Que vous soyez un particulier ou un professionnel, il est possible que vous ayez besoin de faire reconnaître la validité légale de vos documents administratifs à l’étranger. En plus de cela, il est indispensable de les faire traduire afin qu’ils conservent toute leur valeur sur la scène internationale. Mais en quoi consiste réellement la validation légale ? Dans quels cas est-elle requise ? Quelles sont les démarches et les formalités à suivre ? Enfin, pourquoi est-il nécessaire d’obtenir une traduction certifiée ?
Qu’est-ce que la validation légale des documents ?
La validation légale permet à vos documents administratifs ou juridiques de conserver leur valeur légale à l’étranger. Cette procédure consiste à authentifier la signature, et est donc indispensable.
Dans quels cas est-elle requise ?
Afin de conserver leur valeur légale auprès des autorités et de l’administration du pays concerné, les documents administratifs ou juridiques émis en France doivent être validés légalement. De même, les actes officiels émis dans un pays étranger doivent être validés dans leur pays d’origine pour être reconnus.
Quels types de documents sont concernés ?
La validation légale est nécessaire dans le cadre de litiges commerciaux, du dépôt de marques, d’appels d’offres et de la création de filiales, par exemple. Ainsi, tous les documents publics doivent être validés légalement, de même que certains documents établis sous seing privé selon les exigences du pays étranger :
- État civil : acte de naissance, acte de décès
- Actes judiciaires : tels que les jugements
- Actes administratifs : certificats de nationalité, extraits de casier judiciaire
- Actes commerciaux ou industriels : Kbis, certificats INPI, mais aussi contrats ou brevets…
- Actes sous seing privé : attestation sur l’honneur, acte de propriété, reconnaissance de dettes, factures, lettres de recommandation…
- Actes notariés (ou documents dressés par tout auxiliaire de justice ou officier public)
- Documents certifiés par des agents consulaires
- Etc.
Quelles sont les étapes à suivre ?
Les étapes, les formalités et les organismes chargés de la validation légale varient en fonction des règles en vigueur dans chaque pays. Vous avez donc plusieurs options, en fonction de l’origine de la validation : documents étrangers arrivant en France ou documents français destinés à l’étranger.
À retenir :
Afin de suivre les procédures appropriées, il est crucial de bien se renseigner sur les formalités requises par le pays de destination de votre document. La validation légale est soumise aux échanges diplomatiques entre pays.
La démarche classique
Dans la plupart des cas, la procédure de validation légale est effectuée en France par le ministère des Affaires Étrangères, puis à l’étranger par l’ambassade ou le consulat du pays concerné.
La démarche simplifiée
L’apostille est une procédure plus rapide. Elle consiste en une validation légale simplifiée régie par la Convention de La Haye. En France, cette formalité doit être réalisée par une cour d’appel, via le service des Apostilles. La validation légale est alors effectuée par un officier désigné en tant que signataire. L’apostille est considérée comme une alternative à la validation légale.
La dispense de validation légale
Certains pays ont conclu des accords internationaux permettant à vos documents de conserver leur valeur officielle et de bénéficier d’une dispense de validation légale. Cette procédure simplifie la circulation de certains documents publics liés à l’état civil (naissance, mariage, divorce, adoption, etc.) et vise à réduire les formalités administratives, notamment entre les pays de l’Union européenne. La dispense de validation légale concerne notamment l’Italie, l’Espagne et la Pologne.
Il est de votre responsabilité de consulter le tableau disponible sur France Diplomatie afin de vérifier le régime auquel est soumis votre document en fonction de son pays de destination.
Pourquoi faire appel à une traduction certifiée ?
Lorsque vous destinez un document à un pays étranger, il est essentiel de le faire valider légalement, ainsi que de suivre les démarches nécessaires pour sa traduction. Or, la traduction certifiée est la norme. Seul un traducteur certifié est autorisé à traduire les documents officiels, juridiques et administratifs.
Bon à savoir :
La traduction certifiée permet de garantir l’authenticité d’un document officiel. Le traducteur certifié, également appelé traducteur expert, traducteur agréé ou traducteur assermenté, est reconnu par les autorités judiciaires. Il a prêté serment auprès d’une cour d’appel. Non seulement il se charge de traduire votre document de manière experte, mais il appose également sa signature ainsi qu’un cachet officiel pour confirmer son caractère officiel.
Pour trouver le bon expert, il est préférable de faire appel à une agence de traduction proposant également des services de validation légale (comme Tradutec !) : elle s’occupe de toutes les démarches auprès des instances compétentes. Vous évitez ainsi toutes les démarches liées à la traduction certifiée de votre document. En plus de vous faire gagner du temps, cela simplifie le processus, garantit son efficacité et vous assure une validation légale réussie.
C’est seulement une fois votre document juridique ou administratif traduit et certifié que vous pourrez procéder à sa validation légale afin qu’il ait une valeur à l’étranger. La validation légale est généralement réalisée par le ministère des Affaires étrangères. Toutefois, si votre pays de destination a signé la Convention de La Haye (5/10/61), vous devrez faire appel aux services de l’Apostille d’une cour d’appel afin que l’officier authentifie la signature du traducteur assermenté. Les procédures de validation légale varient donc d’un pays à l’autre, en fonction des accords internationaux entre le pays étranger et la France. Renseignez-vous pour savoir si votre document relève de la validation légale classique, de l’apostille ou d’une dispense.
