ou encore, les OPCO, et même pour en obtenir auprès d’autres organismes financeurs. Obtenir la certification Qualiopi permet également aux organismes de formation de s’inscrire dans une démarche qualité et d’amélioration continue. De cette démarche, ils peuvent tirer de nombreux bénéfices pour le développement de leur structure : accélération de leur transformation digitale, montée en compétences interne, optimisation de la satisfaction client, etc. De plus, une démarche d’amélioration continue bien menée peut constituer un véritable outil de management pour l’OF.
2. Déposer la demande de certification auprès d’un organisme certificateur
La première démarche à réaliser pour un organisme de formation qui souhaite obtenir la certification Qualiopi est de déposer une demande de certification auprès d’un organisme certificateur. La liste officielle des organismes certificateurs répertoriés est disponible sur le site Internet du ministère du Travail, du plein emploi et de l’insertion.
Les centres de formation sont libres de choisir leur organisme certificateur. Il leur suffit de lui adresser un dossier de demande de certification initiale Qualiopi et de signer un contrat. Et c’est parti pour le parcours à l’obtention de la certification et son audit initial ! Avant chaque audit, l’organisme certificateur remet au centre de formation un plan d’audit. Ce dernier détaille les différents critères/indicateurs auxquels l’OF devra répondre.
3. Les 3 types d’audits Qualiopi (initial, de surveillance, de renouvellement)
Pour obtenir la certification Qualiopi et la maintenir dans le temps, le centre de formation sera amené à passer les 3 audits suivants :
- L’audit initial : durant ce premier audit (parfois appelé “audit de certification”), l’organisme certificateur s’assure que l’organisme de formation candidat à la certification Qualiopi réponde bien aux 7 critères et 32 indicateurs détaillés dans le Référentiel national qualité. C’est au terme de cet audit qu’est prise la décision de délivrer ou non la certification Qualiopi au centre de formation candidat.
- L’audit de surveillance : il a pour objectif de vérifier que l’OF certifié Qualiopi respecte toujours les différents critères qualité qui lui ont permis d’obtenir la certification Qualiopi. L’audit de surveillance doit avoir lieu entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification. La date de certification est visible sur le certificat remis par l’organisme accrédité.
- L’audit de renouvellement : il permet au centre de formation de renouveler sa certification pour une période de 3 ans supplémentaires. Cet audit doit intervenir avant la date de fin de validité du cycle de certification en cours, soit avant la fin des 3 ans qui suivent l’obtention de la certification.
4. Préparer les audits Qualiopi
La certification Qualiopi étant exigeante, le déroulement des différents audits demande une certaine préparation. Dans un premier temps, vous devez évidemment comprendre et vous familiariser avec les différents indicateurs du RNQ.
Pour chaque indicateur, examinez le niveau attendu par le législateur et déterminez les preuves que vous apporterez le jour de l’audit. C’est aussi le moment de scruter vos pratiques internes et de sensibiliser vos salariés à une démarche d’amélioration continue adaptée aux exigences du référentiel Qualité Qualiopi. De nombreux OF font le choix de se faire accompagner par un consultant. Sa mission inclut souvent un « audit blanc » ou pré-audit avant l’audit initial.
Enfin, gardez bien en tête que la certification Qualiopi est une démarche qui s’inscrit dans la durée. Voyez-y une opportunité pour faire évoluer vos pratiques en interne vers davantage de fluidité et d’efficience. C’est un bon point pour le déroulement des audits de surveillance et de renouvellement qui suivront.
5. Passer les audits Qualiopi
Les différents audits Qualiopi constituent des moments-clés dans le parcours d’obtention de la certification. Chaque audit dure au moins une journée. Il est réalisé par un auditeur mandaté par l’organisme certificateur.
L’organisme de formation fournit les informations demandées. L’auditeur analyse les éléments transmis par l’OF pour vérifier que celui-ci respecte bien chaque critère et indicateur du référentiel Qualiopi. Si l’auditeur constate des écarts entre le référentiel et les pratiques de l’organisme de formation, il indique une non-conformité dans son rapport. Comme le précise le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences : il existe deux types de non-conformités Qualiopi : la mineure et la majeure. Une non-conformité mineure seule n’empêche pas l’obtention de la certification, mais elle doit faire l’objet d’un plan d’action mis en oeuvre dans les 6 mois. Si une non-conformité majeure est détectée, l’OF dispose d’un délai de 3 mois pour apporter une preuve permettant à l’auditeur de la lever.
6. Les rapports d’audit Qualiopi
Chaque audit Qualiopi fait l’objet d’un rapport. Son analyse sert de support à la délivrance (ou au renouvellement) de la certification Qualiopi. Les rapports peuvent également mettre en lumière des non-conformités.
À l’issue de l’audit initial, par exemple, l’organisme candidat à la certification Qualiopi reçoit un rapport établissant (ou non) sa conformité avec les exigences de qualité Qualiopi. Chaque indicateur est détaillé. Il existe alors trois cas de figure :
- Le rapport d’audit initial indique que l’OF répond aux attentes du Référentiel national qualité. L’auditeur donne un avis favorable et l’organisme certificateur accrédité valide la délivrance de la certification Qualiopi (valable 3 ans).
- Le rapport révèle des non-conformités mineures avec le Référentiel National Qualité (4 maximum) : l’OF dispose de 6 mois pour mettre en place des mesures correctives et rectifier les écarts avant l’audit suivant. 5 non-conformités mineures se traduisent en une non-conformité majeure.
- Le rapport révèle des non-conformités majeures avec le Référentiel National Qualité : l’OF dispose de 3 mois pour apporter des preuves afin de lever les non-conformités.
Avant chaque nouvel audit, pensez bien à relire le rapport de l’audit précédent.
7. Combien coûte la certification Qualiopi ?
Le coût de la certification Qualiopi comprend les frais des différents audits. Le coût d’un audit diffère en fonction :
- du chiffre d’affaires de l’OF,
- du nombre de catégories concernées (Actions de formation, VAE, Bilan de compétences, CFA)
- du nombre de sites à auditer pour un même OF.
Les coûts varient bien sûr en fonction des différents organismes certificateurs, mais il est courant de constater un prix autour de 1000 € HT (voire plus en fonction des organismes certificateurs) pour une journée d’audit.
À noter : si vous souhaitez bâtir un budget total du coût de la certification Qualiopi, prenez bien en compte le fait qu’il existe 3 audits différents, et que le cycle d’audits reprend au bout de 3 ans.
D’autre part, si votre OF est composé de plusieurs sites ou souhaite se faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi (préparation, audit blanc, formation, par exemple), vous devez prendre en compte ces coûts additionnels.
Également, si pour des raisons de budget (ou autres), vous souhaitez changer d’organisme certificateur entre deux audits, cela est possible. On parle alors de “transfert de certification”.
8. Comment Dendreo vous aide à obtenir la certification Qualiopi
Avec le logiciel de gestion Dendreo, vous pouvez mettre en place et suivre votre démarche qualité de manière simple et efficace, ainsi que préparer vos audits Qualiopi. Vous disposez d’une grille de travail dynamique intégrée, qui vous permet de surveiller chaque critère du référentiel officiel, découvrir des conseils d’expert Qualiopi, préparer vos réponses, lister vos axes d’amélioration et de regrouper vos documents. Cet outil se révèle non seulement précieux pour l’obtention et le maintien de votre certification Qualiopi, mais également pour votre amélioration continue sur le long terme. Envie d’en savoir plus ? Demandez votre démo dès à présent!
