Que vous soyez un particulier ou un professionnel, il est possible que vous ayez besoin de faire légaliser vos documents administratifs pour une utilisation à l’étranger. En plus de la légalisation, il est indispensable de faire traduire ces pièces officielles afin qu’elles conservent leur validité à l’international. Mais qu’est-ce que la légalisation exactement ? Dans quels cas est-elle requise ? Quelles sont les démarches et les formalités à accomplir ? Enfin, pourquoi faut-il une traduction certifiée ?
Qu’est-ce que la légalisation de documents ?
La légalisation permet à vos documents administratifs ou juridiques de conserver leur validité légale à l’étranger. Cette procédure vise à authentifier la signature présente sur les documents et est donc indispensable.
Dans quels cas est-elle requise ?
Pour que vos documents administratifs ou juridiques émis en France conservent leur validité légale auprès des autorités et administrations du pays concerné, ils doivent être légalisés. De même, un acte officiel émis dans un pays étranger doit être légalisé dans son pays d’origine pour être reconnu.
Quels types de documents sont concernés ?
La légalisation est nécessaire dans le cadre de litiges commerciaux, du dépôt de marques, d’appels d’offres ou encore de la création de filiales… Ainsi, tous les documents publics doivent être légalisés, de même que certains documents rédigés sous forme privée en fonction des exigences du pays étranger :
- État civil : actes de naissance, actes de décès
- Actes judiciaires : tels que les jugements
- Actes administratifs : certificats de nationalité, extraits de casier judiciaire
- Actes commerciaux ou industriels : Kbis, certificats de l’INPI, mais aussi contrats ou brevets…
- Actes rédigés sous forme privée : attestations sur l’honneur, actes de propriété, reconnaissance de dettes, factures, lettres de recommandation…
- Actes notariés (ou documents rédigés par des officiers publics ou auxiliaires de justice)
- Documents certifiés par des agents consulaires
- Et cetera
Quelles sont les démarches à suivre ?
Les démarches, formalités et entités chargées de la légalisation varient en fonction des règles en vigueur dans chaque pays. Selon l’origine de la légalisation (document étranger en France ou document français à destination de l’étranger), plusieurs options s’offrent à vous.
À retenir : Pour effectuer les démarches adéquates, il est important de bien se renseigner sur les exigences du pays de destination de votre document, car la légalisation est soumise aux échanges diplomatiques entre les pays.
La démarche classique
Dans la plupart des cas, la procédure de légalisation est effectuée en France par le ministère des Affaires Étrangères, puis à l’étranger par l’ambassade ou le consulat du pays concerné.
La démarche simplifiée
L’apostille est une procédure plus rapide qui permet une légalisation simplifiée conformément à la Convention de La Haye. En France, cette formalité doit être réalisée par une cour d’appel via le service des Apostilles. La légalisation est alors effectuée par un officier agissant en tant que signataire. L’apostille est considérée comme une alternative à la légalisation.
La dispense de légalisation
Certains pays ont conclu des accords internationaux qui permettent à vos documents de conserver leur valeur officielle et bénéficient ainsi d’une dispense de légalisation. Cette procédure facilite la circulation de certains documents publics liés à l’état civil (naissance, mariage, divorce, adoption…) et vise à réduire les formalités administratives, notamment entre les pays de l’Union européenne. La dispense de légalisation concerne notamment l’Italie, l’Espagne et la Pologne.
Il est important de consulter le tableau disponible sur France Diplomatie afin de vérifier le régime de légalisation applicable à votre document en fonction de son pays de destination.
Pourquoi faire appel à la traduction certifiée ?
Lorsque vous destinez un document à un pays étranger, il est nécessaire de le faire légaliser, mais également de procéder à sa traduction. Cependant, la traduction certifiée est réglementée. Seuls les traducteurs assermentés sont autorisés à traduire les documents officiels, juridiques et administratifs.
Bon à savoir : La traduction certifiée atteste de l’authenticité d’un document officiel. Le traducteur assermenté, également appelé traducteur expert, traducteur certifié ou traducteur agréé, est reconnu par l’autorité judiciaire. Il a prêté serment auprès d’une cour d’appel. Il se charge non seulement de la traduction experte de votre document, mais y appose également sa signature ainsi qu’un cachet officiel.
Pour trouver le bon expert, il est préférable de faire appel à une agence de traduction proposant un service de légalisation (comme Tradutec !) : elle se charge de toutes les démarches auprès des instances compétentes. Cela vous permet d’économiser du temps et de bénéficier de la simplicité, de l’efficacité et de la garantie d’une légalisation réussie pour votre traduction…
Une fois votre document juridique ou administratif traduit et certifié, vous pouvez procéder à sa légalisation afin qu’il ait une validité à l’étranger. La légalisation est généralement effectuée par le ministère des Affaires étrangères. Cependant, si votre pays de destination a signé la Convention de La Haye (5/10/61), vous devrez faire appel aux services de l’Apostille d’une cour d’appel afin que l’officier authentifie la signature du traducteur assermenté. Les procédures de légalisation varient donc d’un pays à l’autre en fonction des accords internationaux conclus entre le pays étranger et la France. Renseignez-vous pour savoir si votre document relève de la légalisation classique, de l’apostille ou d’une dispense.
